Справочники и Данные · 11 мин
Как заполнить справочник «Номенклатура» в 1С:УНФ
Пошаговая инструкция по заполнению справочника Номенклатура в 1С:Управление нашей фирмой: создание карточек товаров и услуг, цены, единицы измерения, загрузка из Excel.
Справочник «Номенклатура» в 1С:Управление нашей фирмой — это основа всего учёта: на карточки номенклатуры ссылаются заказы покупателей, счета, накладные, производственные документы и отчёты по продажам. Если справочник заполнен небрежно, ошибки проявятся везде: в печатных формах появятся неверные наименования, остатки раздвоятся из-за дублей, а себестоимость посчитается неправильно.
В УНФ номенклатура — это не только товары. В одном справочнике живут товары, услуги, работы, запасы, наборы и виды работ. Тип позиции определяет, какие поля доступны и как программа будет учитывать позицию в документах: услуга не имеет складских остатков, а комплект может собираться из других позиций.
Материал ориентирован на типовую конфигурацию УНФ (интерфейс «Такси»). В зависимости от релиза названия отдельных команд могут незначительно отличаться, но общая логика и последовательность действий сохраняются.
Где находится справочник и какие типы номенклатуры бывают
Откройте справочник через раздел «Компания» → «Номенклатура». В некоторых настройках рабочего стола он также доступен из разделов «Закупки» и «Продажи» — это один и тот же справочник, просто ссылки на него продублированы для удобства.
Перед заполнением важно понять, какой тип присвоить позиции, потому что от этого зависит поведение программы:
- Запас (товар) — материальная позиция, учитывается на складах, попадает в отчёты по остаткам и в резервы;
- Услуга — не имеет остатков, не резервируется, участвует только в продажах и актах;
- Работа — используется в заказ-нарядах для учёта работ по времени;
- Набор — виртуальная позиция, состоящая из других позиций; при продаже списываются комплектующие;
- Вид работ — для планирования и производственных операций.
Если ошибиться с типом на старте (например, завести товар как услугу), позиция не попадёт в складской учёт. Изменить тип у уже используемой в документах карточки проблематично — часто проще создать новую позицию и пометить старую на удаление.
Создание карточки номенклатуры вручную
Нажмите кнопку «Создать» в списке справочника. Откроется форма новой карточки. Минимальный набор полей, без которых позиция не будет корректно работать:
- 1Откройте «Компания» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Выберите тип номенклатуры: запас, услуга, работа или набор
- 3Заполните наименование и наименование для печати (как позиция будет выглядеть в документах)
- 4Укажите единицу измерения по классификатору ОКЕИ (шт, кг, м и т.д.)
- 5Заполните артикул, категорию номенклатуры и ставку НДС
- 6При необходимости задайте счета учёта, производителя, вес и объём
- 7Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в списке
Поле «Наименование для печати» часто игнорируют, а зря: именно оно выводится в счетах, накладных и УПД. Если внутреннее наименование содержит служебные пометки вроде «новый», «тест» или сокращения, понятные только сотрудникам, покупатель увидит их в документах. Заполняйте печатное наименование полным описанием с характеристиками.
Реквизит «Категория номенклатуры» определяет поведение позиции по умолчанию: счета учёта, направление деятельности, способ пополнения (закупка или производство). Рекомендуется сначала настроить несколько категорий (например, «Товары для перепродажи», «Услуги», «Материалы»), а затем просто выбирать нужную при создании карточки — это избавит от ручного заполнения счетов в каждой позиции.
Цены: где они хранятся и как их установить
Частая ошибка новичков — искать поле «Цена» в карточке номенклатуры. В УНФ цены хранятся отдельно: в регистре, который заполняется документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Компания» или «Продажи» → «Цены»). Это позволяет вести историю изменения цен и несколько видов цен одновременно: закупочная, оптовая, розничная.
Порядок действий: создайте документ «Установка цен», добавьте позиции в табличную часть, укажите вид цены и значение, проведите документ. С этого момента цена действует с даты документа. В заказах и накладных программа подставит актуальную цену автоматически по виду цен, указанному в договоре с контрагентом или в настройках документа.
В карточке номенклатуры на вкладке с ценами можно посмотреть текущие и исторические значения, но редактировать их напрямую нельзя — только через документ установки цен. Это сделано намеренно: документ фиксирует, кто и когда изменил цену.
Единицы измерения, упаковки и характеристики
Базовая единица измерения выбирается из классификатора ОКЕИ и используется в учёте остатков. Если товар закупается коробками, а продаётся штуками, заведите упаковки: в карточке номенклатуры укажите, что коробка содержит, например, 12 штук. Тогда в документах можно будет выбирать упаковку, а программа сама пересчитает количество в базовые единицы.
Для товаров с вариантами (размер, цвет, объём) в УНФ предусмотрен механизм характеристик. Вместо создания отдельных карточек «Футболка красная M» и «Футболка красная L» создаётся одна позиция «Футболка» с характеристиками. Чтобы включить механизм, в настройках программы (раздел «Настройки» → «Номенклатура» или функциональность) активируйте учёт по характеристикам, затем в карточке установите соответствующий флаг.
| Ситуация | Что использовать | Ограничение |
|---|---|---|
| Товар продаётся в разных фасовках | Упаковки (кратность к базовой единице) | Упаковка не имеет собственного остатка, это только коэффициент пересчёта |
| Один товар в разных размерах/цветах | Характеристики номенклатуры | Требуется включить опцию в настройках; усложняет ввод документов |
| Товары принципиально разные по учёту | Отдельные карточки номенклатуры | Риск дублей при неаккуратном наименовании |
Массовое заполнение: загрузка из Excel
Если позиций десятки или сотни, вбивать их вручную нерационально. В УНФ есть штатная обработка «Загрузка данных из файла»: раздел «Компания» → «Номенклатура» → кнопка «Ещё» или специальная команда загрузки (в ряде релизов — «Загрузить из Excel» прямо в форме списка).
Общая схема: подготовьте файл с колонками (наименование, артикул, единица измерения, цена, штрихкод), выберите файл в обработке, сопоставьте колонки реквизитам справочника и запустите загрузку. Программа покажет предварительный результат и сообщит об ошибках в строках.
Практические рекомендации по файлу: уберите объединённые ячейки, формулы и пустые строки-разделители; единицы измерения пишите так, как они названы в ОКЕИ; цены — числами без символов валют. Если по одной позиции загружается несколько видов цен, удобнее сначала загрузить карточки, а цены установить отдельным документом.
Перед загрузкой из Excel стоит проверить файл на дубли наименований и артикулов. Обработка УНФ умеет искать совпадения, но если в базе уже есть похожие позиции с немного другим написанием («Кабель 3х2,5» и «Кабель 3*2.5»), дубли всё равно появятся. Проще потратить полчаса на чистку файла, чем потом объединять карточки с движениями по документам.
Проверка результата и типичные ошибки
После заполнения справочника проверьте его работоспособность на практике, а не только визуально. Создайте тестовый заказ покупателя и счёт на оплату: наименование должно корректно выводиться в печатной форме, цена — подставляться автоматически, НДС — соответствовать ожиданиям.
Как проверить результат
Цена заполняется автоматически по виду цен
Цена пустая — нет документа «Установка цен» или не совпадает вид цен
Позиция видна в отчёте «Остатки запасов» после оприходования
Позиции нет в отчёте — вероятно, заведена как услуга
Полное наименование, корректная единица измерения и НДС
Служебные сокращения, «шт» вместо «услуга», неверная ставка
Один товар — одна карточка (плюс характеристики)
Несколько карточек с одинаковым смыслом и разным написанием
Для поиска дублей в УНФ есть штатный механизм: раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей». Он находит похожие элементы и позволяет объединить их с автоматической заменой ссылок во всех документах. Пользуйтесь им до того, как по дублям накопятся большие движения.
Ещё одна группа ошибок — удаление используемых позиций. Карточка, на которую есть ссылки в документах, удаляется только через пометку на удаление и процедуру «Удаление помеченных объектов», и даже тогда программа не даст удалить её, пока ссылки актуальны. Правильный путь — не удалять, а выводить из оборота: снимать с продажи через цены и запрещать выбор в новых документах.
Что важно запомнить
Заполнение номенклатуры в УНФ сводится к четырём шагам: настроить категории, создать карточки с правильным типом и реквизитами (вручную или загрузкой из Excel), установить цены отдельным документом и проверить результат на тестовом документе продажи. Резервная копия перед массовой загрузкой и контроль дублей сэкономят часы на исправлениях.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить тип номенклатуры после того, как по позиции есть документы?
Технически программа может запретить или осложнить такое изменение, потому что тип влияет на учёт (услуга не имеет остатков, запас — имеет). Практически надёжнее создать новую карточку с правильным типом, перенести на неё остатки документом корректировки и пометить старую позицию на удаление после закрытия периода.
Почему в заказе не подставляется цена, хотя я её указывал?
Цена подставляется из регистра по виду цен, указанному в документе или договоре с контрагентом. Проверьте три вещи: есть ли проведённый документ «Установка цен номенклатуры», совпадает ли вид цен в нём с видом цен документа продажи и не устарела ли дата установки цены относительно даты документа.
Как загрузить штрихкоды вместе с товарами?
В обработке загрузки данных из файла добавьте колонку со штрихкодом и сопоставьте её соответствующему реквизиту. Если штатное сопоставление не предлагает поле штрихкода, загрузите сначала карточки, а штрихкоды заполните отдельной загрузкой или вручную в карточке на вкладке со штрихкодами. Следите, чтобы в файле штрихкоды не превращались в экспоненциальный формат чисел — храните их как текст.
Чем категория номенклатуры отличается от группы (папки) в справочнике?
Группа — это просто папка для визуальной организации списка, она ни на что не влияет. Категория — функциональный реквизит: от неё наследуются счета учёта, направление деятельности и способ пополнения. Одна группа может содержать позиции разных категорий и наоборот.
Как быть с услугами, у которых нет фиксированной цены?
Создайте карточку с типом «Услуга» и не устанавливайте цену документом — тогда в каждом счёте цену и сумму можно будет ввести вручную. Альтернатива — установить базовую цену и корректировать её в документе: программа позволяет менять подставленное значение, если это не запрещено правами пользователя.
Что делать, если после загрузки из Excel появились дубли позиций?
Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (Администрирование → Обслуживание). Задайте правила сравнения по наименованию и артикулу, отметьте, какая карточка будет основной, и выполните объединение — все ссылки из документов перейдут на неё. Перед операцией сделайте резервную копию базы.