Как завести номенклатуру в 1С: Управление нашей фирмой

Справочник «Номенклатура» — основа учёта в 1С:УНФ: без него не создать ни заказ покупателя, ни поступление товаров, ни отчёт о производстве. Карточка номенклатуры хранит вид учёта (товар, услуга, работа, запас), единицу измерения, цены, характеристики и правила списания. От того, насколько аккуратно заполнен справочник, зависит корректность себестоимости, складских остатков и отчётов.

Завести номенклатуру можно тремя способами: вручную через форму элемента, копированием существующей позиции или массовой загрузкой из Excel/CSV. Для небольшого ассортимента достаточно ручного ввода, для сотен позиций разумнее сразу настроить загрузку — это сэкономит часы и снизит количество опечаток.

Ниже разобраны все способы, обязательные реквизиты, настройка цен и характеристик, а также контрольные точки, по которым можно проверить, что позиция заведена правильно и готова к использованию в документах.

Где находится справочник и какие виды номенклатуры бывают

Справочник открывается через раздел «Продажи» → «Номенклатура» (также доступен из разделов «Закупки» и «Производство»). Это один и тот же справочник — из какого бы раздела вы его ни открыли, работаете вы с единым списком позиций компании.

При создании элемента первым делом выбирается вид номенклатуры. От него зависит, какие поля будут доступны и как позиция будет вести себя в учёте:

• Запас — товар или материал, который хранится на складе и списывается в момент продажи или использования. Ведётся количественный учёт по складам.
• Услуга — не хранится на складе, в документах списывается сразу в расходы. Для услуг недоступны склад и остатки.
• Работа — выполняется в производстве, используется в заказ-нарядах и отчётах о производстве, может включать нормы времени.
• Операция — технологическая операция для производственного учёта.

Частая ошибка новичков — заводить услуги как запасы «чтобы было единообразно». В результате в отчётах по складу появляются «висящие» остатки услуг, а себестоимость искажается. Выбирайте вид строго по экономическому смыслу позиции.

Создание карточки номенклатуры вручную

Нажмите «Создать» в списке номенклатуры. Программа предложит выбрать вид номенклатуры — после выбора откроется форма карточки с набором вкладок. Минимально необходимые поля:

1. Наименование — рабочее название позиции, видимое в списках и документах.
2. Наименование для печати — попадает в счета, накладные и акты; заполняется автоматически, но его стоит привести к официальному виду.
3. Категория номенклатуры — определяет счета учёта, ставку НДС по умолчанию и набор свойств. Категории настраиваются в одноимённом справочнике.
4. Единица измерения — шт., кг, м, час и т.д. От неё зависят остатки и цены.
5. Артикул и код — код присваивается автоматически, артикул заполняется вручную и используется для поиска.

На вкладках карточки дополнительно настраиваются: счета учёта (если нужно отличие от категории), ставка НДС, признак весового товара, срок годности, гарантии и комментарий. Для услуги полезно сразу указать статью затрат, чтобы расходы корректно попадали в управленческий отчёт.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид: запас, услуга, работа или операция
3. 3
   Заполните наименование, категорию и единицу измерения
4. 4
   Укажите ставку НДС и при необходимости счета учёта
5. 5
   Запишите карточку и установите цену через «Цены номенклатуры» или документ «Установка цен»
6. 6
   Проверьте позицию в тестовом документе «Расходная накладная» или «Счёт на оплату»

Характеристики, серии и дополнительные реквизиты

Если один товар существует в нескольких вариантах — размерах, цветах, объёмах — не заводите отдельную карточку на каждый вариант. Включите в карточке флажок «Использовать характеристики» и создайте характеристики (например, «Футболка / размер L»). Остатки, цены и штрихкоды будут вестись по каждой характеристике отдельно, а отчёты смогут сворачиваться до уровня товара.

Для товаров со сроком годности или партионным учётом включается «Использовать серии». Серия фиксирует номер партии и срок годности — это важно для пищевой продукции, косметики и медицинских товаров. Учтите: после включения серий программа будет требовать их указания во всех складских документах.

Дополнительные реквизиты и сведения (материал, бренд, страна) добавляются через «Дополнительные реквизиты» в карточке или на уровне категории. Они не влияют на учёт, но позволяют строить отборы и выводить данные в печатные формы.

Установка цен и правила их ведения

Цена не вводится прямо в карточке — она хранится в регистре «Цены номенклатуры» и устанавливается документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Продажи» → «Цены»). Такой подход сохраняет историю изменений: всегда видно, какая цена действовала на конкретную дату.

Перед установкой цен проверьте виды цен в справочнике «Виды цен»: обычно это «Оптовая», «Розничная», «Закупочная». Для каждого вида можно задать способ расчёта — вручную, наценкой на закупочную цену или процентом от другой цены. Автоматический расчёт избавляет от ручного пересчёта при изменении закупки.

Порядок установки цены: создайте документ «Установка цен номенклатуры», добавьте позиции, заполните цены по нужным видам и проведите. В документах продажи цена подставится автоматически согласно виду цен, указанному в договоре или настройках покупателя.

Массовая загрузка номенклатуры из файла

Для первоначального наполнения базы или регулярного обновления ассортимента используйте обработку «Загрузка данных из файла»: раздел «Продажи» → «Номенклатура» → кнопка «Ещё» → «Загрузить данные из файла». Поддерживаются файлы Excel и CSV.

Подготовьте файл: одна строка — одна позиция, колонки соответствуют реквизитам (наименование, артикул, единица измерения, цена, штрихкод). На шаге сопоставления укажите, какая колонка какому реквизиту соответствует. Программа покажет предварительный результат и предупредит о возможных дублях — по наименованию, артикулу или штрихкоду.

Практические рекомендации по загрузке:

• Очищайте файл от объединённых ячеек, итоговых строк и формул — загружайте только значения.
• Сначала загрузите 5–10 строк и проверьте результат, затем загружайте остальное.
• Цены лучше загружать отдельным проходом через загрузку в документ «Установка цен» — так сохранится история.
• Единицы измерения в файле должны совпадать с классификатором в базе, иначе создадутся дубли единиц.

Проверка результата и типичные проблемы

После создания или загрузки позиций убедитесь, что номенклатура работает в реальных сценариях. Минимальная проверка: создайте тестовый счёт на оплату и расходную накладную, подберите позицию — должны подставиться цена, ставка НДС и единица измерения. Для запасов дополнительно проверьте отчёт «Остатки на складах» после проведения поступления.

Если обнаружились дубли позиций, не удаляйте их вручную — используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она заменит дубли во всех документах на выбранную «правильную» позицию и пометит лишние на удаление.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка записывается без ошибок

Норма

Все обязательные поля заполнены, вид и категория выбраны

Тревожный признак

Программа ругается на незаполненную категорию или единицу измерения

Цена в документе продажи

Норма

Подставляется актуальная цена нужного вида

Тревожный признак

Цена нулевая или устаревшая — проверьте дату документа установки цен

Отчёт «Остатки на складах»

Норма

Видны только запасы с корректными количествами

Тревожный признак

В отчёте услуги или отрицательные остатки без причины

FAQ: частые вопросы по номенклатуре в УНФ

Можно ли изменить вид номенклатуры после того, как по позиции уже есть документы?

Технически программа может разрешить смену вида, но делать это небезопасно: документы, проведённые со старым видом, не пересчитаются автоматически, и учёт станет противоречивым. Корректный путь — завести новую позицию с нужным видом, оформить движения по ней, а старую позицию закрыть остатками и установить пометку на удаление после свёртки.

Как завести товар, который продаётся и поштучно, и упаковками?

Создайте одну карточку с базовой единицей измерения (например, штука) и добавьте дополнительную единицу «упаковка» с коэффициентом пересчёта. В документах можно будет выбирать любую единицу, а остатки всегда будут храниться в базовой. Цены при этом задаются для базовой единицы и пересчитываются автоматически.

Почему в документе не подставляется цена, хотя я её указывал в карточке?

Цены в УНФ хранятся не в карточке, а в регистре, который заполняется документом «Установка цен номенклатуры». Проверьте, что документ установки цен проведён, его дата не позже даты документа продажи, а вид цен в нём совпадает с видом цен, выбранным в документе продажи или договоре покупателя.

Как удалить ошибочно созданную позицию номенклатуры?

Если позиция не используется в документах, пометьте её на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если ссылки на позицию есть, удаление будет заблокировано — тогда либо замените позицию обработкой поиска дублей, либо оставьте пометку: помеченный элемент не мешает работе и не попадает в подбор.

Нужно ли заводить отдельную номенклатуру для товаров разных поставщиков?

Нет, один и тот же товар должен быть одной позицией независимо от поставщика. Привязка к поставщику ведётся через регистр «Номенклатура поставщиков», где хранятся артикулы и наименования контрагента. Это позволяет загружать прайсы поставщика и автоматически сопоставлять их со своей номенклатурой.

Чем категория номенклатуры отличается от группы в справочнике?

Группа — это просто папка для удобства навигации по списку. Категория — учётный объект: она задаёт счета учёта, ставку НДС по умолчанию и набор дополнительных реквизитов. Одна позиция может входить только в одну категорию, и именно категорию стоит проектировать под требования учёта.