Справочники и Данные · 11 мин
Как завести иностранную организацию в 1С
Как создать карточку иностранного контрагента в 1С: Бухгалтерии и УНФ: реквизиты, страна регистрации, налоговый номер, особенности учёта НДС и валютных договоров.
Работа с зарубежными контрагентами требует корректного заведения карточки организации в 1С: от этого зависят правильность валютных договоров, расчёт НДС при импорте и экспорте, отражение операций в книге покупок и продаж, а также заполнение документов по ВЭД. Ошибка в реквизитах иностранной компании приводит к некорректным счетам-фактурам, проблемам при таможенном оформлении и вопросам со стороны налоговой инспекции.
Порядок действий зависит от конфигурации: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:ERP или Комплексная автоматизация имеют схожую логику, но отличаются расположением справочников и набором полей. Ниже разобран универсальный порядок с акцентом на 1С:Бухгалтерию 8.3 как наиболее распространённую конфигурацию, а также отмечены отличия других решений.
Перед созданием карточки подготовьте данные из контракта или инвойса: точное наименование компании на языке страны регистрации и в транслитерации, страну регистрации, регистрационный и налоговый номера (если присваиваются в этой стране), юридический адрес, валюту расчётов и банковские реквизиты для платежей в иностранной валюте.
Где находится справочник контрагентов в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8.3 карточка иностранной организации создаётся в разделе «Справочники» — «Контрагенты» (в некоторых интерфейсах — «Покупки и продажи» — «Контрагенты»). Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид контрагента «Юридическое лицо». Если контрагент — иностранное физическое лицо или ИП-аналог, выберите соответствующий вид.
В 1С:УНФ справочник расположен в разделе «Компания» — «Контрагенты» или «CRM» — «Контрагенты». В 1С:ERP и Комплексной автоматизации путь: «НСИ и администрирование» — «Справочники» — «Контрагенты», при этом там используется двухуровневая модель «Партнёр — Контрагент», где партнёр описывает бизнес-субъекта, а контрагент — юридическое лицо с реквизитами.
Ключевой шаг: выбор страны регистрации
Главное отличие иностранной организации от российской — поле «Страна регистрации». По умолчанию в новой карточке стоит «Россия», и форма показывает привычные поля ИНН, КПП, ОГРН. Как только вы выберете другую страну из классификатора стран мира (ОКСМ), форма перестроится: вместо ИНН появятся поля «Регистрационный номер» и «Налоговый номер», а КПП исчезнет, поскольку этот реквизит существует только в российской системе учёта.
Если нужной страны нет в списке, проверьте, загружен ли классификатор стран мира. В 1С:Бухгалтерии его можно обновить через «Администрирование» — «Обслуживание» — «Регламентные операции» — «Загрузка классификаторов» либо добавить страну вручную по данным ОКСМ. От кода страны зависят отчёты по ВЭД и статистические формы, поэтому выбирайте страну регистрации контрагента, а не страну его банка или фактического офиса.
Заполнение реквизитов иностранной организации
Наименование вводите в двух видах: полное — как в учредительных документах или контракте (обычно на языке страны регистрации, например «Muster GmbH»), рабочее — удобное для поиска. Если программа предлагает отдельное поле «Международное наименование» или «Наименование для печати», заполните его латиницей так, как название указано в инвойсах и банковских документах, — это значение попадёт в печатные формы и платёжные поручения.
Регистрационный номер — аналог российского ОГРН, номер записи в торговом или государственном реестре страны регистрации. Налоговый номер — аналог ИНН: для компаний из ЕС это VAT-номер (например, немецкий USt-IdNr), для других стран — локальный идентификатор налогоплательщика. Если у контрагента из страны ЕАЭС есть УНП (Беларусь) или БИН (Казахстан), введите его в поле налогового номера — оно используется в заявлении о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.
Юридический адрес заполняется через специальную форму ввода адреса: после выбора иностранной страны форма переключается в свободный формат без привязки к ФИАС/ГАР. Вводите адрес так, как он указан в контракте. Контактные данные — телефон с международным кодом, email, сайт — заполняйте в соответствующих полях вкладки «Адреса и телефоны».
- 1Откройте «Справочники» — «Контрагенты» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид «Юридическое лицо»
- 3В поле «Страна регистрации» укажите иностранное государство
- 4Заполните наименование, регистрационный и налоговый номера
- 5Введите юридический адрес и контакты
- 6Создайте договор в валюте расчётов
- 7Добавьте валютный банковский счёт контрагента
- 8Запишите карточку и проверьте заполнение
Договор и банковский счёт иностранного контрагента
Договор с иностранной организацией создаётся на вкладке «Договоры» карточки контрагента. Критично правильно указать валюту расчётов: если контракт в евро или долларах, выберите соответствующую валюту из справочника — тогда документы поступления и реализации будут вести валютный учёт с пересчётом по курсу ЦБ. Для договоров в рублях с нерезидентом валюта остаётся RUB.
Банковский счёт иностранной компании добавляется на вкладке «Банковские счета». Укажите номер счёта (для европейских банков — в формате IBAN), SWIFT-код банка, наименование и адрес банка. Эти данные используются при формировании платёжных поручений в валюте и печати счетов на оплату для зарубежных покупателей. Если расчёты идут через банк-корреспондент, реквизиты корсчёта указываются в платёжных документах, а не в карточке контрагента.
Особенности налогового учёта с нерезидентами
Операции с иностранными организациями имеют налоговую специфику, которую нужно учесть ещё на этапе договора. При импорте товаров из стран ЕАЭС программа формирует заявление о ввозе и уплате косвенных налогов — для его корректного заполнения важны страна регистрации и налоговый номер поставщика. При импорте из других стран НДС уплачивается на таможне, и карточка контрагента используется в документе «Таможенная декларация на импорт».
При покупке работ и услуг у нерезидента, не состоящего на учёте в российской налоговой, российская организация может становиться налоговым агентом по НДС. В 1С:Бухгалтерии это настраивается в договоре: установите признак, что организация исполняет обязанности налогового агента, и выберите вид агентского договора. Тогда при проведении оплаты поставщику программа автоматически начислит агентский НДС.
Для экспорта товаров ставка НДС 0% подтверждается пакетом документов, и корректные реквизиты иностранного покупателя — часть этого пакета. Ошибки в наименовании или стране покупателя в счёте-фактуре могут стать формальным поводом для отказа в подтверждении нулевой ставки.
Сравнение вариантов
Заполняйте налоговый номер (УНП, БИН, ИИН) — он нужен для заявления о ввозе товаров. НДС при импорте уплачивается в свою налоговую, а не на таможне.
Указывайте VAT-номер или регистрационный номер, банковские реквизиты в формате IBAN/SWIFT. НДС при импорте платится на таможне, для услуг возможен агентский НДС.
Реквизиты часто ограничиваются регистрационным номером. Проверьте требования валютного контроля и возможные ограничения на переводы до проведения платежа.
Проверка результата и типичные ошибки
После сохранения карточки выполните контрольную проверку: создайте тестовый документ (например, счёт покупателю или поступление товаров) с этим контрагентом и убедитесь, что валюта документа соответствует договору, печатная форма содержит корректные наименование и адрес, а курс валюты подтягивается автоматически. Если курс не заполняется, загрузите курсы валют через «Администрирование» — «Курсы валют».
Частые ошибки при заведении иностранных организаций: оставленная страна регистрации «Россия» с вписанным вручную иностранным «ИНН» — ломает отчётность по ВЭД; договор в рублях при фактических расчётах в валюте — искажает курсовые разницы; ввод адреса текстом в поле наименования или комментария вместо формы адреса — реквизиты не попадают в печатные формы и отчёты.
Как проверить результат
Указана иностранная страна, поля «Регистрационный номер» и «Налоговый номер» активны
Стоит «Россия», реквизиты вписаны в поле ИНН вручную
Валюта договора совпадает с валютой контракта, при необходимости включён признак налогового агента
Валюта RUB при валютном контракте, агентский НДС не настроен
Валюта и курс подставляются автоматически, печатная форма содержит корректные реквизиты
Курс пустой, в печатной форме ошибки в наименовании или адресе
Когда стандартной карточки недостаточно
Если у иностранной организации несколько обособленных подразделений или площадок отгрузки, в 1С:Бухгалтерии используйте несколько договоров и адресов доставки, а в 1С:ERP — несколько контрагентов, привязанных к одному партнёру. Это позволит вести раздельный учёт задолженности по каждой площадке без дублирования карточек.
Для компаний с большим числом зарубежных контрагентов полезна выгрузка реквизитов из контрактов в шаблон и пакетная загрузка через обработку «Загрузка данных из табличного документа» (в конфигурациях на управляемых формах она доступна в разделе «Администрирование» или «Покупки» в зависимости от решения). Перед массовой загрузкой сделайте резервную копию информационной базы и проверьте результат на 2–3 записях.
Что важно запомнить
Иностранная организация заводится как обычный контрагент, но с обязательной сменой страны регистрации — это переключает реквизиты на регистрационный и налоговый номера. Дополнительно настройте валютный договор, банковский счёт с IBAN/SWIFT и, при необходимости, признак налогового агента по НДС. Результат проверяйте тестовым документом до первого реального платежа.
Частые вопросы
Что делать, если у иностранной компании нет налогового номера?
Не все страны присваивают компаниям отдельный налоговый идентификатор. В этом случае оставьте поле пустым и заполните регистрационный номер — его обычно достаточно для документов. Исключение — контрагенты из стран ЕАЭС: для заявления о ввозе товаров налоговый номер (УНП, БИН, ИИН) обязателен, запросите его у поставщика.
Можно ли ввести наименование кириллицей?
Технически да, но для печатных форм, платёжных документов и отчётности лучше хранить наименование латиницей так, как оно указано в контракте и банковских документах бенефициара. Русскоязычное название можно добавить в рабочее наименование или комментарий для удобства поиска.
Как отразить смену реквизитов иностранного контрагента?
Отредактируйте существующую карточку, а не создавайте новую — иначе раздвоится задолженность и история операций. Если изменился банк, добавьте новый банковский счёт и назначьте его основным, старый сохранится для корректной сверки прошлых платежей.
Нужно ли заводить отдельную карточку для филиала иностранной компании?
Если филиал является самостоятельным юридическим лицом по праву своей страны — да, это отдельный контрагент. Если это структурное подразделение той же компании, используйте один контракт с разными адресами доставки или, в 1С:ERP, одного партнёра с несколькими контрагентами.
Почему в документе не пересчитывается валютная сумма?
Чаще всего причина в том, что в договоре выбрана валюта RUB либо не загружены курсы валют. Проверьте валюту договора в карточке контрагента и загрузите курсы через «Администрирование» — «Курсы валют» на дату документа.