Справочники и Данные · 9 мин
Куда внести данные о доходах с предыдущего места работы в 1С ЗУП
Куда внести справку о заработке с предыдущего места работы в 1С ЗУП: документ «Входящая справка о заработке», расчёт больничных и проверка среднего заработка.
Когда новый сотрудник приносит справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н), бухгалтеру нужно внести эти данные в 1С:ЗУП, чтобы программа правильно рассчитывала пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Без этих сведений средний заработок для пособий будет занижен, а сотрудник потеряет деньги.
В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный документ — «Входящая справка о заработке для расчёта пособий». Он находится в разделе «Зарплата» и заполняется на основании бумажной справки от прежнего работодателя. Данные из него автоматически подтягиваются при расчёте больничных листов и отпусков по беременности и родам.
Важно понимать: справка влияет только на расчёт пособий. Для отпускных и других начислений, которые считаются по среднему заработку внутри вашей организации, доходы с прошлого места работы не учитываются — там берётся расчётный период работы именно у вас.
Когда требуется вносить справку о заработке
Справка 182н нужна, если сотрудник в двух календарных годах, предшествующих году наступления страхового случая, работал у других работодателей. Например, сотрудник устроился к вам в текущем году, а заболел в этом же году — тогда для расчёта пособия нужны его доходы за два предыдущих года, в том числе заработанные у прежнего работодателя.
Если сотрудник в расчётном периоде работал только у вас, справка не требуется — программа возьмёт все данные из базы. Если сотрудник справку не предоставил, пособие рассчитывается только по вашим данным, а работник вправе позже написать заявление о перерасчёте, когда справка появится.
Отдельный случай — совместители. Если внешний совместитель принёс справку с основного места работы, её тоже вносят тем же документом, чтобы учесть заработок при расчёте пособия по правилам для совместителей.
Где находится документ «Входящая справка о заработке»
В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 документ расположен в разделе «Зарплата». Откройте раздел «Зарплата», затем в панели навигации найдите ссылку «Входящие справки о заработке для расчёта пособий». В некоторых настройках интерфейса ссылка скрыта в группе «См. также» внизу панели навигации.
Если ссылки нет, проверьте настройки панели навигации раздела: нажмите кнопку настройки (шестерёнка) в правом верхнем углу панели и перетащите нужный пункт из списка доступных команд в видимую область. Также документ можно найти через общий поиск по меню (кнопка с лупой или сочетание клавиш поиска в программе), набрав «справка о заработке».
- 1Откройте раздел «Зарплата» в 1С:ЗУП
- 2Найдите ссылку «Входящие справки о заработке для расчёта пособий» в панели навигации или в группе «См. также»
- 3Нажмите «Создать» и заполните документ по бумажной справке 182н
- 4Запишите и проведите документ
- 5Проверьте, что данные учлись при расчёте больничного листа
Как заполнить входящую справку о заработке
Создайте новый документ кнопкой «Создать». В шапке укажите организацию, сотрудника и дату документа. Поле «Страхователь» — это прежний работодатель: введите его наименование, ИНН и КПП так, как они указаны в бумажной справке. Эти реквизиты важны для отчётности в СФР (бывший ФСС).
Основная часть документа — таблица с суммами заработка по годам. Для каждого календарного года, указанного в справке, введите год и сумму заработка, на которую начислялись страховые взносы. Суммы переносите точно по справке, без округлений и «примерных» значений.
Ниже заполняется таблица дней, исключаемых из расчёта: периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком, а также дни освобождения от работы без начисления взносов. Для каждого такого периода укажите год, дату начала, дату окончания и количество дней — эти данные тоже есть в справке 182н.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Документ не формирует проводок и не создаёт начислений — он просто сохраняет сведения в регистрах, откуда их заберёт расчёт пособий.
Как проверить, что данные учлись в расчёте пособия
Создайте или откройте документ «Больничный лист» по этому сотруднику. На закладке «Оплата» или в форме расчёта среднего заработка нажмите кнопку с суммой среднего заработка — откроется детализация расчёта. В таблице заработка по годам вы должны увидеть суммы из вашей базы и суммы из входящей справки отдельными строками с указанием страхователя.
Если суммы из справки не появились, проверьте три вещи: проведён ли документ справки, тот ли сотрудник указан, и попадают ли годы справки в расчётный период пособия. Данные за год, не входящий в расчётный период, программа проигнорирует — это нормально.
Как проверить результат
В журнале документов справка отображается без пометки непроведённого
Документ сохранён, но не проведён — данные не попадут в расчёт
В расшифровке среднего видны суммы от прежнего работодателя
Учитывается только заработок текущей организации
Дни больничных и декретов из справки вычтены из календарных дней расчётного периода
Дни не учтены — среднедневной заработок занижен
Особые ситуации и альтернативные способы
Сотрудник попросил перерасчёт после сдачи справки
Если пособие уже было рассчитано без справки, а сотрудник принёс её позже, внесите справку тем же документом, затем исправьте или пересчитайте больничный лист. В 1С:ЗУП для этого в документе «Больничный лист» есть механизм исправления — программа доначислит разницу пособия.
Данные из СФР вместо бумажной справки
В актуальных релизах ЗУП сведения о заработке можно получить напрямую из СФР через электронный обмен (проактивные выплаты и ответы на запросы). Если обмен настроен, данные о заработке у других страхователей могут подгрузиться автоматически при расчёте пособия, и ручной ввод справки не потребуется.
Несколько прежних работодателей
Если сотрудник в расчётном периоде работал у нескольких работодателей и принёс несколько справок, создайте отдельный документ «Входящая справка о заработке» на каждого страхователя. Программа суммирует заработок по всем справкам с учётом предельной базы по взносам за каждый год.
Сравнение вариантов
Подходит всегда, если есть бумажная справка. Требует внимательности при переносе сумм и дней
Быстрее и без ошибок переноса, но требует настроенного обмена с фондом и работает не во всех сценариях
Допустимо, если справки нет, но пособие будет занижено; сотрудник вправе потребовать перерасчёт позже
Типичные ошибки при вводе справки
Самая частая ошибка — ввод суммы заработка «всего» одной строкой вместо разбивки по годам. Расчёт пособия ведётся по каждому году отдельно с учётом предельной базы, поэтому данные должны быть распределены точно так, как в справке.
Вторая ошибка — игнорирование таблицы исключаемых дней. Без этих дней среднедневной заработок для пособий по беременности и родам будет занижен, и сотрудница недополучит деньги. Третья ошибка — ввод справки после окончательного расчёта больничного без последующего перерасчёта: документ есть, а пособие осталось старым.
Ограничения и что справка не делает
Документ «Входящая справка о заработке» не участвует в расчёте отпускных, командировочных, компенсаций за неиспользованный отпуск и других начислений по среднему заработку — для них расчётный период ограничен работой в вашей организации. Также справка не влияет на НДФЛ: вычеты и налоговая база считаются только по вашим начислениям.
Справка не заменяет сведения о стаже — данные о страховом стаже для пособий вносятся в карточку сотрудника отдельно (трудовая книжка, СЗВ-СТАЖ). И наконец, программа сама ограничивает заработок предельной величиной базы по взносам за соответствующий год, поэтому даже если в справке сумма больше лимита, в расчёт пойдёт лимит.
Что важно запомнить
Доходы с предыдущего места работы вносятся документом «Входящая справка о заработке для расчёта пособий» из раздела «Зарплата». Заполняйте суммы по годам и исключаемые дни строго по справке 182н, после ввода проверяйте расчёт больничного. На отпускные и НДФЛ справка не влияет.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли внести справку задним числом?
Да, дата документа не влияет на расчёт — важны только годы заработка, указанные в таблице. Но если больничный уже рассчитан, после ввода справки его нужно исправить или пересчитать, чтобы пособие обновилось.
Сотрудник потерял справку 182н. Что делать?
Рассчитайте пособие по имеющимся данным и сообщите сотруднику о праве на перерасчёт. Справку можно восстановить у прежнего работодателя, а данные о заработке также можно запросить через СФР при настроенном электронном обмене.
Нужно ли вносить справку для расчёта отпускных?
Нет. Отпускные считаются по среднему заработку за период работы в вашей организации. Заработок у прежнего работодателя в расчёте отпускных не участвует, и документ справки на него не влияет.
Почему сумма из справки учлась не полностью?
Программа ограничивает заработок предельной величиной базы для начисления страховых взносов за каждый год. Если сумма в справке превышает этот лимит, в расчёт берётся только лимит — это корректное поведение.
Как внести справку, если прежний работодатель ликвидирован?
Форма документа та же. Если справку получить невозможно, сотрудник может запросить сведения о заработке через пенсионные органы (СФР) по заявлению — после получения данных внесите их тем же документом.
Где посмотреть все введённые справки по сотруднику?
Откройте журнал «Входящие справки о заработке для расчёта пособий» в разделе «Зарплата» и установите отбор по сотруднику. Так легко проверить, нет ли дублей и все ли страхователи учтены.