Как заполнить справочник «Номенклатура» в 1С

Справочник «Номенклатура» — один из базовых в любой конфигурации 1С, будь то «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP» или «Бухгалтерия предприятия». От того, насколько грамотно он заполнен, зависят корректность документов закупки и продажи, расчёт себестоимости, печать счетов-фактур и отчётность по НДС. Ошибка в карточке товара «размножается» по всем документам, где эта позиция используется.

Заполнение справочника вручную оправдано при небольшом ассортименте — до нескольких сотен позиций. При больших объёмах разумнее использовать загрузку из Excel или обмен с сайтом, однако понимание структуры карточки номенклатуры необходимо в любом случае: без этого невозможно проверить корректность загруженных данных.

Ниже разобран порядок работы на примере типовых конфигураций на управляемых формах (1С:УТ 11, КА 2, ERP 2). В «Бухгалтерии предприятия» интерфейс проще, но логика полей та же: наименование, вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС.

Где находится справочник и как устроена его структура

В типовых конфигурациях на управляемых формах справочник открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в УТ 11 — «Нормативно-справочная информация» → «Номенклатура»). В «1С:Бухгалтерии» путь короче: «Справочники» → «Номенклатура». Если пункт не виден, проверьте права пользователя и включённость функциональных опций — например, учёт услуг или импортных товаров.

Справочник имеет иерархическую структуру: позиции раскладываются по группам (папкам). Группировка не влияет на проводки и отчёты, но сильно упрощает поиск и анализ. Продумайте структуру групп до начала ввода: например, «Товары → Электроника → Ноутбуки» или «Услуги → Транспортные». Перенос позиций между группами возможен и позже, но при большом объёме это трудоёмко.

Отдельный уровень настройки — виды номенклатуры. Вид определяет шаблон карточки: тип (товар, услуга, работа, набор), счета учёта, настройки серий и характеристик. Создание видов до ввода позиций экономит значительную часть времени.

Подготовка: виды номенклатуры и единицы измерения

Прежде чем создавать первую карточку, откройте справочник «Виды номенклатуры» и проверьте предустановленные элементы. В типовой поставке обычно уже есть виды «Товар», «Услуга», «Работа». Если они не подходят, создайте свои: укажите тип номенклатуры, настройки учёта (по характеристикам, сериям), шаблон наименования и счета учёта по умолчанию.

Единицы измерения берутся из общероссийского классификатора (ОКЕИ). При вводе новой позиции единица выбирается из классификатора — штука (796), килограмм (166), услуга и так далее. Если нужной единицы нет в списке, добавьте её из полного классификатора по коду. Использование устаревших или самодельных единиц приведёт к проблемам в электронных документах и УПД.

Создание карточки номенклатуры: пошаговый порядок

Откройте список номенклатуры и нажмите «Создать». Форма новой карточки содержит обязательные и необязательные поля. Минимально необходимые: рабочее наименование, вид номенклатуры, единица хранения, ставка НДС. Остальное заполняется по мере необходимости.

Рекомендуемый порядок заполнения:

1. 1
   Выберите группу справочника, в которой создаётся позиция
2. 2
   Нажмите «Создать» и укажите вид номенклатуры (товар, услуга и т.д.)
3. 3
   Заполните рабочее наименование и наименование для печати
4. 4
   Выберите единицу хранения из классификатора ОКЕИ
5. 5
   Укажите ставку НДС и при необходимости код ТН ВЭД, страну происхождения
6. 6
   Заполните вес, объём, артикул, штрихкод — если используются
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в списке

Обратите внимание на различие двух наименований. «Рабочее наименование» — внутреннее, отображается в списках и подборе. «Наименование для печати» (полное наименование) выводится в документах: счетах, накладных, УПД. Если полное наименование не заполнено, в печатные формы попадёт рабочее — проверьте, что оно подходит для контрагентов.

Артикул и штрихкод заполняются на отдельных вкладках или в соответствующих полях карточки. Штрихкоды в УТ 11 хранятся в отдельном регистре и вводятся через ссылку «Штрихкоды» в панели навигации карточки. Это важно для работы сканеров на складе и в розничной точке.

Особенности заполнения товаров, услуг и наборов

Товары

Для товарных позиций критичны единица хранения, вес и объём (используются при расчёте доставки и размещении на складе), а для импортных товаров — код ТН ВЭД и страна происхождения. Если ведётся учёт по характеристикам (размер, цвет), сначала включите эту настройку в виде номенклатуры, затем создавайте характеристики в карточке позиции.

Услуги

Услуги не имеют складского учёта: у вида номенклатуры тип «Услуга», единица измерения часто условная (услуга, час, заказ). Не создавайте услуги с типом «товар» — они попадут в складские отчёты и исказят остатки. Обратная ошибка тоже опасна: товар, заведённый как услуга, нельзя будет оприходовать на склад.

Наборы и комплекты

Если продаются комплекты, укажите тип «Набор» и заполните табличную часть «Состав набора»: входящие позиции, количество, долю стоимости. Доля стоимости нужна, чтобы программа корректно распределяла цену набора на комплектующие для отражения в учёте и печати документов.

Маршрут решения

Как выбрать тип номенклатуры

Позиция закупается, хранится на складе и отгружается по количествуСоздавайте с типом «Товар», укажите единицу хранения и ставку НДС

Позиция оказывается клиенту и не имеет складского остаткаИспользуйте тип «Услуга», складские реквизиты не заполняйте

Позиция состоит из нескольких товаров, продаваемых вместеИспользуйте «Набор» и заполните состав с долями стоимости

Один товар продаётся в разных модификациях (размер, цвет)Оставьте тип «Товар» и включите учёт по характеристикам в виде номенклатуры

Массовое заполнение: загрузка из Excel

Когда позиций десятки или сотни, ручной ввод неэффективен. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла» (в УТ 11 — «НСИ и администрирование» → «Загрузка данных из файла», в Бухгалтерии — через список номенклатуры, кнопка «Загрузить»). Обработка принимает файлы Excel и CSV.

Подготовьте файл: каждая строка — одна позиция, столбцы соответствуют реквизитам (наименование, артикул, единица, ставка НДС). После выбора файла сопоставьте столбцы полям справочника в диалоге загрузки и запустите перенос. Обработка покажет, какие строки загружены, а какие отклонены с указанием причины.

Перед загрузкой в рабочую базу сделайте тестовый прогон на копии или на малом фрагменте (5–10 строк). Проверьте, что единицы измерения и ставки НДС распознались правильно, а дубли не создались. Поиск дублей обычно идёт по наименованию или артикулу — убедитесь, что эти поля в файле заполнены единообразно.

Проверка результата и типичные ошибки

После заполнения справочника выполните контрольные проверки. Создайте тестовый документ «Приобретение товаров и услуг» или «Реализация» с новой позицией: программа должна корректно подставить единицу измерения, ставку НДС и цену (если цены заданы). Сформируйте печатную форму и убедитесь, что наименование для печати выглядит правильно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в документе

Норма

Подставляются единица измерения, ставка НДС, счета учёта

Тревожный признак

Поля пустые, программа просит заполнить вручную

Печатная форма

Норма

Выводится корректное полное наименование и единица по ОКЕИ

Тревожный признак

Вместо наименования рабочее сокращение, единица «самодельная»

Складские отчёты

Норма

Товары отражаются в остатках, услуги — нет

Тревожный признак

Услуга «висит» в остатках склада или товар не оприходуется

Поиск дублей

Норма

Каждая позиция существует в одном экземпляре

Тревожный признак

Несколько карточек одного товара с разным написанием

Чаще всего встречаются следующие ошибки при заполнении справочника:

Для борьбы с дублями используйте стандартную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Она находит похожие элементы по заданным правилам и позволяет объединить их с автоматической заменой ссылок во всех документах.

Групповое изменение реквизитов

Если нужно изменить реквизит у множества позиций — например, обновить ставку НДС или перенести товары в другую группу, — используйте обработку «Групповое изменение реквизитов» («Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»). Выберите справочник «Номенклатура», задайте отбор (по группе, виду, произвольному условию), укажите новое значение реквизита и выполните изменение.

Обработка показывает список элементов, которые будут изменены, — внимательно проверьте его перед подтверждением. Изменения применяются сразу и не имеют кнопки «отменить»; единственная защита — резервная копия и аккуратный отбор.

Перед групповым изменением ограничьте отбор максимально узко и сначала измените один-два элемента, проверив результат в карточке и документе. Только убедившись, что реквизит меняется как ожидалось, применяйте операцию ко всему списку. Это занимает пару минут, но страхует от массовой порчи данных.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удалить позицию номенклатуры, которая используется в документах?

Физически удалить такую позицию нельзя — программа откажет, поскольку на неё есть ссылки. Доступно пометить на удаление: ссылка останется в документах, но позиция исчезнет из подбора. Окончательное удаление выполняется обработкой «Удаление помеченных объектов» и возможно только если ссылок нет. Альтернатива — установить признак «В архиве» (в УТ 11), чтобы скрыть позицию из подбора.

Чем отличается рабочее наименование от наименования для печати?

Рабочее наименование — внутреннее, используется в списках, подборе и поиске внутри 1С. Наименование для печати (полное) выводится в документах для контрагентов: счетах, накладных, УПД. Если полное не заполнено, печатается рабочее. Рекомендуется заполнять оба, особенно когда внутренние названия содержат сокращения или служебные пометки.

Как изменить единицу измерения у товара, по которому уже есть движения?

Программа, как правило, блокирует или не рекомендует такую замену, поскольку остатки хранятся в старой единице. Безопасный путь — создать новую позицию с правильной единицей, списать остатки со старой и оприходовать на новую, либо использовать упаковки: оставить базовую единицу и добавить упаковку с нужным коэффициентом пересчёта.

Нужно ли заполнять код ТН ВЭД для всех товаров?

Нет. Код ТН ВЭД обязателен для импортных товаров и товаров, реализуемых в рамках ЕАЭС, — он выводится в счетах-фактурах и УПД. Для отечественных товаров, не подпадающих под эти требования, поле можно оставить пустым. Прослеживаемые товары требуют дополнительных реквизитов — это настраивается в карточке и видах номенклатуры отдельно.

Как быстро найти все позиции с незаполненной ставкой НДС?

В списке номенклатуры нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор «Ставка НДС не заполнено» (или равно пустому значению). Список покажет только проблемные позиции — их можно исправить вручную или через «Групповое изменение реквизитов», применив нужную ставку ко всем отобранным элементам.

Можно ли загрузить номенклатуру вместе с ценами?

Да, но цены хранятся не в справочнике, а в отдельном регистре «Цены номенклатуры». В УТ 11 загрузка цен выполняется через «Загрузка данных из файла» с выбором соответствующего объекта, либо документом «Установка цен номенклатуры» с заполнением из Excel. Сначала загрузите позиции, убедитесь в отсутствии дублей, затем загружайте цены.