Справочники и Данные · 10 мин
Как завести физическое лицо в 1С
Как завести физическое лицо в 1С: создание карточки, заполнение ФИО, ИНН, СНИЛС, документов, отличия от сотрудника, проверка данных и типичные ошибки.
Справочник «Физические лица» — один из базовых в любой конфигурации 1С, где ведётся кадровый учёт или расчёт зарплаты. Без карточки физического лица нельзя оформить сотрудника, начислить зарплату, сформировать отчётность в ПФР и ФНС или выдать деньги подотчётному лицу. Поэтому заводить физлицо нужно до приёма на работу, а не в момент первого начисления.
Ключевая особенность этого справочника — разделение понятий «физическое лицо» и «сотрудник». Физлицо описывает человека как такового: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Сотрудник — это связь физлица с организацией: должность, подразделение, условия трудового договора. Одно физлицо может быть сотрудником нескольких организаций или числиться в одной компании по нескольким договорам.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» с кадровым учётом. В других решениях (например, «Управление торговлей») справочник физлиц тоже есть, но набор реквизитов проще — там чаще достаточно ФИО и контактов.
Где находится справочник физических лиц
В «1С:Зарплата и управление персоналом» справочник открывается через раздел «Кадры» → «Физические лица». В «1С:Бухгалтерии» путь обычно такой: «Справочники» → «Физические лица» либо «Зарплата и кадры» → «Физические лица» — зависит от редакции и настроек интерфейса. Если пункта не видно, проверьте, включён ли кадровый учёт в настройках функциональности программы.
Список физлиц общий для всех организаций информационной базы. Это важно: если человек работал в одной организации холдинга и переходит в другую, дублировать карточку не нужно — достаточно создать нового сотрудника на существующее физлицо. Дубли приводят к ошибкам в персонифицированной отчётности и отражении в учёте страховых взносов.
Создание карточки физического лица
Откройте список физлиц и нажмите «Создать». В простейшем случае программа попросит ввести только ФИО — это единственный обязательный реквизит. Введите фамилию, имя и отчество в одно поле или через кнопку развёртывания, если конфигурация предлагает раздельный ввод. Программа автоматически определит пол по отчеству, проверьте корректность.
После записи карточки (кнопка «Записать») в шапке появятся гиперссылки для ввода остальных данных: «Личные данные», «Документ, удостоверяющий личность», «Адреса», «ИНН», «СНИЛС», «Страхование» и другие. Каждая ссылка открывает отдельную форму. Такая структура сделана намеренно: исторические данные (смена фамилии, замена паспорта) хранятся с датами, и программа подставляет актуальные значения в документы на нужную дату.
- 1Откройте «Кадры» → «Физические лица» (в Бухгалтерии — «Справочники» → «Физические лица»)
- 2Нажмите «Создать» и введите ФИО полностью, без сокращений
- 3Запишите карточку кнопкой «Записать»
- 4Заполните личные данные: дата рождения, пол, место рождения
- 5Введите ИНН и СНИЛС через соответствующие ссылки
- 6Добавьте документ, удостоверяющий личность (паспорт), с датой выдачи
- 7Укажите адреса регистрации и фактического проживания
- 8Запишите и закройте карточку, проверьте отсутствие дублей в списке
Заполнение ИНН, СНИЛС и документов
ИНН и СНИЛС вводятся цифрами без пробелов и дефисов — программа сама отформатирует значение при записи. Если человек ИНН не имеет, оставьте поле пустым: это допустимо, но в отчётности появится соответствующее предупреждение. СНИЛС обязателен для работающих по трудовым и гражданско-правовым договорам — без него персонифицированные сведения не пройдут контроль.
Документ, удостоверяющий личность, добавляется через ссылку «Документы» или «Удостоверение личности». Выберите вид документа из классификатора (паспорт гражданина РФ, загранпаспорт, вид на жительство и т. д.), введите серию, номер, дату выдачи и кем выдан. Для паспорта РФ серия и номер вводятся подряд без пробела либо с пробелом — программа приведёт к нужному виду.
При смене документа не редактируйте старую запись, а добавьте новую с указанием даты, с которой действует новый документ. Иначе в документах прошлых периодов (например, в справках 2-НДФЛ за прошлый год) подтянется новый паспорт, что исказит данные.
Отличие физического лица от сотрудника
Частая ошибка новичков — попытка сразу «принять человека на работу», минуя этап физлица. В типовых конфигурациях документ «Приём на работу» сам предложит создать физлицо или выбрать существующее. Но если физлицо уже есть (например, человек работал раньше или числится в другой организации базы), правильнее выбрать его из списка, а не создавать заново.
Сотрудник создаётся в справочнике «Сотрудники» и привязывается к физлицу и организации. У одного физлица может быть несколько сотрудников: основное место работы и внутреннее совместительство, договоры ГПХ, работа в разных организациях. Поэтому при поиске «человека» в базе ищите через справочник физлиц — так вы увидите полную картину.
Физлицо или сотрудник
Создаётся один раз на человека, общий для всех организаций базы. Хранит персональные данные и документы.
Создаётся на связку «физлицо + организация». Хранит должность, подразделение, табельный номер, условия оплаты.
Документ, который создаёт трудовые отношения. Может автоматически создать и физлицо, и сотрудника.
Проверка результата и поиск дублей
После создания карточки убедитесь, что данных достаточно для дальнейшей работы. Откройте карточку физлица и проверьте: ФИО без сокращений, дата рождения заполнена, ИНН и СНИЛС введены, действующий документ один и помечен актуальным. В ЗУП есть встроенная проверка — при записи документа приёма программа сама укажет на незаполненные обязательные поля.
Перед созданием нового физлица всегда выполняйте поиск по списку: введите фамилию или ИНН в строку поиска. В некоторых конфигурациях есть автоматическая проверка дублей по ИНН и СНИЛС — программа предупредит, если человек с такими данными уже существует. Не игнорируйте это предупреждение.
Как проверить результат
Человек в списке отсутствует
Есть карточка с тем же ИНН или СНИЛС — создаётся дубль
ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, актуальный паспорт заполнены
Пустые поля или два действующих документа
Проводится без предупреждений о незаполненных данных
Программа требует заполнить персональные данные
Типичные ошибки при заведении физлиц
Самая распространённая ошибка — создание дублей. Причины: поиск не выполнен, фамилия введена с опечаткой, человек менял фамилию. Дубль обнаруживается поздно — при сдаче отчётности, когда один человек «раздваивается» в сведениях. Исправляется объединением карточек с переносом ссылок, что требует аккуратности.
Вторая группа ошибок — некорректные данные: транслитерация вместо кириллицы, инициалы вместо полного имени, лишние пробелы. Такие записи ломают печатные формы и выгрузки в XML, где требуется строгое соответствие формату. Вводите данные точно как в паспорте.
Особые сценарии
Смена фамилии
Не редактируйте поле ФИО напрямую, если нужно сохранить историю. В ЗУП есть механизм «Изменение ФИО» (ссылка в карточке физлица или документ «Изменение ФИО» в разделе кадровых документов): укажите новую фамилию и дату, с которой она действует. Документы до этой даты будут формироваться со старой фамилией, после — с новой.
Физлицо как контрагент
Если человек выступает контрагентом (например, арендодатель или подрядчик по договору ГПХ в «1С:Бухгалтерии» без кадрового модуля), его заводят в справочнике «Контрагенты» с видом «Физическое лицо». Это отдельный объект, и связь со справочником физлиц зависит от конфигурации. Не путайте эти справочники: для зарплаты и кадров нужен именно «Физические лица».
Частые вопросы
Можно ли создать физлицо сразу из документа приёма на работу?
Да. В документе «Приём на работу» в поле сотрудника выберите «Создать нового» — программа последовательно предложит ввести данные физлица и сотрудника. Это удобно для новых людей, но для ранее работавших лучше сначала найти существующую карточку физлица.
Что делать, если обнаружились две карточки одного человека?
Определите, к какой карточке привязано больше документов и сотрудников — её оставляете основной. По второй карточке переносите ссылки (сотрудников, документы) на основную, после чего помечаете дубль на удаление. Перед операцией сделайте резервную копию базы.
Обязательно ли заполнять адрес физлица?
Для кадровых документов адрес не обязателен, но он нужен для отчётности: адрес регистрации включается в персонифицированные сведения и ряд форм для ФНС. Заполняйте адрес по классификатору ФИАС/КЛАДР через подбор, а не вручную строкой.
Человек не имеет ИНН — как завести карточку?
Поле ИНН оставьте пустым, это допустимо. В отчётности по такому человеку ИНН просто не указывается. Когда сотрудник получит ИНН, добавьте его в карточку — новые документы подтянут значение автоматически.
Почему физлицо не видно в списке сотрудников?
Потому что это разные справочники. Физлицо появится в списке сотрудников только после создания элемента «Сотрудник» и оформления приёма на работу или договора. Пока сотрудник не создан, человек существует в базе только как физическое лицо.
Как исправить опечатку в ФИО, если отчётность ещё не сдавалась?
Если ни один отчёт с этим человеком не сдан, просто откройте карточку и исправьте ФИО, затем запишите. Если сомневаетесь, используйте механизм «Изменение ФИО» с текущей датой — он безопасен и сохраняет историю.
Что важно запомнить
Физлицо заводится один раз на человека и общее для всех организаций базы; обязателен только ввод ФИО, остальное добавляется через ссылки карточки. Перед созданием всегда ищите по фамилии и ИНН, изменения документов и фамилий оформляйте новыми записями с датами, а не правкой старых.