Как заполнять номенклатуру в 1С

Номенклатура в 1С — это основной справочник, от которого зависят продажи, складской учёт, закупки и отчётность. Ошибка в карточке товара приводит к неверным остаткам, неправильным ценам в документах и проблемам при выгрузке данных в налоговые отчёты. Поэтому заполнять номенклатуру нужно по единым правилам, а не «как получилось».

Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях: «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия». Названия меню могут немного отличаться между версиями, но логика заполнения везде одинаковая.

Что такое номенклатура и где находится справочник

Номенклатура — это перечень всех товаров, материалов, услуг и работ, с которыми работает компания. Каждая позиция хранится в виде карточки с набором реквизитов: наименование, артикул, единица измерения, вид номенклатуры, ставка НДС и другие параметры.

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» справочник открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» или через раздел «Склад и доставка». В «1С:Бухгалтерии» путь короче: «Справочники» → «Номенклатура».

Перед созданием первой карточки полезно продумать структуру папок (групп). Например: «Товары для перепродажи», «Материалы», «Услуги», «Комплектующие». Это упростит поиск, настройку отчётов и назначение правил ценообразования.

Подготовка: настройка видов номенклатуры

Вид номенклатуры — первое и самое важное, что нужно настроить. От него зависит, какие поля будут доступны в карточке и как позиция будет вести себя в учёте: списываться со склада, учитываться по сериям или просто отражаться как услуга.

Откройте справочник «Виды номенклатуры» (обычно доступен из формы списка номенклатуры через кнопку «Ещё» или из раздела настроек НСИ). В типовых конфигурациях уже есть предустановленные виды: «Товар», «Услуга», «Работа», «Набор». Если их достаточно — создавать новые не обязательно.

При настройке вида номенклатуры обратите внимание на параметры:

• Тип номенклатуры — товар, услуга, работа, набор, тара. Услуги не имеют складского остатка, товары — имеют.
• Использование характеристик — нужно, если один товар существует в вариантах (размер, цвет, объём).
• Учёт по сериям — для товаров с номерами партий, сроками годности, сертификатами.
• Ставка НДС по умолчанию — подставится в новые карточки автоматически.

Создание карточки номенклатуры: пошаговый порядок

Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать». Если в базе несколько видов номенклатуры, программа сначала попросит выбрать вид — от этого зависит состав полей формы.

1. 1
   Выберите вид номенклатуры (товар, услуга и т.д.)
2. 2
   Заполните наименование — рабочее и, при необходимости, наименование для печати
3. 3
   Укажите артикул и, если есть, штрихкод
4. 4
   Выберите единицу измерения хранения и единицу для отчётов
5. 5
   Проверьте ставку НДС и, при необходимости, код ТН ВЭД или ОКПД2
6. 6
   Укажите группу (папку), производителя, вес и объём — для складской логистики
7. 7
   Запишите карточку и проверьте её в тестовом документе

Обязательный минимум — наименование, вид номенклатуры и единица измерения. Остальные поля зависят от учётных задач. Например, вес и объём нужны для расчёта доставки, страна происхождения и номер ГТД — для импортных товаров, код ОКПД2 — для госзакупок и корректного отражения услуг в отчётности.

Наименование и наименование для печати

Рабочее наименование используется внутри программы: в списках, подборе в документы, отчётах. Наименование для печати выводится в счетах, накладных и актах, которые видят контрагенты. Практичное правило: рабочее наименование делайте коротким и удобным для поиска («Кабель ВВГ 3х2,5»), а печатное — полным и формальным («Кабель силовой ВВГнг 3х2,5 мм², ГОСТ…»).

Избегайте в наименованиях лишних символов, двойных пробелов и разного порядка слов для однотипных товаров — это затрудняет поиск и порождает дубли.

Артикул и штрихкод

Артикул — внутренний код позиции. Если у поставщика есть собственные артикулы, их хранят в регистре «Номенклатура поставщиков», а не в поле «Артикул» карточки. Штрихкоды вводятся в отдельной таблице карточки (или через обработку загрузки); один товар может иметь несколько штрихкодов.

Единицы измерения и упаковки

Единица хранения — та, в которой товар учитывается на складе: штука, килограмм, метр. Единица для отчётов может отличаться: например, храните кабель в метрах, а отчёты строите в бухтах.

Упаковки нужны, когда товар закупается и продаётся разными количествами: короб по 12 штук, паллета по 48 коробов. Для каждой упаковки указывается коэффициент пересчёта к базовой единице. При подборе в документ менеджер выбирает упаковку, а программа сама пересчитывает количество в единицы хранения.

Характеристики, серии и сроки годности

Характеристики применяются, когда один товар существует в нескольких модификациях: футболка разных размеров, краска разных цветов. Вместо десяти карточек создаётся одна номенклатура с десятью характеристиками. Учёт по характеристикам включается в виде номенклатуры, сами характеристики заводятся из карточки товара по ссылке «Характеристики».

Серии нужны для прослеживаемости: партии с датами производства, сроками годности, номерами сертификатов. Это обязательно для многих категорий — продуктов питания, лекарств, косметики. Настройка серий также выполняется на уровне вида номенклатуры: там задаётся, где серия обязательна — при поступлении, отгрузке или только справочно.

Цены, налоги и дополнительные реквизиты

Сама карточка номенклатуры не хранит цену продажи — цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» по видам цен (закупочная, оптовая, розничная). В карточке при этом можно увидеть текущие цены через соответствующие ссылки.

Ставка НДС подставляется в документы из карточки, поэтому проверьте её сразу. Для товаров с особыми режимами — прослеживаемых, подакцизных, маркируемых — заполните соответствующие признаки: код ТН ВЭД, признак прослеживаемости, вид маркировки. От этого зависят отчёты в РНПТ и корректность работы с «Честным ЗНАКом».

Дополнительные реквизиты и сведения позволяют добавить собственные поля без доработки конфигурации: бренд, сезон, коллекция, материал. Они настраиваются в разделе «НСИ и администрирование» → «Дополнительные реквизиты» и затем появляются в карточке. По ним можно строить отборы в отчётах и сегменты для ценообразования.

Массовое заполнение: загрузка из Excel и обработка дублей

Если позиций сотни или тысячи, ручной ввод нерационален. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла» (в УТ и ERP — через раздел «Закупки» или «НСИ и администрирование», в Бухгалтерии — «Справочники» → «Номенклатура» → «Загрузить»). Файл Excel сопоставляется с полями карточки: колонки файла привязываются к реквизитам номенклатуры.

Перед загрузкой очистите файл от лишних строк, объединённых ячеек и формул — обработка ожидает «плоскую» таблицу. Загружайте сначала небольшую порцию (10–20 строк), проверьте результат, затем загружайте остальное.

Дубли номенклатуры — частая проблема после загрузок из разных источников. Для поиска и объединения дублей используйте стандартную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она заменяет дубли во всех документах на одну выбранную карточку.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подбор позиции в тестовый документ продажи

Норма

Подставляются единица измерения, ставка НДС и цена, документ проводится

Тревожный признак

Поля пустые, документ не проводится с ошибкой по складскому учёту

Отчёт «Остатки товаров на складах»

Норма

Позиция отображается с корректной единицей измерения и количеством

Тревожный признак

Позиция отсутствует или количество в неожиданных единицах

Печатная форма накладной

Норма

Наименование и коды выводятся полностью и корректно

Тревожный признак

Обрезанное наименование, пустые колонки кода или НДС

FAQ: частые вопросы по заполнению номенклатуры

Можно ли изменить вид номенклатуры у уже созданной карточки?

Да, если новый вид совместим по типу и настройкам учёта. При смене вида на несовместимый (например, с товара с характеристиками на товар без них при наличии остатков) программа выдаст ошибку. Перед изменением проверьте остатки и движения по позиции.

Что делать, если один и тот же товар завели несколько раз?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование». Она найдёт похожие карточки по наименованию и реквизитам, заменит дубли во всех документах на выбранную основную карточку и пометит лишние на удаление. Перед объединением сделайте резервную копию базы.

Нужно ли заполнять наименование для печати, если оно совпадает с рабочим?

Нет. Если поле пустое, в печатные формы подставляется рабочее наименование. Заполняйте его только когда внешним документам нужен другой, более полный или формальный текст.

Как вести товар, который продаётся и поштучно, и коробками?

Создайте одну карточку с базовой единицей «штука» и добавьте упаковку «короб» с коэффициентом, равным количеству штук в коробке. В документах выбирайте нужную упаковку — остатки и цены пересчитаются автоматически.

Чем характеристики отличаются от отдельных карточек номенклатуры?

Характеристики — это варианты одной карточки (размер, цвет) с общим наименованием и реквизитами. Отдельные карточки нужны, когда позиции различаются существенно: разные ставки НДС, разные единицы измерения, разный учёт по сериям. Для типовых вариаций одного товара характеристики удобнее и сокращают размер справочника.

Услуги тоже нужно заводить в номенклатуре?

Да. Услуги и работы оформляются как номенклатура с соответствующим типом — они не имеют складских остатков, но участвуют в документах продажи, актах и отчётности. Для услуг важно корректно указать единицу измерения и код ОКПД2 при необходимости.