Справочники и Данные · 8 мин
Как завести самозанятого контрагента в 1С
Как завести самозанятого контрагента в 1С: создание карточки, реквизиты, договор, документы и проверка чеков. Пошаговая инструкция для бухгалтера.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход) в 1С имеет особенности: такой контрагент — физическое лицо, у него нет КПП и ОГРН, а подтверждающим документом вместо счета-фактуры выступает чек из приложения «Мой налог». Если завести карточку неправильно, программа будет требовать лишние реквизиты, а документы могут некорректно попасть в отчетность.
Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) есть готовые механизмы для отражения операций с самозанятыми, а в «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация» используются стандартные карточки контрагентов с ручной настройкой. Ниже разобран универсальный сценарий, который работает в большинстве типовых решений.
Что проверить до создания карточки
Прежде чем заводить контрагента, убедитесь, что исполнитель действительно имеет статус самозанятого. Проверка выполняется через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» по ИНН и дате. Результат проверки рекомендуется сохранить — это защитит компанию, если статус исполнителя впоследствии будет оспорен.
Запросите у исполнителя минимальный набор данных: ФИО полностью, ИНН, паспортные данные (для договора), банковские реквизиты для оплаты и справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД. Без ИНН корректно завести карточку не получится — именно по нему 1С и ФНС идентифицируют самозанятого.
Создание карточки контрагента
Откройте раздел «Справочники» (или «Покупки» / «Продажи») → «Контрагенты» и нажмите «Создать». Ключевой шаг — выбрать вид контрагента «Физическое лицо». Именно этот переключатель определяет, какие реквизиты программа будет запрашивать: для физлица поля КПП и ОГРН исчезают, и карточка проходит проверку заполнения.
Заполните поля: наименование (ФИО полностью, как в паспорте), ИНН — 12-значный номер физического лица. В поле комментария или в дополнительных сведениях полезно указать «Самозанятый (плательщик НПД)», чтобы другие пользователи сразу видели особый статус контрагента.
В типовой «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 при выборе вида «Физическое лицо» появляется возможность указать, что контрагент является самозанятым. В зависимости от релиза это может быть отдельный признак в карточке или подсказка при создании документов. Установите его — программа перестанет предлагать операции, несовместимые с НПД.
- 1Откройте Справочники → Контрагенты → Создать
- 2Выберите вид контрагента «Физическое лицо»
- 3Введите ФИО и ИНН (12 цифр), остальные реквизиты по необходимости
- 4Укажите признак самозанятого, если он есть в вашей версии
- 5Добавьте банковский счет и договор с типом «С прочим контрагентом» или «С поставщиком»
- 6Запишите карточку и проверьте отсутствие дублей по ИНН
Договор и банковские реквизиты
Договор с самозанятым создается на закладке «Договоры» в карточке контрагента. Вид договора выбирайте по сути операции: «С поставщиком» — если самозанятый оказывает вам услуги или выполняет работы, «С покупателем» — если вы что-то продаете ему как физлицу. Номер и дата договора берутся из бумажного документа.
В тексте договора ГПХ с самозанятым обязательно должно быть указание, что исполнитель применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» и самостоятельно уплачивает налог. Это условие защищает заказчика от претензий по неудержанному НДФЛ.
Банковский счет добавляется на закладке «Банковские счета»: укажите номер счета, БИК и банк. Самозанятый вправе получать оплату на обычную карту физлица — специальный счет не требуется. Проверьте, что счет оформлен на того же человека, что указан в карточке и договоре.
Отражение операций: поступление услуг и чек
Услуги самозанятого отражаются стандартным документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В табличной части выбирайте номенклатуру с видом «Услуга», ставку НДС укажите «Без НДС». Счета учета для физлица-исполнителя обычно 76.10 или 60.01 — зависит от настроек счетов расчетов с контрагентами.
Главное отличие от работы с юрлицом — подтверждающий документ. Вместо счета-фактуры и УПД основанием для расхода служит чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог». В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии есть возможность указать данные чека (номер и дату) прямо в документе поступления. Если такой функции в вашем релизе нет, сохраните чек в электронном архиве и укажите его реквизиты в комментарии к документу.
Оплата оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». НДФЛ и взносы при выплате самозанятому не начисляются и не удерживаются — убедитесь, что выплата не попала в зарплатные ведомости или реестры по НДФЛ.
Особенности для разных конфигураций 1С
В «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 механизм наиболее развит: поддерживается учет чеков самозанятых, корректное отражение расходов и подсказки по статусу НПД. Рекомендуется обновиться до актуального релиза, если ваша версия старше пары лет — механизм работы с самозанятыми активно дорабатывался.
В «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексной автоматизации» специальных документов для НПД может не быть. Там самозанятый заводится как физлицо-контрагент, а чек фиксируется в комментарии к поступлению или через дополнительные сведения. Это допустимо, если компания хранит чеки в электронном виде и может предъявить их при проверке.
Варианты отражения чека
Подходит для актуальных релизов 1С:Бухгалтерии 3.0 — данные чека хранятся в базе и попадают в учет автоматически
Вариант для УНФ, КА и старых релизов — требует дисциплины хранения файлов, но юридически достаточен
Только для разовых нетиповых корректировок; для регулярных выплат не применяйте — теряется аналитика по контрагенту
Проверка результата
После заведения карточки и проведения первой операции выполните контрольную проверку. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету расчетов (60 или 76) с отбором по контрагенту: задолженность должна закрываться оплатой, без «зависших» сумм на других карточках-дублях.
Проверьте, что операция не попала в книгу покупок и в отчетность по НДФЛ (раздел «Отчеты, справки» → «Анализ взносов в фонды» и регистры НДФЛ). Самозанятый не должен фигурировать ни в одном из этих отчетов.
Как проверить результат
Вид «Физическое лицо», заполнен ИНН, нет дублей по поиску
Создано юрлицо или ИП, пустой ИНН, две карточки на одного человека
Ставка «Без НДС», указаны реквизиты чека
Выбрана ставка 20%, чек нигде не зафиксирован
Самозанятый отсутствует в регистрах
Выплата попала в ведомость или справку 2-НДФЛ
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплат самозанятому?
Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог со своих доходов, а заказчик не является налоговым агентом. Условие: на дату выплаты у исполнителя действует статус самозанятого и он выдал чек из «Мой налог». Если чек не выдан, риск доначисления НДФЛ и взносов переходит на компанию.
Можно ли завести самозанятого как сотрудника в 1С:ЗУП?
Нет, и делать этого не следует. Самозанятый — внешний исполнитель по договору ГПХ, все расчеты с ним ведутся через контрагентов в бухгалтерской программе. Заведение в ЗУП приведет к ошибочному начислению взносов и включению в кадровую отчетность.
Что делать, если самозанятый одновременно является ИП?
Уточните, в каком статусе он оказывает услуги по вашему договору. Если как ИП на НПД — заводите карточку как индивидуального предпринимателя с указанием ОГРНИП. Если как физлицо-самозанятый — используйте вид «Физическое лицо». Смешивать статусы в одной карточке нельзя.
Как быть, если чек выдан с ошибкой в сумме или наименовании?
Попросите исполнителя аннулировать чек в приложении «Мой налог» и сформировать новый с корректными данными. В 1С исправьте реквизиты чека в документе или комментарии. Операцию по ошибочному чеку в учет не принимайте.
Подходит ли эта инструкция для 1С:Бухгалтерии базовой версии?
Да, механизм работы с контрагентами-физлицами и документы поступления в базовой версии те же. Ограничение касается только количества организаций в базе и некоторых сервисных функций, на заведение самозанятых это не влияет.
Что важно запомнить
Самозанятого заводят как контрагента-физлицо с ИНН, договором и банковским счетом. Расход подтверждается чеком из «Мой налог», НДС не выделяется, НДФЛ и взносы не начисляются. Перед оплатой проверяйте статус исполнителя на сайте ФНС и следите, чтобы выплата не попала в зарплатную отчетность.