Как заполнить номенклатуру в 1С

Номенклатура — базовый справочник в любой конфигурации 1С, от которого зависят продажи, складской учёт, себестоимость и отчёты. Ошибки на этапе заполнения карточек товаров приводят к дублям позиций, неверным остаткам и искажённой марже, поэтому справочник стоит заполнять по единым правилам с первого дня работы.

Порядок действий примерно одинаков в «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия»: создаётся карточка номенклатуры, указывается вид, единица измерения, ставка НДС, при необходимости — характеристики, штрихкоды и цены. Отличия касаются в основном расположения команд и названий реквизитов.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочника и создания первой карточки до массовой загрузки из Excel и проверки результата. Отдельно описаны типичные ошибки и способы их исправить без потери данных.

Что подготовить перед заполнением номенклатуры

Прежде чем создавать карточки, определитесь со структурой справочника. Номенклатура в 1С поддерживает иерархию групп (папок): например, «Товары → Электроника → Смартфоны». Продуманная иерархия упрощает поиск, настройку цен по группам и анализ продаж. Менять структуру после того, как заведены тысячи позиций, заметно труднее.

Также заранее проверьте заполнение связанных справочников: единицы измерения (классификатор ОКЕИ), ставки НДС, виды цен, склады. Если планируется учёт по характеристикам (размер, цвет, объём), решите, какие виды номенклатуры будут их использовать — это настраивается один раз и влияет на все карточки вида.

Как создать карточку номенклатуры вручную

Откройте список номенклатуры: в «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» это раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура», в «Бухгалтерии» — «Справочники» → «Номенклатура». Нажмите «Создать». Если в справочнике настроены виды номенклатуры, программа предложит выбрать вид — от него зависит набор полей карточки.

Заполните обязательные реквизиты:

• Наименование — рабочее название позиции, по которому её будут искать в документах. Поле «Наименование для печати» заполняется автоматически, но его можно изменить — именно оно попадёт в счета, накладные и этикетки.
• Единица измерения — штуки, килограммы, метры и т.д. Выбирается из классификатора; при необходимости добавьте упаковки с коэффициентом пересчёта (например, коробка = 12 штук).
• Ставка НДС — подставляется в документы продажи и влияет на налоговый учёт.
• Артикул — внутренний код поставщика или собственный; по нему удобно искать и сопоставлять позиции при обмене данными.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка сохранится, и её можно будет использовать в документах. Если настройки вида номенклатуры требуют обязательных реквизитов (например, производителя), программа не даст записать карточку без них — это нормальная защита от неполных данных.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры (товар, услуга и т.д.)
3. 3
   Заполните наименование, артикул, единицу измерения и ставку НДС
4. 4
   При необходимости добавьте упаковки, штрихкод и описание
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что позиция появилась в списке

Как настроить характеристики, серии и упаковки

Характеристики позволяют вести одну карточку товара вместо десятков дублей: футболка одного артикула может иметь характеристики «Размер S / Цвет белый», «Размер M / Цвет чёрный» и так далее. Учёт по характеристикам включается в настройках вида номенклатуры (или в карточке, если включён режим «индивидуально для номенклатуры»).

После включения в карточке появится вкладка или ссылка «Характеристики». Создайте нужные значения — остатки, цены и движения по складу будут вестись отдельно по каждой характеристике. Учтите: если по позиции уже есть движения без характеристик, включить учёт по характеристикам не получится, пока остатки не выведены.

Серии нужны для товаров со сроками годности и партийного учёта (продукты, косметика, медикаменты). Упаковки используются, когда товар закупается коробками, а продаётся штучно: в карточке задаётся набор упаковок с коэффициентами, и в документах можно выбирать удобную единицу, а программа сама пересчитает количество в базовых единицах.

Что выбрать для разных позиций

Характеристики

Подходят для вариаций одного товара: размер, цвет, объём. Ограничение — нельзя включить при наличии остатков без характеристик.

Отдельные карточки

Проще в настройке, но порождают дубли и усложняют отчёты. Оправданы, когда варианты отличаются по цене закупки и учёту принципиально.

Серии

Нужны для сроков годности и партий. Увеличивают трудоёмкость приёмки и отгрузки.

Цены, штрихкоды и дополнительные сведения

Цены в типовых конфигурациях хранятся не в карточке, а в регистре и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Из карточки по ссылке «Цены» можно перейти к текущим значениям или сразу создать документ установки. Виды цен (закупочная, оптовая, розничная) настраиваются заранее в разделе ценообразования.

Штрихкоды добавляются на вкладке «Штрихкоды» карточки или автоматически при загрузке. Один товар может иметь несколько штрихкодов — для разных упаковок и характеристик. Если штрихкод уже привязан к другой позиции, программа выдаст предупреждение: не игнорируйте его, иначе сканер на кассе будет находить не тот товар.

Дополнительные реквизиты и сведения (бренд, страна, материал, вес) подключаются через «Дополнительные реквизиты» в карточке. Их удобно использовать для фильтров в списках, подбора товаров и выгрузки на сайт, но не перегружайте карточку полями, которые никто не будет заполнять.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Когда позиций десятки или сотни, ручной ввод неэффективен. В «Управлении торговлей», «Комплексной автоматизации» и «ERP» есть штатная обработка «Загрузка данных из файла» (обычно доступна из списка номенклатуры по кнопке «Загрузить» или через «НСИ и администрирование»). Она принимает файлы Excel и CSV.

Порядок загрузки: подготовьте таблицу, где каждая колонка — реквизит (наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, штрихкод, цена). В обработке сопоставьте колонки файла с реквизитами справочника, запустите загрузку и проверьте протокол: программа покажет, сколько позиций создано и какие строки пропущены с указанием причины.

Перед загрузкой в рабочую базу сделайте резервную копию и сначала прогоните файл на копии или на небольшой тестовой выборке из 5–10 строк. Так вы увидите ошибки сопоставления (например, единица измерения «шт.» не совпала с «шт» в классификаторе) до того, как они попадут в основной справочник.

Проверка результата и типичные ошибки

После заполнения справочника проверьте его качество до начала активной работы. Основные контрольные точки: отсутствие дублей (поищите по наименованию и артикулу одну и ту же позицию), корректность единиц измерения и ставок НДС, заполненность обязательных реквизитов и правильность цен. В типовых конфигурациях есть отчёт или обработка поиска дублей (в разделе администрирования — «Поиск и удаление дублей»).

Удаление позиций с движениями запрещено — их можно только пометить на удаление, и пометка не сработает, пока есть ссылки в документах. Поэтому лишние карточки лучше не создавать вовсе: договоритесь о едином формате наименований (например, «Товар, бренд, модель, характеристика») и назначьте ответственного за ведение справочника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск позиции в списке по наименованию и артикулу

Норма

Находится ровно одна карточка

Тревожный признак

Несколько похожих позиций — дубли

Пробный документ продажи с новой позицией

Норма

Подставляются единица измерения, ставка НДС и цена

Тревожный признак

Поля пустые или цена нулевая

Отчёт по остаткам после пробного движения

Норма

Остаток отражается корректно по складу и характеристике

Тревожный признак

Остаток уходит в минус или дробится по непонятным позициям

Ответы на частые вопросы

Можно ли поменять вид номенклатуры у уже созданной карточки?

Да, в большинстве конфигураций вид меняется в карточке, но при этом могут сброситься настройки характеристик, серий и обязательных реквизитов. Перед сменой проверьте, что новый вид поддерживает тот же тип учёта, и после смены перепроверьте карточку и пробный документ.

Как удалить ошибочно созданную позицию?

Если по позиции нет документов, пометьте её на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе администрирования. Если документы есть, удалить карточку нельзя — можно снять её с использования, переименовав например с пометкой «Не использовать», либо объединить с правильной позицией через обработку поиска и замены дублей.

Обязательно ли заполнять артикул?

Формально нет, но на практике артикул сильно упрощает поиск, обмен с поставщиками и сопоставление при загрузках. Если собственного артикула нет, используйте артикул поставщика или код, который 1С присваивает автоматически.

Чем загрузка из Excel отличается от обмена с поставщиком?

Загрузка из файла — разовый или периодический ручной инструмент, где вы сами сопоставляете колонки. Обмены по CommerceML, EDI или через API настраиваются один раз и дальше работают автоматически, но требуют первоначальной настройки и часто доработок. Для стартового наполнения справочника достаточно загрузки из Excel.

Почему в документе не подставляется цена нового товара?

Цена подставляется из регистра цен, а не из карточки. Проверьте, что создан и проведён документ «Установка цен номенклатуры» с нужным видом цен на актуальную дату, и что в документе продажи выбран тот же вид цен, что и в установке.