Как заполнить номенклатуру в 1С 8: подробная инструкция

Номенклатура в 1С 8 — это базовый справочник, от которого зависят документы закупки, продажи, складской учёт, отчёты и корректность остатков. Ошибка в карточке товара приводит к дублям позиций, неверному НДС в счетах-фактурах и «разъезжающимся» остаткам на складе. Поэтому заполнять номенклатуру нужно не «как получится», а по понятным правилам, одинаковым для всех сотрудников.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации: 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация 2, 1С:ERP и 1С:Бухгалтерия 8. Названия команд могут немного отличаться между конфигурациями, но логика заполнения везде одинаковая: сначала настраиваются виды номенклатуры, затем создаются карточки с обязательными реквизитами, после чего позиции используются в документах.

Перед массовым вводом позиций решите, как вы будете работать: вручную создавать карточки, загружать из Excel или переносить из старой базы. От этого зависит, какие справочники нужно подготовить заранее — единицы измерения, ставки НДС, группы номенклатуры и статьи затрат.

Где находится справочник номенклатуры и как создать карточку

В большинстве конфигураций справочник расположен в разделе «НСИ и администрирование» (или «Справочники», «Нормативно-справочная информация») → «Номенклатура». В 1С:Бухгалтерии путь короче: «Справочники» → «Номенклатура». Список открывается в виде иерархического дерева: слева группы (папки), справа позиции выбранной группы.

Чтобы создать новую позицию, нажмите кнопку «Создать» в шапке списка. Откроется форма элемента — карточка номенклатуры. Первое, что программа попросит выбрать в УТ 11 и ERP, — вид номенклатуры: от него зависит набор полей и поведение позиции в учёте. В Бухгалтерии вместо вида выбирается тип номенклатуры (товар, услуга, материал и т.д.).

Заполните обязательные поля (они обычно подчёркнуты красным или отмечены звёздочкой): наименование, единица измерения, вид номенклатуры. Нажмите «Записать и закрыть». Если кнопка записи недоступна — значит, какое-то обязательное поле осталось пустым: программа подсветит его при попытке записи.

1. 1
   Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры
3. 3
   Заполните наименование, единицу измерения и ставку НДС
4. 4
   Укажите артикул и при необходимости группу (папку)
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что позиция появилась в списке

Настройка видов номенклатуры перед заполнением

Вид номенклатуры — это шаблон, который определяет тип позиции (товар, услуга, работа, набор), настройки учёта и состав полей карточки. Если видов несколько (например, «Товары на складе», «Услуги», «Тара»), сначала настройте их: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» → «Виды номенклатуры».

В настройках вида задаётся, ведётся ли учёт по характеристикам (размер, цвет), сериям (сроки годности, партии) и упаковкам. Включайте эти опции только там, где они реально нужны: учёт по сериям для канцелярии создаст лишнюю работу при каждом документе, а отключённые характеристики для одежды не позволят различать размеры.

Важный момент: после того как по виду номенклатуры созданы позиции и проведены документы, изменить часть настроек (например, включить характеристики) уже нельзя или можно только с ограничениями. Поэтому продумайте структуру видов до начала массового ввода.

Какие поля карточки заполнять обязательно

Минимальный набор реквизитов, без которых позиция будет мешать работе, а не помогать:

• Наименование — рабочее название для внутренних документов. Делайте его уникальным и понятным: «Кирпич М-150 красный полнотелый», а не просто «Кирпич».
• Наименование для печати (полное наименование) — попадает в счета, накладные и УПД. Должно соответствовать формулировкам из договора или каталога поставщика.
• Единица измерения — выбирается из классификатора (шт, кг, м, упак). От неё зависят остатки и цены.
• Ставка НДС — подставляется в документы продажи и счета-фактуры. Ошибка здесь напрямую влияет на налоговую отчётность.
• Артикул — внутренний код для поиска. Заполняйте по единому правилу, например из каталога поставщика.

Дополнительно полезны: производитель, вес и объём (для логистики), штрихкод (для сканера и печати этикеток), описание. В 1С:Бухгалтерии также проверьте «Вид номенклатуры» внутри карточки — от него зависит счёт учёта (10, 41, 43 и т.д.) в проводках.

Контрольные точки

Проверка заполненной карточки

Ставка НДС

Норма

В карточке указана актуальная ставка, в счёте-фактуре НДС считается верно

Тревожный признак

В документах ставка пустая или неверная, приходится править вручную

Единица измерения

Норма

Остатки и цены отображаются в нужных единицах

Тревожный признак

В документах подставляется другая единица, количество «плывёт»

Наименование для печати

Норма

В УПД и накладной позиция названа как в договоре

Тревожный признак

В печатных формах сокращённое или разговорное название

Характеристики, серии и упаковки

Если один и тот же товар различается по свойствам — размер, цвет, объём — не плодите отдельные карточки. Включите в виде номенклатуры учёт по характеристикам: тогда будет одна карточка «Футболка базовая» и характеристики «S/чёрный», «M/белый» и т.д. Это сокращает справочник и упрощает отчёты по товару в целом.

Серии нужны там, где важны сроки годности или партии: продукты, косметика, лекарства, стройматериалы с паспортами партий. Учёт по сериям включается в виде номенклатуры и обязывает указывать серию в каждом складском документе — учтите это при оценке трудозатрат кладовщиков.

Упаковки позволяют вести учёт в разных единицах: закупка коробами по 20 штук, продажа поштучно. Задайте упаковку с коэффициентом пересчёта, и программа сама пересчитает количество в базовую единицу хранения.

Массовое заполнение: загрузка из Excel

Если позиций больше пары десятков, вводить их вручную нерационально. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (в УТ 11: «НСИ и администрирование» → «Загрузка данных из табличного документа», иногда требуется включить её в настройках). Она принимает скопированную из Excel таблицу и создаёт элементы справочника.

Подготовьте файл заранее: первая строка — названия колонок (наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, группа). В обработке выберите режим загрузки в справочник «Номенклатура», сопоставьте колонки реквизитам, нажмите «Загрузить». Программа покажет, какие строки загружены, а какие отклонены с указанием причины.

Альтернативы штатной обработке: перенос данных из другой базы 1С через типовые правила обмена, внешние обработки загрузки прайсов (популярны у торговых компаний) или обмен с сайтом и учётной системой поставщика. Для разового запуска достаточно Excel-загрузки; для регулярного обновления каталога имеет смысл настроить автоматический обмен.

Типичные ошибки при заполнении номенклатуры

Самая частая проблема — дубли: один и тот же товар заведён дважды с небольшими отличиями в названии («Кирпич М150» и «Кирпич М-150»). Дубли разбивают остатки и искажают отчёты. Перед созданием новой позиции ищите по наименованию и артикулу. Для объединения дублей используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»).

Вторая ошибка — неверная единица измерения, выбранная на старте. Если товар заведён в штуках, а закупается и хранится в упаковках, каждый документ придётся пересчитывать вручную. Третья — пустая или неверная ставка НДС, из-за чего бухгалтерия правит каждый счёт-фактуру. Четвёртая — заполнение наименования для печати разговорными названиями, которые потом уходят контрагентам в УПД.

Как проверить результат и поддерживать порядок

После заполнения откройте отчёт по остаткам склада или просто список номенклатуры и проверьте выборку позиций: корректны ли единицы, нет ли дублей, заполнен ли артикул. Создайте тестовый документ «Реализация товаров и услуг» с новой позицией и распечатайте УПД — так вы увидите, как наименование и НДС выглядят для контрагента, до реальной отгрузки.

Чтобы справочник не деградировал, закрепите правила: кто имеет право создавать позиции, как формируется наименование, кто проверяет новые карточки. В крупных базах права на создание номенклатуры ограничивают одним-двумя сотрудниками, а менеджерам дают только подбор существующих позиций.

Частые вопросы

Чем вид номенклатуры отличается от группы (папки)?

Вид определяет поведение позиции в учёте: тип (товар/услуга), характеристики, серии, счета учёта. Группа — это просто папка для удобной навигации по списку, на учёт она не влияет. Одна группа может содержать позиции разных видов.

Можно ли изменить единицу измерения после того, как были документы?

Если по позиции есть движения в документах, смена базовой единицы хранения обычно запрещена, чтобы не нарушить остатки. Выход — создать новую карточку с правильной единицей и перенести остатки документом оприходования/списания, либо использовать упаковки для пересчёта.

Как удалить ошибочно созданную позицию?

Если по позиции нет документов, пометьте её на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» (Администрирование → Обслуживание). Если документы есть, удалить позицию нельзя — установите пометку удаления, чтобы она не мешала подбору, или объедините её с правильной карточкой через «Поиск и удаление дублей».

Что делать, если один товар приходит от поставщиков под разными названиями?

Заведите одну карточку с вашим стандартным наименованием, а названия поставщиков храните в регистре «Номенклатура поставщиков» (в УТ 11 и ERP). Тогда при загрузке документов поступления программа сможет автоматически сопоставлять позиции поставщика с вашей номенклатурой.

Обязательно ли заполнять штрихкод?

Нет, но без штрихкода не будет работать сканер при подборе в документы и печать этикеток. Если товар имеет заводской штрихкод, внесите его в карточку — это ускорит приёмку и продажу. Для товара без кода можно сгенерировать внутренний штрихкод средствами конфигурации.

Как загрузить цены вместе с номенклатурой?

Цены хранятся не в карточке, а в документах «Установка цен номенклатуры». В УТ 11 загрузка цен из Excel выполняется отдельно: создайте документ установки цен и используйте кнопку загрузки из табличного документа либо обработку загрузки прайсов поставщика.