Как завести материалы в 1С: подробная инструкция

Завести материалы в 1С — значит создать карточки номенклатуры в справочнике, указать их тип, единицы измерения и счета учета, а затем при необходимости ввести начальные остатки на складе. От правильности этих настроек зависит, как программа будет списывать материалы в производство, формировать проводки и считать себестоимость.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8 (ред. 3.0) — самую распространенную конфигурацию для учета материалов. В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP логика похожа, но расположение разделов отличается; ключевые различия описаны в отдельном разделе.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение справочника «Номенклатура», а учетная политика организации уже настроена. Если база новая, сначала заполните реквизиты организации — без этого документы поступления и списания проводиться не будут.

Где в 1С хранятся материалы и как устроен справочник

Все материалы, товары, услуги и продукция в 1С хранятся в одном справочнике — «Номенклатура». Открыть его можно через раздел «Справочники» → «Номенклатура» (в некоторых интерфейсах — «Склад» → «Номенклатура»). Отличие материала от товара задается полем «Тип номенклатуры»: именно оно определяет, на каких счетах будет вестись учет и какие документы доступны.

Справочник поддерживает группы (папки), поэтому перед массовым заведением позиций имеет смысл создать структуру: например, «Сырье», «Комплектующие», «Хозяйственные материалы», «Топливо». Это упрощает поиск, отчеты и настройку счетов учета по группам. Группа создается кнопкой «Создать группу» в форме списка.

Создание карточки материала вручную

Откройте «Справочники» → «Номенклатура» и нажмите «Создать». Заполните ключевые поля карточки:

• Наименование — рабочее название, по которому материал будет искаться в документах. Поле «Полное наименование» заполняется автоматически и используется в печатных формах;
• Тип номенклатуры — выберите «Материалы». От этого зависит набор счетов учета по умолчанию;
• Единица измерения — шт., кг, м, л и т.д. Выбирается из классификатора ОКЕИ;
• Артикул — внутренний код поставщика или собственный, удобен для поиска;
• Ставка НДС — подставляется в документы поступления и реализации.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Проверьте, что карточка появилась в нужной группе справочника и корректно ищется по наименованию — введите первые буквы названия в строке поиска списка.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Номенклатура»
2. 2
   Создайте группу для материалов, если структура еще не настроена
3. 3
   Нажмите «Создать» и заполните наименование, тип «Материалы», единицу измерения
4. 4
   Проверьте ставку НДС и счета учета
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и найдите позицию в списке для проверки

Настройка счетов учета и единиц измерения

Счета учета определяют, какие проводки сформирует программа при поступлении и списании материала. В 1С:Бухгалтерии они задаются через ссылку «Счета учета номенклатуры» в форме списка справочника или в карточке элемента. Для материалов типовая настройка — счет 10.01 «Сырье и материалы», счет НДС — 19.03.

Счета можно задать на разных уровнях: для всей номенклатуры сразу, для конкретной группы, для отдельной позиции или для склада. Приоритет — от частного к общему: настройка для конкретной карточки перекрывает настройку группы. Практичный вариант — задать счета на группу «Материалы», а исключения прописать отдельно.

С единицами измерения есть нюанс: если поставщик отгружает материал в упаковках, а списывается он в штуках или метрах, заводите базовую единицу той, в которой ведется складской и бухгалтерский учет. Пересчет упаковок в базовые единицы в 1С:Бухгалтерии выполняется вручную при вводе документов; автоматический учет в нескольких единицах с коэффициентами доступен в 1С:Управление торговлей и ERP.

Ввод начальных остатков материалов

Если организация начинает работать в 1С не «с нуля», остатки материалов на складах нужно ввести на дату начала учета. В 1С:Бухгалтерии используется «Главное» → «Помощник ввода остатков». Выберите счет 10.01, создайте документ ввода остатков и заполните таблицу: номенклатура, количество, цена, сумма, склад.

Цена ввода остатков — это фактическая себестоимость материала по данным прежнего учета, а не цена продажи. Ошибка в сумме напрямую исказит себестоимость при последующем списании и финансовый результат. После ввода сверьте итоги с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 10 за предыдущий период — суммы должны совпасть.

Если остатков нет, материалы просто приходуются первым документом «Поступление товаров и услуг» (раздел «Покупки»). При проведении документа программа подставит счета учета из настроек номенклатуры — проверьте их в табличной части перед записью.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10.01

Норма

Остаток равен данным инвентаризации или прежнего учета

Тревожный признак

Расхождения по сумме или количеству — ищите ошибку в документе ввода остатков

Отчет «Остатки товаров на складах»

Норма

Позиция видна с правильным количеством и складом

Тревожный признак

Позиция отсутствует или склад не тот — проверьте реквизиты документа

Проводки документа поступления (Дт/Кт)

Норма

Дт 10.01 — Кт 60.01, НДС на 19.03

Тревожный признак

Другие счета — исправьте настройку счетов учета номенклатуры

Загрузка материалов из Excel и других источников

При большом перечне позиций ручной ввод неэффективен. В типовой 1С:Бухгалтерии есть встроенная обработка «Загрузка данных из табличного документа» (открывается через «Файл» → «Открыть» либо через «Все функции» → «Обработки», если включен соответствующий режим). Она позволяет сопоставить колонки Excel-файла полям справочника и загрузить сотни позиций за один проход.

Перед загрузкой подготовьте файл: одна строка — одна позиция, без объединенных ячеек и промежуточных итогов. Обязательный минимум колонок — наименование и единица измерения; желательно добавить артикул, группу и ставку НДС. Сначала загрузите 3–5 строк в тестовом режиме и проверьте результат, потом запускайте полную загрузку.

Альтернатива — обмен через форматы CommerceML или внешние обработки от франчайзи, если данные приходят от поставщиков регулярно. Для разовой задачи это избыточно, но при постоянном обновлении каталога окупается.

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление торговлей номенклатура находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Номенклатура», а карточка содержит больше реквизитов: вид номенклатуры с шаблоном наименования, упаковки с коэффициентами пересчета, характеристики (размер, цвет). Счета учета там не задаются в карточке — бухгалтерский учет ведется после выгрузки в 1С:Бухгалтерию.

В 1С:ERP и «Комплексной автоматизации» логика близка к УТ: сначала создается вид номенклатуры (шаблон с настройками), затем позиции на его основе. Это удобно для больших каталогов, так как общие параметры задаются один раз. Если вы переходите между конфигурациями, синхронизация номенклатуры настраивается через типовой обмен — тогда материалы заводятся в одной программе и переносятся в другую автоматически.

Сравнение вариантов

Ручной ввод карточек

Подходит при небольшом количестве позиций (до нескольких десятков). Полный контроль каждого поля, но медленно при массовом заведении

Загрузка из Excel

Оптимально для сотен позиций с готовым списком. Требует подготовленного файла и тестовой загрузки, иначе велик риск массовых ошибок

Синхронизация между конфигурациями

Для связок УТ/ERP + Бухгалтерия. Настройка сложнее, но исключает двойной ввод и расхождения справочников

Частые ошибки и как их исправить

Самая распространенная проблема — дубли номенклатуры. Признаки: одна позиция встречается в отчетах несколько раз с разными остатками. Лечение: оставьте одну карточку, остатки с дублей перенесите документами списания и оприходования, лишние элементы пометьте на удаление. Просто удалить дубль с движениями нельзя — программа не даст, пока есть ссылки в документах.

Вторая типичная ситуация — материал не списывается в производство или документ «Требование-накладная» не проводится. Чаще всего причина в отсутствии остатка на нужном складе или в неверном счете учета в табличной части документа. Проверьте отчет «Остатки товаров на складах» и счета учета в самом документе.

FAQ

Можно ли завести материал прямо из документа поступления?

Да. В табличной части документа «Поступление товаров и услуг» нажмите «Добавить» и в поле «Номенклатура» выберите «Создать» — откроется форма новой карточки. После записи она автоматически подставится в строку документа. Это удобно, когда накладная содержит новые позиции.

Какой счет учета выбрать для материалов?

В 1С:Бухгалтерии типовой счет для сырья и материалов — 10.01. Для покупных полуфабрикатов и комплектующих используется 10.02, для топлива — 10.03, для инвентаря и хозяйственных принадлежностей — 10.09. Конкретный выбор зависит от учетной политики организации и назначения ценностей.

Как переименовать материал, если по нему уже есть документы?

Наименование можно менять в любой момент — это справочный реквизит, он не влияет на проводки и остатки. В уже распечатанных документах прошлых периодов при повторной печати отобразится новое название. А вот тип номенклатуры и единицу измерения после движений менять не рекомендуется.

Что делать, если один и тот же материал приходит от поставщиков под разными названиями?

Заведите одну карточку с унифицированным наименованием, а названия поставщиков фиксируйте в артикуле или комментарии. В 1С:Управление торговлей для этого есть механизм «Номенклатура поставщиков», который связывает наименование из прайса поставщика с вашей карточкой.

Как завести материал, который учитывается в метрах, а покупается рулонами?

В 1С:Бухгалтерии заведите базовую единицу «м» и пересчитывайте количество при поступлении вручную (например, 3 рулона по 50 м = 150 м). В 1С:Управление торговлей можно задать упаковку «рулон» с коэффициентом 50 — программа пересчитает автоматически и будет хранить остатки в базовых единицах.