Справочники и Данные · 12 мин
Как заполнить номенклатуру прослеживаемого товара в 1С
Пошаговая инструкция: как правильно заполнить карточку номенклатуры прослеживаемого товара в 1С, указать код ТН ВЭД, единицу прослеживаемости и избежать ошибок.
Прослеживаемые товары — это товары, по которым организация обязана передавать в ФНС сведения о каждой операции с указанием регистрационного номера партии (РНПТ). В 1С корректная работа с такими товарами начинается с правильно заполненной карточки номенклатуры: именно из неё документы поступления, реализации и уведомления подтягивают ключевые реквизиты.
Ошибка в карточке товара приводит к тому, что РНПТ не попадает в документы, уведомления о ввозе или перемещении формируются с неверными данными, а отчётность по прослеживаемости ФНС отклоняет. Поэтому настройку номенклатуры стоит выполнять до начала отражения операций, а не после того, как налоговая прислала требование.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Комплексная автоматизация / ERP». Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от версии, но логика заполнения едина.
Что проверить до заполнения карточки
Прежде чем редактировать номенклатуру, убедитесь, что в программе включена функциональность учёта прослеживаемых товаров. В «1С:Бухгалтерии 8» это делается в разделе «Главное — Функциональность» на закладке «Запасы» либо «Торговля» (в зависимости от релиза): установите флаг «Прослеживаемые товары». Без этого признака нужные поля в карточке номенклатуры просто не отобразятся.
Далее проверьте, что товар действительно входит в перечень прослеживаемых. Перечень утверждён постановлением Правительства, и определяющим признаком является код ТН ВЭД ЕАЭС. Если код вашего товара есть в перечне — учёт по РНПТ обязателен, если нет — заполнять поля прослеживаемости не нужно, даже если товар импортный.
Также заранее подготовьте сведения из документов поставщика: код ТН ВЭД (обычно 10 знаков), единицу измерения прослеживаемости (она может отличаться от основной единицы хранения — например, товар хранится в штуках, а прослеживается в килограммах) и, для первого поступления, данные о РНПТ.
Включение признака прослеживаемости в карточке номенклатуры
Откройте карточку товара: «Справочники — Номенклатура» (в ERP — «НСИ и администрирование — Номенклатура»). Если товар новый, создайте его стандартно: укажите наименование, вид номенклатуры, единицу хранения. Для импортного товара также заполните страну происхождения и номер ГТД в соответствующих полях — они понадобятся для первичного ввода остатков.
Найдите группу реквизитов «Прослеживаемость» (в Бухгалтерии она расположена в нижней части карточки либо на отдельной закладке). Установите флаг «Прослеживаемый товар». После этого станут доступными два ключевых поля: «Код ТН ВЭД» и «Единица прослеживаемости». Без установленного флага программа не будет требовать РНПТ в документах и не включит товар в уведомления.
Если признак нужно установить сразу для группы товаров, используйте групповое изменение реквизитов: «Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных — Групповое изменение реквизитов». Выберите справочник «Номенклатура», отберите элементы по списку или виду и установите признак пакетно. Перед массовой обработкой сделайте резервную копию базы.
Заполнение кода ТН ВЭД и единицы прослеживаемости
Поле «Код ТН ВЭД» заполняется из классификатора, встроенного в 1С. Нажмите кнопку выбора, найдите код по номеру или наименованию. Указывайте код на том уровне детализации, который требуется для прослеживаемости, — как правило, 10 знаков. Если нужного кода нет в классификаторе, обновите конфигурацию или добавьте код вручную через классификатор ТН ВЭД.
«Единица прослеживаемости» — это единица измерения, в которой товар учитывается для целей прослеживаемости и указывается в уведомлениях. Она определяется кодом ТН ВЭД: для каждой позиции перечня установлена своя единица (штуки, килограммы, литры и т.д.). Программа часто подставляет её автоматически после выбора кода, но проверьте соответствие.
Если единица прослеживаемости отличается от основной единицы хранения, задайте коэффициент пересчёта. Например, кабель хранится в метрах, а прослеживается в килограммах — тогда в карточке указывается вес одного метра. От корректности коэффициента зависит количество в уведомлениях, поэтому данные берите из спецификации производителя или документов поставщика, а не «на глаз».
Где вводить РНПТ: поступление и ввод остатков
При поступлении прослеживаемого товара от российского поставщика РНПТ указывается в табличной части документа «Поступление (акты, накладные, УПД)» — в колонке «РНПТ» по каждой строке товара. Номер берите из УПД поставщика (поле с регистрационным номером партии). Если поставщик не указал РНПТ, запросите уточнённый документ: без номера вы не сможете корректно отразить дальнейшую реализацию.
Остатки прослеживаемых товаров на дату начала учёта вводятся специальным документом «Ввод остатков» с операцией по прослеживаемым товарам. В нём указываются номенклатура, количество в единицах прослеживаемости и РНПТ. Для товаров, ввезённых ранее и числящихся на складе, РНПТ восстанавливается по декларациям на товары или первичным документам.
При импорте напрямую (товар поступает от иностранного поставщика) РНПТ присваивается по данным декларации на товары. В 1С это отражается документом поступления с указанием ГТД, после чего формируется уведомление о ввозе прослеживаемого товара. Уведомление нужно представить в ФНС в установленный срок — программа формирует его из раздела отчётности по прослеживаемости.
- 1Включите функциональность «Прослеживаемые товары» в настройках программы
- 2Откройте карточку номенклатуры и установите флаг «Прослеживаемый товар»
- 3Выберите код ТН ВЭД из классификатора (10 знаков)
- 4Проверьте единицу прослеживаемости и задайте коэффициент пересчёта при необходимости
- 5Запишите карточку и введите РНПТ документом поступления или ввода остатков
- 6Сформируйте уведомление и проверьте его заполнение перед отправкой в ФНС
Проверка корректности заполнения
После настройки проверьте результат на тестовом документе. Создайте черновик реализации с прослеживаемым товаром: программа должна потребовать указания РНПТ и подставить единицу прослеживаемости автоматически. Если колонка РНПТ отсутствует или не проверяется — признак прослеживаемости в карточке не установлен либо функциональность отключена.
Сформируйте отчёт «Остатки прослеживаемых товаров» (или аналогичный в вашей конфигурации) и сверьте количество в единицах прослеживаемости с бухгалтерским остатком по счёту 41. Расхождения обычно указывают на неверный коэффициент пересчёта или на партии, введённые без РНПТ.
Перед отправкой уведомления в ФНС используйте встроенную проверку заполнения: программа выявит пустые РНПТ, несоответствие кодов ТН ВЭД и ошибки в количестве. Отправляйте уведомление только после того, как все замечания устранены.
Как проверить результат
Установлен флаг прослеживаемости, заполнены код ТН ВЭД и единица прослеживаемости
Поля прослеживаемости скрыты или пусты
Программа требует РНПТ и подставляет единицу прослеживаемости
Колонка РНПТ отсутствует или не проверяется
Количество в единицах прослеживаемости сходится с учётным остатком
Есть расхождения или партии без РНПТ
Проверка заполнения проходит без ошибок
Программа сообщает о пустых РНПТ или неверных кодах
Типичные ошибки и их последствия
Самая частая ошибка — установка признака прослеживаемости после того, как товар уже оприходован без РНПТ. В этом случае исторические партии «висят» в учёте без регистрационных номеров, и при реализации программа либо блокирует проведение, либо требует ручной корректировки. Лечится вводом корректировочных документов и восстановлением РНПТ по первичке.
Вторая распространённая проблема — неверный коэффициент пересчёта между единицей хранения и единицей прослеживаемости. Из-за этого в уведомления уходят искажённые количества, а при выбытии последней партии по бухгалтерскому учёту в прослеживаемости остаётся «хвост». Коэффициент всегда сверяйте с документами производителя или поставщика.
Третья группа ошибок — дублирование карточек: пользователи заводят отдельную номенклатуру под каждый РНПТ. Это неверно: РНПТ — атрибут партии, а не товара. Дубли ломают аналитику склада, ценообразование и отчёты. Объединяйте дубли через обработку поиска и замены дублирующихся элементов.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Описанные действия безопасны, если вы работаете в копии базы или с небольшим объёмом данных и понимаете структуру учёта. Массовые изменения реквизитов, объединение дублей и корректировка исторических партий затрагивают связанные документы и регистры — ошибка здесь может исказить отчётность за прошлые периоды.
Обратитесь к специалисту по 1С или сопровождающей организации, если: база работает в режиме совместимости со старой версией и поля прослеживаемости недоступны; требуется доработка обмена с ЭДО для автоматической загрузки РНПТ из УПД; нужно восстановить учёт по прослеживаемости за закрытый период, по которому уже сдана отчётность.
Также учтите: состав перечня прослеживаемых товаров периодически расширяется. Настройте регламентную проверку новых кодов ТН ВЭД в вашей номенклатуре хотя бы раз в квартал — это можно делать сверкой справочника с актуальным перечнем.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Нужно ли указывать РНПТ в карточке номенклатуры?
Нет. РНПТ — признак конкретной партии, а не товара в целом. Он вводится в документах поступления, ввода остатков, перемещения и реализации. В карточке заполняются только признак прослеживаемости, код ТН ВЭД и единица прослеживаемости.
Что делать, если поля «Прослеживаемый товар» нет в карточке?
Проверьте, включена ли функциональность «Прослеживаемые товары» в настройках программы («Главное — Функциональность»). Если флаг включён, а поля нет — вероятно, используется устаревший релиз конфигурации, и его нужно обновить до версии с поддержкой прослеживаемости.
Один товар приходит с разными РНПТ — заводить отдельные карточки?
Нет, это типичная ошибка. Одна карточка номенклатуры может иметь неограниченное число партий с разными РНПТ. Учёт ведётся в разрезе партий в документах и регистрах прослеживаемости, а не через дубли справочника.
Как быть, если поставщик не указал РНПТ в УПД?
Запросите у поставщика исправленный или уточнённый УПД с регистрационным номером партии — это его обязанность при продаже прослеживаемого товара. Без РНПТ вы не сможете корректно отразить поступление и последующую реализацию, а уведомления будут содержать ошибки.
Можно ли снять признак прослеживаемости, если товар исключили из перечня?
Да, но только после того, как все партии товара выбыли из учёта прослеживаемости (остаток по регистру равен нулю) и сданы все необходимые уведомления. Снятие признака при ненулевых остатках приведёт к потере контроля партий и ошибкам в отчётности.
Штрафуют ли за ошибки в учёте прослеживаемых товаров?
Да, непредставление уведомлений или представление их с недостоверными сведениями влечёт ответственность по налоговому законодательству. Поэтому перед отправкой уведомлений всегда используйте встроенную проверку заполнения и сверяйте данные с первичными документами.
Что важно запомнить
Корректное заполнение номенклатуры прослеживаемого товара сводится к трём действиям: включить функциональность, установить в карточке признак прослеживаемости с кодом ТН ВЭД и единицей прослеживаемости, а РНПТ вводить только в документах. Проверяйте результат тестовым документом и отчётом по остаткам до отправки уведомлений в ФНС.