Как завести контрагента (договорника) в 1С

Под «договорником» в 1С обычно понимают контрагента — организацию или физическое лицо, с которым компания заключает договоры и ведёт расчёты. Карточка контрагента хранится в справочнике «Контрагенты» и используется во всех документах: счетах, актах, накладных, платёжных поручениях. Без корректно заведённого контрагента невозможно оформить ни одну хозяйственную операцию.

Ошибки при создании контрагента приводят к дублям в справочнике, неверным реквизитам в печатных формах и проблемам при выгрузке платёжек в банк. Поэтому важно не просто «добавить запись», а правильно заполнить карточку: указать вид контрагента, ИНН, КПП, адреса и привязать договор с расчётным счётом.

Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Названия команд могут немного отличаться, но логика везде одинаковая.

Что понадобится перед созданием контрагента

Прежде чем открывать справочник, соберите минимальный набор данных. Для юридического лица это ИНН, КПП, полное и сокращённое наименование, юридический адрес, реквизиты банковского счёта (номер счёта, БИК банка). Для индивидуального предпринимателя КПП нет, для физического лица достаточно ФИО и ИНН при его наличии.

Уточните у бухгалтерии, какой вид договора будет заключён: с поставщиком, с покупателем, прочий. В некоторых конфигурациях тип договора влияет на доступность документов — например, по договору «с поставщиком» нельзя выписать реализацию.

Убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на редактирование справочника «Контрагенты». Если кнопка «Создать» неактивна или карточка открывается только на просмотр, обратитесь к администратору 1С — самостоятельно расширить права нельзя.

Где находится справочник контрагентов

В 1С:Бухгалтерии 8 справочник открывается через раздел «Справочники» → «Контрагенты». Также карточку можно создать прямо из документа: в поле «Контрагент» нажмите стрелку выбора и в открывшемся списке — кнопку «Создать». Это удобно, когда контрагент нужен «здесь и сейчас» при вводе накладной.

В 1С:Управлении торговлей путь похожий: «НСИ и администрирование» → «Контрагенты» или раздел «Продажи» / «Закупки» → «Контрагенты». В конфигурациях с ролями «партнёры» (УТ 11, КА 2, ERP) логика двухуровневая: сначала создаётся «Партнёр» (кто это), затем «Контрагент» (юридическое лицо этого партнёра). Не путайте эти справочники — один партнёр может иметь несколько контрагентов.

Быстрый способ найти справочник в любой конфигурации — воспользоваться строкой поиска в верхней части окна программы или нажать кнопку «Все функции» и набрать «Контрагенты».

Пошаговое создание карточки контрагента

Основной сценарий — создание через автоматическое заполнение по ИНН. Это самый надёжный способ: программа получает наименование, адрес и данные о руководителе из официальных реестров, что исключает опечатки.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид контрагента: юридическое лицо, ИП или физическое лицо
3. 3
   Введите ИНН и нажмите «Заполнить по ИНН» — реквизиты подтянутся автоматически
4. 4
   Проверьте наименование, КПП и юридический адрес, при необходимости добавьте фактический адрес
5. 5
   На вкладке «Договоры» создайте договор с нужным типом и номером
6. 6
   На вкладке «Банковские счета» добавьте расчётный счёт с БИК банка
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте контрагента в списке

Если автозаполнение недоступно (нет интернет-подключения или не настроен сервис 1С:Контрагент), заполните поля вручную. Поле «Наименование» — это краткое рабочее название, которое будет видно в списках и документах. Поля «Полное наименование» и «Наименование для печати» используются в официальных документах — туда вписывайте название строго по уставу, с формой собственности и кавычками.

Юридическое лицо

Для организации обязательны ИНН (10 цифр) и КПП (9 цифр). Программа проверяет контрольную сумму ИНН и выдаст предупреждение, если номер введён с ошибкой. Если у контрагента несколько обособленных подразделений, для каждого с отдельным КПП в типовых решениях обычно заводят отдельную карточку контрагента.

Индивидуальный предприниматель и физическое лицо

У ИП ИНН состоит из 12 цифр, поле КПП остаётся пустым. Для физического лица ИНН не обязателен, но его заполнение помогает избежать дублей и упрощает формирование отчётности. Наименование для печати у ИП формируется как «ИП Фамилия Имя Отчество».

Заполнение договора и банковского счёта

Договор — обязательный элемент для проведения расчётных документов. В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры», нажмите «Создать» и укажите вид договора (с поставщиком, с покупателем, прочий), номер и дату. Если договор бессрочный или номер отсутствует, поле можно оставить пустым — программа это допускает.

Банковский счёт добавляется на вкладке «Банковские счета». Достаточно ввести номер счёта и БИК — название и корсчёт банка подтянутся из справочника банков автоматически. Проверьте соответствие номера счёта и БИК: в 1С встроена проверка ключа, и при несовпадении появится предупреждение — не игнорируйте его, иначе платёжка уйдёт с ошибкой или будет отклонена банком.

Один контрагент может иметь несколько договоров и несколько счетов. Основной договор и основной счёт подставляются в документы автоматически — назначьте их через кнопку «Установить основным» или аналогичную команду в карточке.

Проверка на дубли и объединение карточек

Главная болезнь справочника контрагентов — дубли: одна и та же организация заведена дважды с разным написанием («ООО Ромашка», «Ромашка ООО», «ООО \"Ромашка\"»). Дубли размывают акты сверки, дебиторку и отчёты. Перед созданием нового элемента введите ИНН в строку поиска справочника — если контрагент уже есть, используйте существующую карточку.

В типовых конфигурациях есть встроенный поиск дублей: при вводе ИНН программа сама покажет предупреждение, если такой контрагент уже существует. Для массовой чистки используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), которая объединяет элементы с заменой ссылок во всех документах.

Как проверить, что контрагент заведён правильно

После сохранения карточки выполните контрольную проверку. Откройте любой тестовый документ (например, счёт покупателю), выберите нового контрагента и убедитесь, что договор и банковский счёт подставились автоматически, а в печатной форме отображаются корректные наименование, ИНН, КПП и адрес. Документ после проверки можно не сохранять.

Дополнительно сверьте данные с выпиской из ЕГРЮЛ — сервис 1С:Контрагент при заполнении по ИНН показывает статус организации. Если контрагент ликвидирован или находится в процессе реорганизации, программа выведет предупреждение — это повод запросить у партнёра актуальные реквизиты до заключения сделки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подстановка в документ

Норма

Договор и счёт подставляются автоматически

Тревожный признак

Поля пустые — не назначены основные договор и счёт

Печатная форма счёта

Норма

Полное наименование, ИНН/КПП и адрес корректны

Тревожный признак

Сокращённое название или пустой адрес — не заполнены поля для печати

Поиск по ИНН в справочнике

Норма

Находится одна карточка

Тревожный признак

Две и более карточки — есть дубль, нужно объединение

Статус по ЕГРЮЛ

Норма

Организация действующая

Тревожный признак

Ликвидирована или недостоверные данные — запросите реквизиты у партнёра

Часто задаваемые вопросы

Можно ли завести контрагента без ИНН?

Да, программа не блокирует создание карточки без ИНН — это актуально для иностранных компаний и физических лиц. Но для российских организаций ИНН крайне желателен: без него не работает автозаполнение, поиск дублей и ряд проверок в отчётности.

Чем «Партнёр» отличается от «Контрагента» в УТ 11 и ERP?

Партнёр — это бизнес-субъект (компания как таковая), а контрагент — конкретное юридическое лицо или ИП этого партнёра с ИНН и реквизитами. У одного партнёра может быть несколько контрагентов, например головная организация и её дочерняя компания. Документы проводятся именно по контрагентам.

Как изменить реквизиты контрагента, если по нему уже есть документы?

Откройте карточку и отредактируйте нужные поля — ссылочная целостность не пострадает, так как документы хранят ссылку на элемент справочника, а не копию реквизитов. Учтите, что при перепроведении старых документов в печатные формы попадут уже новые данные, поэтому исправления в «закрытых» периодах делайте осознанно.

Что делать, если контрагент заведён дважды и по обоим есть документы?

Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование». Она заменит ссылки на дубль во всех документах ссылкой на основную карточку и пометит дубль на удаление. Перед объединением сделайте резервную копию базы и выберите, какая карточка останется основной.

Почему кнопка «Заполнить по ИНН» не работает?

Автозаполнение требует подключения к интернет-поддержке 1С и действующего доступа к сервису 1С:Контрагент. Проверьте, что в программе введён логин и пароль портала 1С (раздел «Администрирование» → «Интернет-поддержка») и есть доступ в интернет. Без сервиса реквизиты вводятся вручную.

Нужно ли заводить отдельного контрагента для каждого договора?

Нет. Один контрагент может иметь неограниченное количество договоров разных видов. Отдельные карточки заводят только для разных юридических лиц или для обособленных подразделений с собственным КПП, если этого требует учётная политика.