Номенклатура в 1С: что это такое и как с ней работать

Номенклатура в 1С — это справочник, в котором хранится перечень всех товаров, материалов, услуг и работ, с которыми работает организация. Каждая позиция номенклатуры — это отдельная карточка с набором реквизитов: наименованием, артикулом, единицей измерения, видом номенклатуры, ставкой НДС и другими параметрами, влияющими на учёт.

Именно на справочник номенклатуры ссылаются почти все хозяйственные документы: поступления, реализации, счета-фактуры, перемещения, списания, инвентаризации. Если карточка заполнена неверно, ошибка «растекается» по всем документам: неправильно считается себестоимость, искажаются остатки на складе, неверно формируется налоговый учёт.

Справочник номенклатуры есть во всех основных конфигурациях: 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Розница. Структура карточки различается между конфигурациями, но логика едина: одна позиция — один учётный объект с уникальным набором характеристик.

Что входит в понятие номенклатуры

В широком смысле номенклатура — это весь ассортимент, который компания покупает, производит, хранит и продаёт. В 1С в справочник попадают не только товары для перепродажи, но и объекты других типов учёта.

• Товары — то, что закупается и перепродаётся без переработки.
• Материалы и сырьё — то, что расходуется в производстве или на хозяйственные нужды.
• Готовая продукция — результат собственного производства.
• Услуги и работы — позиции без складского учёта: доставка, монтаж, консультации, аренда.
• Оборудование и тара — в зависимости от конфигурации учитываются отдельными типами.

Тип позиции задаётся реквизитом «Тип номенклатуры» (в УТ и ERP) или определяется видом номенклатуры (в Бухгалтерии). От типа зависит, какие счета учёта подставятся в документы и будет ли позиция участвовать в складском учёте: услуга, например, не имеет остатков на складе.

Какие реквизиты есть у карточки номенклатуры

Состав полей зависит от конфигурации, но базовый набор совпадает. Понимание назначения каждого реквизита помогает заполнять карточку осознанно, а не «оставить как есть».

В торговых конфигурациях добавляются вес, объём, страна происхождения, номер ГТД, производитель, сроки годности, признаки маркировки. В производственных — спецификации и параметры планирования. Не все поля обязательны, но чем полнее карточка, тем меньше ручных правок в документах.

Как создать номенклатуру в 1С

Порядок действий похож во всех конфигурациях. Ниже — универсальный сценарий на примере 1С:Бухгалтерии и 1С:Управления торговлей.

1. 1
   Откройте раздел «Справочники» (в УТ — «НСИ и администрирование») и выберите «Номенклатура».
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите тип позиции: товар, услуга, материал.
3. 3
   Заполните наименование, артикул, единицу измерения и вид номенклатуры.
4. 4
   Укажите ставку НДС и при необходимости коды классификаторов, страну, признаки маркировки.
5. 5
   Проверьте счета учёта, которые подставились по виду номенклатуры.
6. 6
   Запишите карточку и создайте тестовый документ поступления, чтобы убедиться в корректности проводок.

Массовую загрузку позиций удобнее выполнять не вручную, а через типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа» или через импорт из Excel/CSV. Перед загрузкой подготовьте файл с колонками: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, группа. После загрузки обязательно сверьте несколько карточек с исходными данными.

Если номенклатура приходит от поставщика в виде прайса, в УТ и ERP есть механизм «Регистрация цен поставщика» и сопоставление номенклатуры поставщика с внутренними карточками — это избавляет от ручного поиска позиций при оформлении поступлений.

Группы, виды и иерархия справочника

Справочник номенклатуры иерархический: позиции раскладываются по папкам (группам). Грамотная структура папок ускоряет поиск и упрощает аналитику продаж по категориям.

Практические рекомендации по структуре:

• Стройте иерархию по товарным категориям, а не по поставщикам — поставщики меняются, ассортимент остаётся.
• Не делайте глубину больше 3–4 уровней: глубокая вложенность замедляет навигацию.
• Услуги и товары храните в разных ветках — это упрощает отборы и отчёты.
• Не создавайте папку «Разное» как свалку: позиции в ней быстро теряются и дублируются.

Вид номенклатуры — не то же самое, что папка. Папка определяет визуальную структуру, а вид — настройки учёта. Одна папка может содержать позиции разных видов, и наоборот. Настраивая счета учёта на уровне вида, вы обеспечиваете одинаковые проводки для всех позиций группы.

Сравнение вариантов

Группа (папка)

Только визуальная структура и отборы в списках. Не влияет на проводки и налоги. Подходит для навигации по ассортименту.

Вид номенклатуры

Определяет счета учёта, ставки, шаблоны. Влияет на бухгалтерский и налоговый учёт. Настраивается один раз для группы позиций.

Характеристики

Варианты одной позиции: размер, цвет, объём. Позволяют не плодить отдельные карточки на каждую модификацию товара.

Характеристики, серии и упаковки

Частая дилемма: создавать отдельную карточку на футболку каждого размера или одну карточку с характеристиками. В торговых конфигурациях правильный ответ — характеристики. Это варианты одной номенклатурной позиции, по которым ведётся отдельный учёт остатков и цен.

Характеристики включаются в настройках вида номенклатуры. Они бывают общими для вида или индивидуальными для карточки. Учёт по характеристикам даёт точные остатки по каждому варианту без раздувания справочника в десятки раз.

Серии нужны для товаров со сроками годности, партиями и прослеживаемостью: продукты, косметика, медикаменты, стройматериалы. Упаковки решают задачу пересчёта: закупка идёт коробами по 12 штук, а продажа — поштучно. Упаковка хранит коэффициент пересчёта к базовой единице, и документы автоматически переводят количество.

Типичные ошибки при ведении номенклатуры

Большинство проблем со справочником возникает не из-за программы, а из-за отсутствия регламента. Вот что чаще всего ломает учёт.

Для борьбы с дублями используйте встроенный поиск дублей (в УТ и ERP — обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования). Она объединяет карточки с заменой ссылок во всех документах. Перед объединением сделайте резервную копию: операция необратима.

Закрепите правила наименования в коротком регламенте: порядок слов, единицы в названии, транслитерация брендов. Даже простое соглашение «сначала тип товара, потом бренд, потом параметры» сокращает количество дублей в разы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров на складах»

Норма

Каждая реальная позиция встречается один раз, остатки сходятся с фактическими

Тревожный признак

Одна позиция размазана по нескольким карточкам, есть минусовые остатки

Проводки документа реализации

Норма

Счета учёта и НДС подставились автоматически и корректны

Тревожный признак

Пустые или неверные счета, ручные правки в каждом документе

Печатная форма счёта или УПД

Норма

Полное наименование, единица измерения и ставка НДС соответствуют требованиям

Тревожный признак

Сокращения, отсутствует единица, неверная ставка

Как проверить и поддерживать справочник в порядке

Регламентные действия, которые стоит выполнять периодически: поиск дублей, проверка карточек без движений за длительный период (кандидаты в архив), контроль незаполненных обязательных реквизитов, сверка ставок НДС с актуальными требованиями.

Для контроля заполненности используйте отборы в списке справочника: отфильтруйте позиции с пустой ставкой НДС, пустым видом или без единицы измерения. В УТ и ERP есть встроенный контроль заполнения обязательных реквизитов при записи — включите его в настройках видов номенклатуры.

Частые вопросы

Чем номенклатура отличается от товара?

Товар — это частный случай номенклатуры. В справочник входят также услуги, работы, материалы и готовая продукция. Поэтому корректнее говорить «позиция номенклатуры», а тип (товар, услуга) задаётся реквизитом карточки.

Можно ли удалить карточку номенклатуры?

Удалить карточку, на которую есть ссылки в документах, нельзя — программа не даст это сделать без нарушения целостности данных. Неиспользуемые позиции помечайте на удаление или переводите в архивную группу. Физическое удаление выполняется обработкой «Удаление помеченных объектов» только при отсутствии ссылок.

Как загрузить номенклатуру из Excel?

Используйте типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа» (есть в Бухгалтерии, УТ и ERP). Подготовьте файл с колонками наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, сопоставьте колонки реквизитам и выполните загрузку. После — проверьте несколько карточек вручную.

Что делать, если в справочнике много дублей?

Запустите обработку «Поиск и удаление дублей» из раздела администрирования. Она найдёт похожие карточки по наименованию и реквизитам и объединит их с заменой ссылок во всех документах. Обязательно сделайте резервную копию базы перед объединением и проверяйте пары вручную, а не объединяйте всё подряд.

Нужно ли заводить номенклатуру для услуг?

Да. Услуги оформляются карточками с типом «Услуга»: они не участвуют в складском учёте, но нужны в актах, счетах и для корректного отражения выручки и расходов. Для услуг вид номенклатуры определяет, на какой счёт затрат или доходов попадёт сумма.

Где в карточке указывается цена?

Цена хранится не в карточке, а в отдельном регистре цен (в УТ и ERP — документы «Установка цен номенклатуры», в Бухгалтерии — «Установка цен номенклатуры» по типам цен). Это позволяет вести историю изменения цен и держать несколько типов цен одновременно: закупочную, оптовую, розничную.