Справочники и Данные · 11 мин
Как заводить номенклатуру в 1С:Управление нашей фирмой
Как создать номенклатуру в 1С:Управление нашей фирмой: виды, единицы измерения, цены, характеристики, импорт из Excel и типичные ошибки при заполнении справочника.
Номенклатура в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — это центральный справочник, в котором хранятся товары, материалы, услуги и работы. От того, насколько правильно заведены карточки номенклатуры, зависят корректность складского учёта, ценообразование, печать документов и аналитика продаж. Ошибка на этапе создания справочника потом «размножается» по всем документам: неправильный тип позиции ломает себестоимость, а неверная единица измерения портит остатки.
Справочник находится в разделе «Компания» или «Продажи» (в зависимости от настроек интерфейса) → «Номенклатура». Создать позицию можно тремя способами: вручную через кнопку «Создать», копированием существующей карточки или загрузкой из файла Excel. Ниже разобран каждый способ, а также настройки, которые стоит проверить до начала массового ввода данных.
Перед заведением первой карточки убедитесь, что в программе заполнены базовые настройки: виды цен (раздел «Настройки» → «Ценообразование»), единицы измерения и, при необходимости, категории номенклатуры. Это избавит от рутинной доработки карточек в будущем.
Какие типы номенклатуры бывают и как выбрать нужный
При создании карточки первое, что запрашивает программа, — тип номенклатуры. От него зависит, как позиция будет вести себя в учёте: попадёт ли на склад, сможет ли участвовать в производстве, как будет списываться себестоимость.
Основные типы в УНФ: «Запас» (товар, материал — всё, что хранится на складе и учитывается в количестве), «Услуга» (не учитывается на складе, не имеет остатков), «Работа» (используется в производстве и заказ-нарядах, учитывается по времени выполнения), «Операция» (технологическая операция в производственных процессах) и «Подарочный сертификат». Также есть тип «Набор» — комплект из нескольких позиций, который продаётся как единое целое.
Частая ошибка — заводить услуги как «Запас» или наоборот. Если услуга создана как запас, она начнёт «висеть» на складе с нулевой себестоимостью и попадёт в отчёты по остаткам. Если товар заведён как услуга, его нельзя будет оприходовать на склад и отследить остатки. Тип карточки нельзя изменить после того, как по ней созданы документы, — только пометить на удаление и создать новую позицию.
Создание карточки номенклатуры вручную: пошагово
Откройте раздел «Компания» → «Номенклатура» и нажмите кнопку «Создать». Программа предложит выбрать тип позиции. После выбора откроется форма карточки с вкладками.
Минимально необходимые поля: наименование (как позиция будет отображаться в документах), наименование для печати (попадёт в счета, накладные и УПД — если отличается от рабочего, заполните отдельно), артикул, единица измерения и вид номенклатуры. Поле «Категория номенклатуры» определяет, какие цены и скидки будут применяться к позиции по умолчанию.
- 1Откройте «Компания» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Выберите тип позиции: «Запас» для товара или «Услуга» для услуги
- 3Заполните наименование, наименование для печати, артикул и единицу измерения
- 4Укажите вид и категорию номенклатуры, при необходимости — ставку НДС
- 5Запишите карточку кнопкой «Записать и закрыть»
- 6Создайте документ «Установка цен номенклатуры», чтобы задать цену
- 7Проверьте позицию в тестовом документе поступления или продажи
Обратите внимание на вкладку «Закупка и производство»: здесь задаются способ пополнения (закупка или производство), поставщик по умолчанию и сроки. Для товаров, которые закупаются регулярно, заполнение этих полей позволит использовать автоматический расчёт потребностей и формирование заказов поставщикам.
Ставка НДС в карточке подставляется в документы автоматически. Если организация работает без НДС (например, на упрощёнке), проверьте, что в карточке выбрано «Без НДС», иначе в печатных формах и отчётах появится лишний налог.
Единицы измерения и упаковки
Базовая единица измерения задаётся в карточке и используется для складского учёта: все остатки хранятся в ней. Если товар закупается коробками, а продаётся штуками, базовой единицей лучше сделать штуку, а коробку завести как упаковку с коэффициентом пересчёта.
Упаковки настраиваются на вкладке «Единицы измерения» карточки: укажите наименование упаковки и количество базовых единиц в ней. В документах можно будет выбирать упаковку, а программа автоматически пересчитает количество в базовые единицы. Это удобно и снижает количество ошибок при приёмке.
Не заводите одну и ту же позицию несколько раз под разные единицы («Кабель, м» и «Кабель, бухта») — это дробит остатки и аналитику. Правильный путь — одна карточка с базовой единицей и набором упаковок.
Цены, характеристики и дополнительные настройки
Важный момент, который часто упускают новички: цена не вводится внутри карточки номенклатуры. Цены в УНФ хранятся в отдельном регистре и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Продажи» или «Закупки»). В документе выбирается вид цен (оптовая, розничная, закупочная), период действия и список позиций с ценами.
Если товар имеет варианты исполнения — размер, цвет, объём — используйте механизм характеристик. В карточке номенклатуры установите флаг использования характеристик и создайте нужные варианты. Остатки, цены и штрихкоды при этом можно вести отдельно по каждой характеристике, а карточка в справочнике останется одна.
Как вести варианты товара
Подходят для типовых вариантов: размер, цвет, фасовка. Одна карточка, отдельные остатки и штрихкоды по каждому варианту. Ограничение: отчёты по умолчанию группируются по карточке.
Подходят, когда варианты закупаются и оцениваются принципиально по-разному. Минус: разрастание справочника и сложность поиска.
Подходят для комплектов из нескольких позиций, продаваемых вместе. Себестоимость набора складывается из составляющих.
Дополнительные реквизиты и сведения (раздел «Администрирование» → «Общие настройки») позволяют добавить в карточку собственные поля: бренд, страну происхождения, срок годности. Используйте их вместо того, чтобы писать всё в наименование, — по дополнительным реквизитам можно строить отборы в отчётах.
Массовая загрузка номенклатуры из Excel
Когда нужно завести десятки или сотни позиций, ручной ввод нерационален. В УНФ есть встроенная обработка «Загрузка данных из файла»: откройте список номенклатуры, нажмите «Ещё» → «Загрузить данные из файла» (в некоторых версиях обработка доступна в разделе «Компания» → «Первоначальное заполнение»).
Подготовьте файл Excel: одна строка — одна позиция, столбцы соответствуют полям (наименование, артикул, единица измерения, цена). Программа покажет таблицу сопоставления, где нужно указать, какой столбец файла какому полю справочника соответствует. После сопоставления выполните загрузку и проверьте результат.
Проверьте файл заранее: уберите объединённые ячейки, формулы и пустые строки в середине таблицы — они частая причина сбоев загрузки. Единицы измерения в файле должны совпадать с классификатором в программе (например, «шт», а не «шт.»), иначе создадутся дубли единиц или загрузка остановится с ошибкой.
Проверка результата и типичные ошибки
После создания номенклатуры проверьте её в реальных документах. Создайте тестовое поступление товара, затем продажу, и откройте отчёт «Остатки запасов» (раздел «Склад» → «Отчёты»): позиция должна корректно приходовать и списываться в нужной единице измерения. Для услуги проверьте акт и счёт-фактуру — наименование для печати должно выводиться полностью и без сокращений.
Как проверить результат
Товар отображается в отчёте «Остатки запасов» в правильной единице измерения
Позиция не попадает в отчёт или количество не совпадает с документами — проверьте тип карточки и упаковки
Цена подставляется автоматически из нужного вида цен
Цена пустая или нулевая — нет документа «Установка цен» на актуальную дату
Наименование и НДС в накладной корректны
Обрезанное наименование или лишний НДС — проверьте поле «Наименование для печати» и ставку НДС
Для борьбы с дублями полезно настроить контроль уникальности: в настройках справочника можно включить проверку по артикулу и штрихкоду. Периодически запускайте поиск дублей через поиск по наименованию с частичным совпадением и объединяйте повторяющиеся позиции с заменой в документах (стандартная обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование»).
Что важно запомнить
Выбирайте правильный тип позиции до первого документа, цены задавайте документом «Установка цен номенклатуры», варианты товара ведите через характеристики, а массовый ввод выполняйте загрузкой из Excel после резервного копирования. Проверяйте каждую новую позицию в тестовом документе и отчёте по остаткам.
Частые вопросы
Можно ли изменить тип номенклатуры после создания документов?
Нет, тип карточки блокируется для изменения, как только по позиции появились проведённые документы. Выход — пометить ошибочную карточку на удаление, создать новую с правильным типом и использовать её в дальнейших документах. Старые документы при этом останутся связанными с прежней карточкой.
Почему в документе продажи не подставляется цена?
Цена берётся из регистра, который заполняется документом «Установка цен номенклатуры». Проверьте, что документ создан, проведён, его дата не позже даты продажи, а вид цен в нём совпадает с видом цен, указанным в документе продажи или в договоре с покупателем.
Как завести товар, который закупается коробками, а продаётся штуками?
Создайте одну карточку с базовой единицей «штука», а коробку добавьте как упаковку с коэффициентом пересчёта (сколько штук в коробке). В поступлении выбирайте упаковку «коробка» — программа сама пересчитает количество в штуки для складского учёта.
Что делать, если в справочнике появились дубли позиций?
Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование»: она находит похожие элементы и заменяет дубль на основную карточку во всех документах. Перед запуском сделайте резервную копию базы и внимательно проверьте предложенные пары — автоматическое объединение необратимо.
Нужно ли заполнять штрихкод, если сканера нет?
Штрихкод полезен и без сканера: он служит дополнительным уникальным идентификатором и помогает находить позицию при поиске. Но если вы не планируете использовать штрихкодирование и торговое оборудование, поле можно оставить пустым — на учёт это не влияет.
Как загрузить номенклатуру из прайса поставщика?
Сохраните прайс в формате Excel, удалите лишние шапки и объединённые ячейки, затем в списке номенклатуры выберите «Ещё» → «Загрузить данные из файла». На шаге сопоставления укажите соответствие столбцов полям справочника. Если в прайсе есть цены, их можно загрузить отдельно через аналогичную загрузку в документ «Установка цен номенклатуры».