Как завести нотариуса в 1С

Данные нотариуса требуются в 1С, когда организация оформляет нотариальную доверенность на сотрудника — например, для получения товарно-материальных ценностей, представления интересов в налоговой или сдачи отчётности. Без корректно заполненных сведений о нотариусе типовая печатная форма доверенности окажется неполной, а документ может не пройти проверку у контрагента или в госоргане.

В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП, 1С:Управление торговлей) нет отдельного полноценного справочника «Нотариусы» — сведения о нотариусе обычно вводятся прямо в документе «Доверенность» или в карточке физического лица, а в некоторых конфигурациях — через справочник «Контрагенты» или «Регистрации в налоговом органе» по аналогии. Поэтому «завести нотариуса» на практике означает: указать его реквизиты в нужном месте так, чтобы они попали в печатную форму.

Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3, а также вариант с доработкой, если нотариальные доверенности оформляются регулярно и вводить реквизиты вручную каждый раз неудобно.

Где в 1С хранятся сведения о нотариусе

Прежде чем вводить данные, определите, какая у вас задача. От неё зависит место ввода:

• оформление доверенности на получение ТМЦ (форма по ОКУД 0315001, бывшие М-2/М-2а) — реквизиты нотариуса указываются в самом документе «Доверенность»;
• хранение карточки нотариуса как постоянного контакта — используется справочник «Контрагенты»;
• машиночитаемые доверенности (МЧД) для электронного документооборота — данные нотариуса, заверившего доверенность, входят в состав сведений доверенности и передаются в ФНС.

В 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 документ «Доверенность» находится в разделе «Покупки» (или «Банк и касса» в зависимости от настроек интерфейса). В нём есть поле, описывающее, кем удостоверена доверенность. Если доверенность нотариальная, в печатную форму должны попасть ФИО нотариуса, наименование нотариальной конторы, номер и дата регистрации в реестре.

Способ 1: указать нотариуса в документе «Доверенность»

Самый простой сценарий — разовое оформление доверенности. Порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8:

1. Откройте раздел «Покупки» → «Доверенности» и создайте новый документ.
2. Заполните организацию, сотрудника (доверенное лицо), срок действия и перечень материальных ценностей или поставщика.
3. В поле, описывающем выдачу/удостоверение доверенности, введите текст с реквизитами нотариуса: ФИО, наименование нотариальной конторы, номер и дата регистрации доверенности в нотариальном реестре.
4. Запишите документ и выведите печатную форму, чтобы проверить, что все сведения попали в бланк.

Точные названия полей зависят от версии конфигурации: в одних релизах это строковое поле «Доверенность удостоверена», в других — «Кем выдана». Если нужного поля в форме нет, проверьте настройки видимости или используйте способ с контрагентом, описанный ниже.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Доверенности» и создайте документ
2. 2
   Заполните организацию, сотрудника и срок действия
3. 3
   Введите ФИО нотариуса, нотариальную контору, номер и дату регистрации
4. 4
   Запишите документ и сформируйте печатную форму
5. 5
   Сверьте печатную форму с оригиналом нотариальной доверенности

Способ 2: завести нотариуса как контрагента

Если сведения о нотариусе должны храниться постоянно — например, нотариальная контора оказывает организации услуги и по ней выставляются счета — нотариуса заводят как обычного контрагента в разделе «Справочники» → «Контрагенты».

При создании карточки выберите вид контрагента «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель» в зависимости от статуса (нотариусы, как правило, ведут частную практику и не являются ИП — в этом случае выбирайте «Физическое лицо» или «Юридическое лицо» для нотариальной конторы, ориентируясь на реквизиты из договора и счёта). Заполните наименование, ИНН при наличии, адрес и банковские реквизиты.

После этого на контрагента можно оформлять поступление услуг, а его наименование подставлять в документы. Учтите: автоматической подстановки реквизитов нотариуса из карточки контрагента в печатную форму доверенности в типовой конфигурации нет — для этого потребуется доработка.

Способ 3: данные нотариуса для машиночитаемой доверенности (МЧД)

Если вы оформляете машиночитаемую доверенность для электронного документооборота, сведения о нотариусе являются обязательной частью её структуры: указываются ФИО нотариуса, ИНН, номер и дата регистрации доверенности в реестре нотариальных действий. Эти данные вводятся при формировании МЧД — в 1С через встроенные механизмы работы с доверенностями (при наличии соответствующего функционала в вашей версии) либо во внешнем сервисе, после чего доверенность загружается в программу.

Перед вводом возьмите выписку или саму нотариальную доверенность и переносите реквизиты посимвольно: ошибка в номере реестровой записи делает МЧД недействительной при проверке. После регистрации проверьте статус доверенности — она должна числиться действующей в распределённом реестре ФНС.

Способ 4: собственный справочник «Нотариусы» через конфигуратор

Когда нотариальных доверенностей много и реквизиты нужно выбирать из списка, а не вводить вручную, рационально добавить в конфигурацию простой справочник «Нотариусы» с реквизитами: ФИО, наименование конторы, адрес, телефон, ИНН. Затем в документ «Доверенность» добавляется ссылочный реквизит на этот справочник, а в печатную форму — вывод соответствующих полей.

Такая доработка выполняется в режиме «Конфигуратор» и требует снятия конфигурации с полной поддержки (или выполняется через расширение — предпочтительный вариант, не нарушающий обновление). Если у вас нет опыта доработки 1С, поручите задачу специалисту: некорректное изменение типовых объектов усложнит последующие обновления.

Сравнение вариантов

Поле в документе «Доверенность»

Подходит для разовых доверенностей; не требует доработок, но реквизиты вводятся каждый раз вручную

Карточка контрагента

Подходит для учёта услуг нотариуса и хранения реквизитов; в печатную форму доверенности автоматически не подставляется

Свой справочник через расширение

Подходит при регулярном оформлении; требует доработки и аккуратности при обновлениях

Как проверить результат

После ввода данных сформируйте печатную форму доверенности и сверьте её с оригиналом нотариального документа: ФИО нотариуса, наименование конторы, номер и дата регистрации должны совпадать полностью. Для МЧД дополнительно проверьте статус доверенности в реестре ФНС и успешную загрузку в используемую систему ЭДО.

Если нотариус заведён как контрагент, проверьте, что по нему корректно создаются документы поступления и оплаты, а наименование в отчётах отображается без сокращений, искажающих смысл.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма доверенности

Норма

ФИО нотариуса, контора, номер и дата реестра совпадают с оригиналом

Тревожный признак

Поля пустые, обрезаны или содержат опечатки

Статус МЧД

Норма

Доверенность действует и находится в реестре ФНС

Тревожный признак

Статус «не найдена» или «отозвана»

Карточка контрагента

Норма

Документы поступления и оплаты создаются без ошибок

Тревожный признак

Некорректный вид контрагента, ошибки при проведении

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за исходных данных: опечатка в номере реестровой записи, устаревшие реквизиты нотариуса (нотариус мог прекратить полномочия), неверный вид контрагента. Ещё одна частая ситуация — пользователь ищет справочник «Нотариусы» в типовой конфигурации и не находит его: это нормально, такого объекта в стандартной поставке нет.

Помните и о сроках: доверенность имеет срок действия, а МЧД может быть отозвана. Программа не всегда сигнализирует об истечении срока автоматически — контролируйте это в учётном порядке, например периодической сверкой действующих доверенностей.

Частые вопросы

Есть ли в 1С готовый справочник «Нотариусы»?

В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия, ЗУП и Управление торговлей отдельного справочника нотариусов нет. Сведения вводятся в документе «Доверенность» или хранятся в карточке контрагента. Собственный справочник можно добавить доработкой, лучше через расширение конфигурации.

Какие реквизиты нотариуса обязательны для нотариальной доверенности?

Как правило, требуются ФИО нотариуса, наименование нотариальной конторы (или территории), номер и дата регистрации доверенности в нотариальном реестре. Для машиночитаемой доверенности дополнительно указывается ИНН нотариуса. Точный состав сверяйте с оригиналом документа.

Можно ли выбрать нотариуса из списка, не вводя реквизиты каждый раз?

В типовой конфигурации — только через карточку контрагента с ручным копированием данных. Полноценный выбор из списка с автоподстановкой в печатную форму требует доработки: добавления справочника и реквизита в документ через расширение.

Что делать, если нотариус сменил контору или прекратил полномочия?

Обновите данные в карточке контрагента или в используемых документах. Доверенности, заверенные нотариусом до прекращения полномочий, обычно сохраняют силу, но для новых доверенностей используйте актуальные реквизиты действующего нотариуса.

Нужно ли заводить нотариуса для машиночитаемой доверенности (МЧД)?

Отдельно заводить нотариуса не требуется, но его реквизиты обязательно входят в состав МЧД и вводятся при её формировании. После регистрации проверьте, что доверенность отображается как действующая в распределённом реестре ФНС.