Как заполнить контрагента в 1С Управление торговлей

Карточка контрагента в 1С:Управление торговлей (УТ 11) — это основа всех торговых документов: заказов, реализаций, поступлений и актов сверки. Если реквизиты заполнены с ошибками, неточности попадут в счета, УПД и отчётность, а исправлять их придётся уже в проведённых документах. Поэтому карточку стоит заводить аккуратно с первого раза.

Справочник контрагентов находится в разделе «НСИ и администрирование» — «НСИ» — «Контрагенты» или в разделе «Продажи» / «Закупки» в зависимости от настроек интерфейса. В УТ 11 карточка контрагента тесно связана со справочником «Партнёры»: контрагент — это юридическое лицо или ИП с реквизитами, а партнёр — бизнес-сущность, с которой вы работаете (один партнёр может объединять несколько контрагентов, например обособленные подразделения одной сети).

Ниже разобран полный порядок заполнения карточки: от выбора типа контрагента до проверки результата в документах. Инструкция ориентирована на УТ 11, но логика полей схожа и в «1С:Комплексная автоматизация», и в «1С:ERP».

Где находится справочник контрагентов и что понадобится заранее

Откройте раздел «НСИ и администрирование», перейдите в подраздел «НСИ» и выберите «Контрагенты». Если у вас включён режим работы с партнёрами (стандартно в УТ 11), при создании контрагента программа попросит указать или создать партнёра. Это нормальное поведение, а не ошибка.

Перед заполнением подготовьте данные: ИНН и КПП организации, полное и сокращённое наименование, юридический и фактический адреса, реквизиты банковского счёта (БИК, номер счёта), а также номер и дату договора. Источником обычно служит карточка предприятия от клиента или выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на добавление контрагентов. Если кнопка «Создать» неактивна, обратитесь к администратору 1С — возможно, вам назначена роль только на просмотр справочника.

Как создать нового контрагента и выбрать его тип

Нажмите «Создать» в списке контрагентов. Первое поле — вид контрагента: «Юридическое лицо», «Индивидуальный предприниматель» или «Физическое лицо». От выбора зависит набор полей: у юрлица есть КПП, у ИП его нет, а у физлица вместо ИНН организации указывается личный ИНН или документ, удостоверяющий личность.

Выбирайте тип строго по реквизитам. Частая ошибка — завести ИП как юридическое лицо: тогда в печатных формах появится пустое поле КПП, а проверка ИНН может выдать предупреждение. Для иностранных компаний предусмотрен признак «Юридическое лицо за пределами РФ» — в этом случае ИНН российского формата не требуется.

Далее укажите наименование. Поле «Сокращенное наименование» используется в списках и подборах, «Полное наименование» — в печатных формах договоров и документов. Заполняйте оба, копируя наименование из официальных документов без сокращений и опечаток.

Заполнение реквизитов: ИНН, КПП и автозаполнение

Поле «ИНН» — ключевое. Введите 10 цифр для юрлица или 12 для ИП и физлица. Если у вашей информационной базы подключён сервис «1С:Контрагент», после ввода ИНН нажмите кнопку «Заполнить по ИНН»: программа подтянет наименование, КПП, юридический адрес и данные о руководителе из официальных реестров.

Автозаполнение существенно снижает риск опечаток, но не отменяет проверки. Сервис показывает данные из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, которые могут отличаться от фактических: например, компания сменила адрес, а запись в реестре ещё не обновлена. Сверьте подтянутые данные с карточкой, которую прислал сам контрагент.

Если сервис не подключён, заполняйте поля вручную. КПП указывается только для юридических лиц и состоит из 9 цифр. Программа проверяет формат ИНН и КПП автоматически и подсвечивает поле при нарушении контрольных соотношений — не игнорируйте такие предупреждения.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Контрагенты» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид: юридическое лицо, ИП или физическое лицо
3. 3
   Введите ИНН и нажмите «Заполнить по ИНН» либо заполните реквизиты вручную
4. 4
   Укажите сокращённое и полное наименование, при необходимости создайте партнёра
5. 5
   Заполните адреса, контактные данные и банковский счёт
6. 6
   Добавьте договор с номером и датой
7. 7
   Запишите карточку и проверьте её на тестовом документе

Адреса и контактная информация

В блоке контактной информации заполняются юридический адрес, фактический адрес, телефон, email и адрес для доставки. Юридический адрес должен совпадать с данными ЕГРЮЛ — он попадает в первичные документы и счета-фактуры. Фактический адрес и адрес доставки могут отличаться и используются в заказах и транспортных накладных.

Вводите адрес через поле со структурированным вводом (по классификатору ФИАС/ГАР), а не произвольным текстом. Это важно для корректной выгрузки в ЭДО и для отчётности: неструктурированный адрес может вызвать ошибки формата при передаче документов.

Контактные лица контрагента (менеджеры, бухгалтеры) заводятся на отдельной закладке «Контактные лица» у партнёра. Укажите ФИО, должность, телефон и email — эти данные подставляются в коммерческие предложения и письма, отправляемые прямо из 1С.

Банковские счета и договоры

Банковский счёт добавляется на закладке «Банковские счета» или через ссылку «Банковский счёт» в карточке. Укажите БИК банка — программа подберёт банк из классификатора и подставит корреспондентский счёт. Затем введите номер расчётного счёта (20 цифр). Программа проверяет соответствие номера счёта и БИК по контрольному ключу: если видите предупреждение, перепроверьте цифры.

Договоры с контрагентом заводятся на закладке «Договоры». Укажите номер, дату, тип договора (с покупателем, с поставщиком и т.д.), валюту взаиморасчётов и организацию вашей компании. Именно договор определяет условия расчётов в документах, поэтому без него провести реализацию или поступление в большинстве настроек не получится.

Если с клиентом несколько договоров, заводите каждый отдельной строкой и назначайте основной. В документах договор подставляется автоматически по умолчанию, но его всегда можно сменить вручную.

Проверка заполнения и типичные ошибки

После записи карточки проверьте результат на практике: создайте черновик заказа или реализации с этим контрагентом и выведите печатную форму. Убедитесь, что наименование, ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты выводятся полностью и без искажений. Проверьте также, что в документ подставился правильный договор.

Используйте встроенную проверку контрагента по базе ФНС (кнопка «Проверить» или автоматическая проверка при подключённом сервисе). Она покажет статус организации: действующая, в процессе ликвидации, недостоверность адреса. Это особенно важно для новых покупателей перед отгрузкой в кредит.

Дубликаты — ещё одна частая проблема. Перед созданием нового контрагента выполните поиск по ИНН в списке: возможно, карточка уже есть, но заведена с ошибкой в наименовании. Дубли с одинаковым ИНН разрывают взаиморасчёты и ломают акты сверки, а склеивать их потом приходится вручную через обработку поиска и замены дублей.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счёта или УПД

Норма

Наименование, ИНН, КПП, адрес и счёт выводятся полностью и совпадают с карточкой клиента

Тревожный признак

Пустые поля, обрезанное наименование или предупреждение о неверном ИНН

Проверка по базе ФНС

Норма

Статус «Действующее», адрес без отметки о недостоверности

Тревожный признак

Статус ликвидации, реорганизации или недостоверный адрес

Подстановка договора в документ

Норма

Договор с нужным типом и валютой подставляется автоматически

Тревожный признак

Поле договора пустое или подставляется договор другого типа

Часто задаваемые вопросы

Чем контрагент отличается от партнёра в УТ 11?

Партнёр — это бизнес-объект, с которым вы ведёте взаимодействие (клиент, поставщик), а контрагент — конкретное юридическое лицо или ИП с реквизитами. Один партнёр может включать несколько контрагентов, например головную компанию и её филиалы. Расчёты и скидки ведутся по партнёру, а реквизиты в документы подставляются из карточки контрагента.

Можно ли изменить ИНН у уже созданного контрагента?

Да, если по контрагенту ещё нет проведённых регламентных операций, требующих неизменности реквизита. Откройте карточку, исправьте ИНН и запишите. Учтите: в уже проведённых документах и отправленных по ЭДО файлах останется старое значение, поэтому после исправления проверьте открытые документы и при необходимости перезаполните их.

Почему не работает кнопка «Заполнить по ИНН»?

Автозаполнение требует подключённого сервиса «1С:Контрагент» и действующего договора ИТС с доступом в интернет. Проверьте в «Администрирование» → «Интернет-поддержка и сервисы», что включены автоматическая проверка контрагентов и заполнение реквизитов. Если сервис недоступен, реквизиты вводятся вручную по выписке из ЕГРЮЛ.

Как завести физическое лицо без ИНН?

Выберите вид контрагента «Физическое лицо» — поле ИНН станет необязательным. Укажите ФИО и при необходимости данные документа, удостоверяющего личность. Для розничных продаж без выделения покупателя обычно используют служебного контрагента «Розничный покупатель», который создаётся в программе автоматически.

Что делать, если контрагентов стало два с одинаковым ИНН?

Не удаляйте дубль напрямую, если по нему есть документы. Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «НСИ и администрирование» → «Обслуживание»: она найдёт карточки с совпадающим ИНН и заменит ссылки во всех документах на одного выбранного контрагента. Перед операцией сделайте резервную копию базы.

Обязательно ли заполнять договор для каждого контрагента?

В типовых настройках УТ 11 при включённом учёте договоров документ без договора не проведётся. Если договорная работа не ведётся, создают один обобщённый договор «без номера» с текущей датой и используют его по умолчанию. Отключить обязательность договоров можно в настройках раздела «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи»/«Закупки», но делать это стоит осознанно.