Какие виды справочников есть в программе 1С Бухгалтерия

Справочники в 1С Бухгалтерии — это основа всего учёта: в документах пользователь не вводит данные вручную, а выбирает их из заранее заполненных списков. Номенклатура, контрагенты, договоры, банковские счета, статьи затрат — всё это справочники, и от того, насколько грамотно они ведутся, зависит корректность проводок, отчётов и деклараций.

Ошибка в справочнике почти всегда «размножается» по всем документам, где использован элемент: неверная ставка НДС в карточке номенклатуры исказит книгу продаж, а неправильный вид договора — учёт взаиморасчётов. Поэтому знать, какие справочники есть в программе и для чего каждый нужен, важно любому бухгалтеру.

Доступ к большинству справочников организован через раздел «Справочники» главного меню, а часть встроена в разделы «Покупки», «Продажи», «Банк и касса», «Зарплата и кадры». Состав списка зависит от настроек функциональности программы: если, например, не включён учёт по складам, справочник «Склады» может быть скрыт.

Что такое справочник и как он устроен

Справочник — это структурированный список однотипных объектов учёта. Каждый элемент справочника (карточка) содержит набор реквизитов: наименование, код, и дополнительные поля в зависимости от вида справочника. Например, у контрагента это ИНН, КПП и адрес, у номенклатуры — единица измерения и ставка НДС.

Большинство справочников поддерживают иерархию: элементы можно группировать в папки. Это удобно для больших списков — номенклатуру делят по товарным группам, контрагентов — по категориям «Поставщики», «Покупатели», «Прочие». Группировка не влияет на учёт, но ускоряет поиск.

Важное свойство справочников — ссылочность. Элемент, на который есть ссылки в документах, нельзя удалить физически: программа предложит только пометить его на удаление. Это защищает целостность базы, но требует дисциплины: дубли и устаревшие элементы накапливаются, если периодически не чистить списки.

Номенклатура: товары, материалы, услуги

Справочник «Номенклатура» — самый объёмный в большинстве баз. В нём хранятся товары, материалы, готовая продукция, услуги и работы. Ключевые реквизиты карточки: вид номенклатуры (определяет счёт учёта через регистр «Счета учёта номенклатуры»), единица измерения, ставка НДС, признак услуги.

Именно вид номенклатуры — главная настройка, влияющая на проводки. Если товар ошибочно отнесён к виду «Услуги», программа не сформирует проводку по счёту 41, и остатки склада «поплывут». Проверить настройку можно в карточке номенклатуры по ссылке «Счета учёта».

Для номенклатуры также ведутся связанные данные: штрихкоды, цены (через документ «Установка цен номенклатуры»), единицы измерения. При большом ассортименте загружать справочник удобнее из файла Excel через встроенную обработку «Загрузка данных из табличного документа».

Группы номенклатуры и учёт выручки

Отдельный справочник «Номенклатурные группы» не путайте с папками номенклатуры: он задаёт аналитику выручки и затрат по направлениям деятельности (например, «Опт», «Розница», «Услуги»). Элементы этого справочника обязательно указываются в документах реализации и участвуют в закрытии месяца по счёту 90.

Контрагенты, договоры и банковские счета

Справочник «Контрагенты» хранит поставщиков, покупателей, банки, налоговые органы и прочих партнёров. Программа умеет автоматически заполнять карточку по ИНН из сервиса 1С:Контрагент — это снижает риск опечаток в реквизитах. Поле «Вид контрагента» (юрлицо, ИП, физлицо) влияет на состав обязательных реквизитов.

Договоры в 1С Бухгалтерии — подчинённый справочник: каждый договор «привязан» к конкретному контрагенту. Критически важен реквизит «Вид договора» (с поставщиком, с покупателем, прочее): от него зависит, на каких счетах (60, 62, 76) будут формироваться взаиморасчёты и в какой валюте допускается учёт.

Банковские счета ведутся в двух местах: счета организации — в карточке организации, счета контрагентов — в карточках контрагентов. Банк при этом выбирается из классификатора банков, который можно обновить по БИК. Неверный БИК или номер счёта приведёт к отказу при выгрузке платёжки в банк-клиент.

Справочники затрат и аналитики

«Статьи затрат» определяют, как расходы распределяются и принимаются в налоговом учёте. Ключевой реквизит — «Вид расхода» для налога на прибыль (материальные, амортизация, оплата труда и т.д.). От него зависит, в какую строку декларации попадёт сумма. Ошибка в виде расхода — частая причина расхождений между бухгалтерским и налоговым учётом.

Справочник «Подразделения» нужен для учёта затрат и зарплаты по местам возникновения. Если в настройках учётной политики включён учёт по подразделениям, поле становится обязательным во многих документах. Не плодите лишние подразделения «на всякий случай» — каждое потребует отдельного закрытия затрат.

Сюда же относятся «Прочие доходы и расходы» (для счёта 91), «Статьи движения денежных средств» (для отчёта ДДС) и «Основные средства» — справочник с богатым набором реквизитов: срок полезного использования, способ амортизации, амортизационная группа для налогового учёта.

Персонал: сотрудники и физические лица

В 1С Бухгалтерии зарплатный блок строится на двух связанных справочниках: «Физические лица» (паспортные данные, ИНН, СНИЛС) и «Сотрудники» (привязка физлица к организации, должность, подразделение). Один человек может иметь несколько карточек сотрудника, например при работе по совместительству.

Дополнительно используются справочники «Виды начислений и удержаний», «Способы отражения зарплаты в учёте» (определяют счёт и статью затрат для проводок по зарплате) и «Шаблоны договоров». Если проводки по зарплате формируются не на тот счёт, первым делом проверяйте способ отражения в карточке сотрудника или подразделения.

Регламентные и классификаторы

Отдельная группа — справочники-классификаторы, которые обычно заполняются автоматически или из официальных источников: валюты (курсы загружаются из интернета), классификатор банков, ОКВЭД, КБК, виды налогов и платежей, ставки налогов. Их элементы используются в платёжных поручениях, декларациях и настройках учётной политики.

Эти справочники не требуют ручного ведения, но нуждаются в актуализации: устаревший курс валюты исказит переоценку, а неверный КБК — реквизиты платёжки. Валюты и банки обновляются штатными кнопками «Загрузить курсы» и «Подобрать из классификатора».

Как настроить состав справочников под свою учётную политику

Видимость и состав справочников управляются через «Главное → Функциональность». Включение опций «Склады», «Валютные операции», «Основные средства» добавляет соответствующие справочники и поля в документы. Отключать функциональность, по которой уже есть данные, не стоит — скрытые поля перестанут отображаться, но данные останутся.

Порядок начальной настройки новой базы имеет значение: сначала заполняется организация и учётная политика, затем классификаторы (валюты, банки), затем контрагенты и номенклатура, и только потом вводятся остатки и документы. Нарушение порядка ведёт к ситуации, когда документ нельзя провести из-за отсутствующего элемента справочника.

1. 1
   Заполните карточку организации: реквизиты, учётная политика, система налогообложения
2. 2
   Загрузите курсы валют и классификатор банков
3. 3
   Заведите банковские счета и кассу организации
4. 4
   Создайте контрагентов и договоры, проверьте вид договора у каждого
5. 5
   Заполните номенклатуру: виды, ставки НДС, единицы измерения
6. 6
   Настройте статьи затрат, подразделения и номенклатурные группы
7. 7
   Введите начальные остатки и проверьте оборотно-сальдовую ведомость

Типичные ошибки при ведении справочников

Самая распространённая проблема — дубли элементов. Они возникают при ручном вводе и при обмене с другими программами. Дубли контрагентов дробят взаиморасчёты: аванс «висит» на одном элементе, а долг — на другом. Используйте штатную обработку «Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей» — она заменит ссылки во всех документах.

Вторая ошибка — ручная правка задним числом реквизитов, влияющих на проводки: вида номенклатуры, вида договора, вида статьи затрат. Документы подхватывают реквизиты справочника в момент проведения, поэтому изменение карточки не перепишет старые проводки автоматически — потребуется перепроведение, а это риск для закрытых периодов.

Третья ошибка — удаление или пометка на удаление элементов без проверки ссылок. Хотя программа блокирует удаление используемых элементов, помеченные элементы могут не подставляться в новые документы, что вызывает путаницу у пользователей.

Как проверить, что справочники ведутся правильно

Базовая проверка — оборотно-сальдовая ведомость с субконто: остатки по счетам 60, 62, 76 должны разворачиваться по контрагентам и договорам без «пустых» значений аналитики. Пустое субконто в отчёте — признак того, что в каком-то документе не заполнен элемент справочника.

Для номенклатуры полезен отчёт «Остатки товаров» в разрезе видов: услуги, попавшие на складские счета, указывают на неверный вид номенклатуры. Для персонала — сверка карточек сотрудников с кадровыми документами: сотрудник без способа отражения зарплаты даст проводки на счёт по умолчанию.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счетам 60 и 62 с субконто

Норма

Каждая сумма привязана к контрагенту и договору

Тревожный признак

Есть строки с пустым контрагентом или договором

Остатки по счёту 41 по видам номенклатуры

Норма

Только товары и материалы

Тревожный признак

На складе числятся услуги или работы

Проводки по зарплате

Норма

Счёт затрат соответствует подразделению сотрудника

Тревожный признак

Вся зарплата падает на один счёт по умолчанию

Список контрагентов

Норма

Один ИНН — один элемент

Тревожный признак

Несколько элементов с одинаковым ИНН

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удалить элемент справочника, который больше не используется?

Да, если на элемент нет ссылок в документах. Пометьте его на удаление и запустите «Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов». Если ссылки есть, программа покажет список документов — элемент останется помеченным, но физически не удалится.

Чем группа номенклатуры отличается от номенклатурной группы?

Группа (папка) в справочнике «Номенклатура» — это просто способ сортировки списка, на учёт она не влияет. «Номенклатурные группы» — отдельный справочник, задающий аналитику выручки и затрат; его элементы указываются в документах реализации и участвуют в закрытии месяца.

Почему в документе не подставляются счета учёта?

Счета определяются регистром «Счета учёта номенклатуры» по связке «организация + вид номенклатуры + склад». Откройте карточку номенклатуры и проверьте вид, затем сам регистр через раздел «Справочники». Частая причина — новый вид номенклатуры, для которого счета ещё не заданы.

Как перенести справочники из старой базы в новую?

Используйте штатную обработку «Загрузка данных из табличного документа» для выгрузки через Excel или универсальный обмен данными в формате XML (EnterpriseData). Для перехода между типовыми конфигурациями 1С есть встроенные помощники перехода, которые переносят справочники и остатки.

Кто должен иметь права на изменение справочников?

Желательно ограничить право редактирования ключевых справочников (номенклатура, договоры, статьи затрат) ответственными сотрудниками. Раздача полных прав всем пользователям — прямой путь к дублям и случайным правкам реквизитов, влияющих на проводки.

Нужно ли вести справочник «Договоры», если с контрагентом одна сделка?

Да, элемент договора обязателен для корректного учёта взаиморасчётов. Для разовых операций можно использовать один общий договор на контрагента с подходящим видом — программа это допускает, но вид договора всё равно должен соответствовать характеру операции.