Как заводить карточки в 1С: подробное руководство

Карточка в 1С — это отдельный элемент справочника: товар, контрагент, сотрудник, склад, договор. От того, насколько корректно заведены карточки, зависит точность документов, отчётов и налогового учёта. Ошибка в одном поле может привести к неверным ценам, двойному учёту остатков или проблемам при сверке с контрагентом.

Принцип создания карточки почти одинаков во всех конфигурациях — 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ЗУП: открываете справочник, нажимаете «Создать», заполняете поля, записываете. Различия — в наборе реквизитов и обязательных проверках. Ниже разобраны основные сценарии: карточка номенклатуры, контрагента и сотрудника, а также типичные ошибки и способы контроля качества данных.

Где находятся справочники и как открыть форму создания

Справочники сгруппированы по разделам программы. В 1С:Бухгалтерии номенклатура и контрагенты находятся в разделе «Справочники», склады — там же, сотрудники — в разделе «Зарплата и кадры». В 1С:Управление торговлей основные справочники собраны в разделах «НСИ и администрирование» и «Закупки». Если раздел не виден, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу и введите название, например «Номенклатура».

Чтобы завести новую карточку, откройте список справочника и нажмите кнопку «Создать» (или клавишу Insert). Откроется форма нового элемента. Поля, отмеченные красной точкой или подчёркиванием, обязательны — без них программа не даст записать карточку.

Как завести карточку номенклатуры (товара или услуги)

Карточка номенклатуры — самая частая задача при ведении учёта. Откройте «Справочники → Номенклатура», нажмите «Создать». Программа предложит выбрать вид номенклатуры: товар, услуга, работа, комплект. От выбора зависит, как позиция будет участвовать в учёте: товары попадают на складские счета, услуги — сразу в затраты или выручку.

Заполните наименование — оно попадёт в документы и печатные формы. Полное наименование используется в счетах-фактурах и УПД, поэтому пишите его так, как требует контрагент или стандарт оформления. Укажите единицу измерения (штука, килограмм, услуга), артикул, если он используется, и ставку НДС — от неё зависит корректность налоговых документов.

Цены и счета учёта

Цена в карточке не всегда хранится напрямую. В большинстве конфигураций цены задаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» или через виды цен. После создания карточки проверьте, что для нужного вида цен (закупочная, розничная) цена установлена, иначе при продаже документ подставит ноль.

1. 1
   Откройте «Справочники → Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры: товар или услуга
3. 3
   Заполните наименование, полное наименование, единицу измерения и ставку НДС
4. 4
   Укажите артикул, штрихкод и группу, если они используются
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть»
6. 6
   Проверьте установку цены через документ «Установка цен номенклатуры»

Как завести карточку контрагента

Откройте «Справочники → Контрагенты», нажмите «Создать». Укажите вид контрагента: юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо. Введите ИНН — во многих конфигурациях программа автоматически подтянет наименование, КПП и адрес из официального реестра, если подключён сервис автозаполнения. Это снижает риск опечаток в реквизитах.

После заполнения основных реквизитов добавьте банковский счёт и договор. Договор важен: в нём задаётся валюта расчётов, условия оплаты и признак ведения взаиморасчётов. Без договора многие документы реализации и поступления не проведутся корректно или потребуют ручного выбора условий каждый раз.

Как завести карточку сотрудника

В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии карточка сотрудника создаётся в разделе «Кадры» или «Зарплата и кадры → Сотрудники». Нажмите «Создать», введите ФИО. Если физическое лицо уже есть в базе (например, бывший сотрудник устроился повторно), программа предложит выбрать существующего человека — соглашайтесь, чтобы не плодить дубли физлиц, влияющие на отчётность по НДФЛ и страховым взносам.

Заполните ИНН, СНИЛС, паспортные данные и адрес. Эти сведения попадают в регламентированную отчётность, поэтому перепроверьте их по оригиналам документов. Сама по себе карточка сотрудника не означает приём на работу: для начисления зарплаты нужен отдельный кадровый документ «Приём на работу» с указанием должности, подразделения и оклада.

Проверка на дубли перед созданием

Дубли — главная проблема справочников 1С. Перед созданием карточки воспользуйтесь поиском: введите в строку поиска списка часть наименования, артикул или ИНН. Многие конфигурации выполняют автоматическую проверку при записи и предупреждают о похожих элементах — не игнорируйте такие сообщения.

Если дубли уже заведены, используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (в 1С:Бухгалтерии — «Администрирование → Обслуживание», в УТ — «НСИ и администрирование → Поддержка и обслуживание»). Она объединяет карточки и автоматически заменяет ссылки во всех документах. Перед запуском сделайте резервную копию базы.

Групповое создание и загрузка из файла

Если нужно завести десятки или сотни карточек, ручной ввод неэффективен. Большинство конфигураций поддерживает загрузку номенклатуры и контрагентов из Excel или CSV через встроенную обработку «Загрузка данных из файла». Подготовьте таблицу с колонками (наименование, артикул, цена, ставка НДС), сопоставьте колонки полям справочника и запустите загрузку.

Перед массовой загрузкой проверьте файл на дубли внутри самой таблицы и на совпадения с уже существующими элементами базы. Загружайте сначала небольшую партию в 5–10 строк и проверьте результат, только потом загружайте остальное.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка записалась

Норма

Элемент виден в списке справочника, открывается без ошибок

Тревожный признак

Программа сообщает о незаполненных обязательных полях

Дубли отсутствуют

Норма

Поиск по наименованию и ИНН/артикулу находит только одну карточку

Тревожный признак

Несколько похожих элементов с одинаковыми реквизитами

Карточка работает в документах

Норма

Позиция подставляется в документ с ценой и счетами учёта

Тревожный признак

Цена нулевая, счета учёта пустые, документ не проводится

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить карточку после того, как по ней проведены документы?

Да, большинство реквизитов редактируется свободно: наименование, адрес, телефоны. Изменения отразятся в новых документах, а в уже проведённых — зависит от того, хранится значение ссылкой или копией. Осторожнее с видом номенклатуры и единицей измерения: их смена может нарушить учёт остатков.

Что делать, если карточку случайно пометили на удаление?

Откройте список справочника, включите отображение помеченных элементов (обычно через «Ещё → Изменить форму» или настройку отбора), найдите карточку и снимите пометку удаления командой «Снять пометку». Пока не выполнено физическое удаление помеченных объектов, данные не потеряны.

Как завести карточку копированием?

Выделите похожую карточку в списке и нажмите F9 или «Ещё → Скопировать». Программа создаст новый элемент с заполненными полями — останется изменить наименование и уникальные реквизиты. Это удобно для однотипных товаров, но следите, чтобы не скопировать чужой артикул или штрихкод.

Почему карточка не сохраняется и кнопка «Записать» не работает?

Чаще всего не заполнено обязательное поле — программа подсвечивает его красным и выводит сообщение внизу окна. Реже причина в неуникальном значении (например, дубль ИНН при включённом контроле) или в отсутствии прав на запись в справочник.

Нужно ли заполнять все поля карточки сразу?

Нет. Достаточно обязательных полей и реквизитов, влияющих на учёт: вид номенклатуры, ставка НДС, единица измерения, у контрагента — ИНН и договор. Остальное можно дополнить позже, но затягивать не стоит: неполные карточки дают неполные отчёты.