Справочники и Данные · 10 мин
Как завести организацию в 1С: полная инструкция
Как создать организацию в 1С: заполнение реквизитов, учетная политика, настройка налогов, добавление нескольких фирм и типичные ошибки при заведении.
Карточка организации — фундамент любой информационной базы 1С. Без неё невозможно выписать счёт, провести накладную, начислить зарплату или сдать отчётность: все документы привязываются к конкретной фирме, а её реквизиты автоматически подставляются в печатные формы и регламентированную отчётность. Ошибка на этом этапе — например, неверный ИНН или система налогообложения — потом «размножается» по всем документам и отчётам.
Завести организацию в 1С можно двумя способами: вручную, последовательно заполнив все поля, или автоматически по ИНН — программа подтянет наименование, адрес и руководителя из официальных регистров (при наличии подключённого интернет-сервиса). Второй способ быстрее и снижает риск опечаток, но данные всё равно нужно проверить и дополнить: банковский счёт, учетную политику и настройки налогов сервис не заполнит.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», но логика действий аналогична в «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Управление нашей фирмой» — отличается только расположение пунктов меню.
Где находится справочник организаций и что подготовить заранее
В «1С:Бухгалтерии 8» список организаций открывается через раздел Главное → Организации. В «1С:Управление нашей фирмой» — через Компания → Организации, в «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» — через НСИ и администрирование → Организации. Если у вас нет прав на изменение этих данных, кнопка «Создать» будет недоступна — понадобятся права администратора или бухгалтера с полным доступом.
Перед созданием карточки соберите документы: свидетельство или выписку ЕГРЮЛ/ЕГРИП (оттуда берутся ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес), реквизиты расчётного счёта из банка, данные о системе налогообложения и, для работодателей, регистрационные номера в фондах. Иметь всё под рукой удобнее, чем прерывать заполнение на поиски.
Создание организации по ИНН автоматически
Самый быстрый способ — заполнение по ИНН. Нажмите «Создать» в списке организаций, выберите вид: «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель». Введите ИНН в соответствующее поле и нажмите кнопку «Заполнить» (или «Заполнить по ИНН»). Программа обратится к сервису 1С и подставит полное и сокращённое наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес, а для ООО — данные руководителя.
Для работы автозаполнения должен быть подключён интернет и настроена поддержка сервисов 1С (обычно она активна в легальных подписках). Если сервис недоступен или база работает без интернета, заполняйте карточку вручную — это займёт на несколько минут больше.
После автозаполнения обязательно сверьте подставленные данные со свежей выпиской ЕГРЮЛ. Данные в регистрах могут обновляться с задержкой: если компания недавно сменила адрес или директора, в карточке может оказаться устаревшая информация.
- 1Откройте раздел «Главное → Организации» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель
- 3Введите ИНН и нажмите «Заполнить» либо внесите реквизиты вручную
- 4Проверьте наименование, КПП, ОГРН, адрес и руководителя
- 5Укажите префикс нумерации документов, если организаций несколько
- 6Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте карточку в списке
Ручное заполнение реквизитов
Если заполняете карточку вручную, проходите поля последовательно. Наименование указывайте в двух видах: сокращённое (для заголовков документов) и полное — точно как в уставе, включая кавычки и организационно-правовую форму: именно полное наименование попадает в счета, акты и отчётность. Опечатка здесь может стать причиной отказа контрагента принять документ или вопросов при выверке.
Коды проверяются программой автоматически: ИНН юрлица — 10 цифр, ИП — 12, КПП — 9, ОГРН — 13 или 15 знаков. Если 1С подсвечивает поле красным, значит, контрольное число не сошлось — перепроверьте цифру по документу, не «подгоняйте» значение. Адрес заполняйте через классификатор (кнопка выбора в поле адреса), а не свободным текстом: от этого зависит корректность отчётности и кодов ОКТМО.
Для ИП поле КПП оставьте пустым — у предпринимателей его нет. Руководителя и главного бухгалтера выбирайте из справочника «Физические лица» или создавайте прямо из карточки организации: эти ФИО подставляются в подписи печатных форм и отчётов.
Банковский счёт, касса и казначейские реквизиты
Расчётный счёт добавляется по ссылке «Банковские счета» в карточке организации. Укажите БИК банка — программа определит банк и корсчёт автоматически, затем введите номер счёта (20 цифр). Проверьте, чтобы валюта счёта соответствовала реальной: для валютных операций создаётся отдельный счёт с кодом валюты.
Если счётов несколько, один из них назначается основным — он будет подставляться в документы по умолчанию. Переключить основной счёт можно в любой момент, старые документы при этом не переписываются.
Учетная политика и настройка налогов
Карточка организации не ограничивается реквизитами. По ссылке «Учетная политика» задаются параметры, от которых зависит весь учёт: система налогообложения (общая, упрощённая, патент), метод оценки запасов, порядок признания расходов, применение ПБУ 18. Учетная политика создаётся на конкретный период — при смене параметров в новом году создаётся новая запись, а не правится старая.
Отдельно проверьте настройки налогов и взносов: ставки, регистрацию в налоговом органе (ИФНС, к которой привязана организация), коды ОКТМО и КБК для платёжных документов. Для работодателей укажите регистрационные номера в Социальном фонде России — без них не сформировать отчётность по взносам.
Поле не подсвечено красным, коды совпадают с выпиской ЕГРЮЛ
Совпадает с уведомлением о применении УСН или общим режимом
Банк определился автоматически, счёт сверен с договором
Совпадает с актуальной выпиской, а не с устаревшими данными
Несколько организаций в одной базе
Одна база 1С может обслуживать несколько юрлиц и ИП — это стандартный сценарий для бухгалтерий на аутсорсе и групп компаний. Каждая организация заводится отдельной карточкой со своей учетной политикой и счетами. Чтобы документы разных фирм не путались, задайте каждой свой префикс нумерации в карточке организации: тогда счета и накладные будут иметь различимые номера.
Если организаций несколько, одну из них назначьте основной в настройках пользователя (Главное → Персональные настройки → Основная организация) — она будет подставляться в новые документы автоматически. Учтите ограничение: обособленные подразделения с отдельным КПП в типовых конфигурациях обычно заводятся как отдельные организации с признаком обособленного подразделения, а не как филиалы внутри одной карточки.
Способы завести организацию
Подходит при подключённом сервисе 1С и интернете. Быстро и без опечаток, но данные регистров могут отставать от свежей выписки ЕГРЮЛ.
Подходит при работе без интернета или для ИП с простыми реквизитами. Требует внимательной сверки каждого кода с документами.
Подходит для группы однотипных компаний. Ускоряет настройку, но легко забыть поменять ИНН, счёт и учетную политику.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не при создании карточки, а из-за недозаполненных связанных настроек. Проверьте результат на тестовом документе: создайте черновик счёта или реализации и убедитесь, что в печатную форму подтянулись правильные наименование, адрес, ИНН/КПП, банк и подписант. Если что-то пустое или неверное — исправляйте в карточке до начала реальной работы.
Как проверить результат
Все реквизиты заполнены и совпадают с документами
Пустые поля, старый адрес или неверный банк
У каждой организации свой префикс
Номера перемешаны между фирмами
Титульный лист заполнен, ИФНС и ОКТМО корректны
Отчёт не формируется или ругается на пустые коды
Частые вопросы
Можно ли изменить реквизиты организации после того, как по ней проведены документы?
Да, карточку можно редактировать в любой момент — старые документы хранят реквизиты на момент проведения в печатных формах, а новые документы будут использовать обновлённые данные. Но учетную политику за прошлые периоды лучше не переписывать, а создавать новую запись с даты изменения.
Как завести ИП, если у него нет КПП?
Выберите вид «Индивидуальный предприниматель» — поле КПП станет неактивным или его можно оставить пустым. ИНН у ИП состоит из 12 цифр, а в качестве наименования обычно указывается «ИП Фамилия И. О.».
Почему кнопка «Заполнить по ИНН» не работает?
Чаще всего причина в отсутствии интернета на компьютере или в том, что не настроено подключение к интернет-поддержке 1С. Проверьте раздел администрирования с настройками интернет-сервисов. Если сервис недоступен, заполните карточку вручную — на учёт это не повлияет.
Нужно ли заводить обособленное подразделение как отдельную организацию?
В типовых конфигурациях — да, если у подразделения своё КПП и по нему ведётся обособленный учёт. Создаётся отдельная карточка организации с признаком обособленного подразделения и указанием головной организации, с собственным КПП и налоговой регистрацией.
Что будет, если не заполнить учетную политику?
Документы проводиться будут, но налоговый и бухгалтерский учёт сформируются некорректно: программа применит параметры по умолчанию, которые могут не совпадать с вашим режимом. Перед началом работы обязательно создайте запись учетной политики на текущий период.
Можно ли удалить ошибочно созданную организацию?
Да, если по ней нет ни одного документа — карточка удаляется стандартно через пометку на удаление. Если документы уже есть, удаление невозможно: пометьте такую карточку как неиспользуемую и не выбирайте её в новых документах.
Что важно запомнить
Организация создаётся в разделе «Главное → Организации»: быстрее всего — по ИНН с последующей сверкой с выпиской ЕГРЮЛ. Обязательно дополните карточку банковским счётом, учетной политикой и настройками налогов. Перед началом работы проверьте результат на тестовом документе — это дешевле, чем исправлять ошибки в готовой отчётности.