Как заполнить карточку товара в 1С: подробная инструкция

Карточка товара (элемент справочника «Номенклатура») — основа всей торговой аналитики в 1С. От того, насколько корректно она заполнена, зависят остатки на складе, себестоимость, налоги, печатные формы документов и обмен с сайтом. Ошибка в одном поле способна исказить отчёты по всей базе.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации: «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:ERP». В «1С:Бухгалтерии» и «Управлении нашей фирмой» набор полей немного отличается, но логика заполнения та же. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение справочника «Номенклатура» — иначе поля будут доступны только для просмотра.

Заполнение карточки занимает от пары минут для простого товара до 10–15 минут для позиции с характеристиками, упаковками и сериями. Не спешите: исправлять номенклатуру, по которой уже проведены документы, сложнее, чем заполнить её правильно сразу.

Где находится справочник номенклатуры и как создать карточку

В «Управлении торговлей 11» путь такой: раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура». В «1С:Бухгалтерии 8.3» — раздел «Справочники» → «Номенклатура». В «Управлении нашей фирмой» — «Компания» → «Номенклатура» или «Закупки» → «Номенклатура» в зависимости от версии.

Для создания новой позиции нажмите кнопку «Создать». Если товары нужно сгруппировать (например, «Обувь», «Аксессуары», «Услуги»), сначала создайте группу кнопкой «Создать группу», а затем добавляйте элементы внутрь неё. Группировка упрощает поиск и позволяет строить отчёты по категориям.

Альтернатива ручному вводу — загрузка из файла Excel через обработку «Загрузка данных из табличного документа» (в УТ 11: «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение»). Это оправдано, когда позиций больше нескольких десятков. Но первую карточку лучше создать вручную, чтобы понять структуру полей.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите тип: товар, услуга, работа, набор
3. 3
   Заполните наименование и рабочее наименование
4. 4
   Укажите вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС
5. 5
   Заполните артикул, описание, вес и объём при необходимости
6. 6
   Назначьте цены через документ «Установка цен номенклатуры»
7. 7
   Запишите карточку и проверьте её в тестовом документе

Основные реквизиты: наименование, артикул, вид номенклатуры

Наименование — короткое имя, по которому товар ищется в списках. Рабочее наименование (или «Наименование для печати») попадает в документы: счета, накладные, акты. Заполняйте его полностью и грамотно — именно его увидит покупатель. Например: краткое «Кроссовки Run-X 42», печатное — «Кроссовки мужские Run-X, размер 42, цвет чёрный».

Артикул — внутренний код товара. Он не обязателен, но сильно упрощает поиск и сверку с поставщиками. Если у поставщика свой артикул, его можно указать в регистре «Номенклатура поставщиков», не смешивая с собственным.

Вид номенклатуры — ключевое поле, от которого зависят настройки учёта: ведутся ли характеристики, серии, какой тип номенклатуры (товар, услуга, работа), какие счета учёта подставляются по умолчанию. Если видов ещё нет, создайте их заранее: например, «Товары (без характеристик)», «Товары (размеры)», «Услуги». Правильно настроенный вид избавляет от ручной донастройки каждой карточки.

Единицы измерения, вес, объём и упаковки

Единица хранения — та, в которой товар учитывается на складе: штука, килограмм, метр, литр. Выбирается из классификатора единиц измерения. Для весового товара укажите единицу «кг» и отметьте признак весового товара — это нужно для интеграции с весами и маркировки.

Если товар продаётся упаковками (короб по 12 штук, паллета), настройте упаковки на соответствующей вкладке: укажите единицу, коэффициент пересчёта и наименование. Тогда в документах можно будет выбирать упаковку, а программа сама пересчитает количество в базовые единицы.

Вес и объём заполняйте, если используется складской учёт с адресным хранением, расчёт доставки или обмен с транспортными компаниями. Указывайте значения на единицу хранения, а не на упаковку — иначе расчёты грузоперевозок будут неверными.

Ставка НДС, цены и налоговые настройки

Поле «Ставка НДС» определяет, какой процент подставится в документы продажи и закупки. Типовые варианты: 20%, 10%, «Без НДС». Если организация работает на упрощёнке без НДС — выбирайте «Без НДС», иначе в отчётах появятся лишние суммы налога.

Сами цены в карточке не хранятся — они устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» → «Цены и скидки» в УТ 11). В карточке на вкладке «Цены» видна только история. Создайте виды цен заранее: закупочная, оптовая, розничная — и назначайте их одним документом на группу товаров.

Если организация — плательщик торгового сбора или работает с подакцизными товарами, проверьте соответствующие признаки в карточке и виде номенклатуры. Для маркированных товаров (обувь, одежда, табак, молочная продукция) обязательно укажите товарную группу маркировки — без этого обмен с «Честным ЗНАКом» работать не будет.

Характеристики, серии и штрихкоды

Характеристики нужны, когда один товар существует в вариантах: размеры, цвета, объёмы. Включаются в виде номенклатуры (настройка «Характеристики: общие для вида» или «индивидуальные для номенклатуры»). После включения остатки и продажи будут вестись в разрезе каждой характеристики.

Серии применяются для товаров со сроком годности, номерными партиями или гарантийными обязательствами. Настраиваются также через вид номенклатуры. Включайте серии только там, где они реально нужны: учёт усложняется, а списание потребует выбора серии в каждом документе.

Штрихкоды вводятся на одноимённой вкладке карточки: вручную или сканером. Для весового товара штрихкоды обычно генерирует весовое оборудование, в карточке они не обязательны. Проверяйте уникальность: дубли штрихкодов приводят к ошибкам на кассе.

Проверка результата и типичные ошибки

После записи карточки выполните контрольную проверку: создайте тестовый документ «Реализация товаров и услуг» (или «Приходная накладная»), выберите товар и убедитесь, что автоматически подставились правильная ставка НДС, цена, единица измерения и счета учёта. Документ можно не проводить или удалить после проверки.

Дополнительно откройте отчёт «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам» после первого реального движения и сверьте, что товар отображается с ожидаемым наименованием и в нужном разрезе (характеристика, серия, склад).

Контрольные точки

Как проверить результат

Подстановка цены в документе

Норма

Цена заполняется автоматически из выбранного вида цен

Тревожный признак

Цена нулевая или пустая — нет документа установки цен

Ставка НДС в документе

Норма

Подставляется ставка из карточки

Тревожный признак

Ставка отличается — проверьте поле НДС и настройки налогообложения

Остатки в отчёте

Норма

Товар виден в разрезе склада и характеристики

Тревожный признак

Товар есть, но характеристики пустые — не включён учёт по характеристикам

Когда ручного ввода недостаточно

При большом товарном каталоге ручное заполнение становится узким местом. Типовые альтернативы: загрузка из Excel через «Загрузку данных из табличного документа», обмен с сайтом (CommerceML), синхронизация с маркетплейсами через специализированные расширения. Все эти способы требуют предварительной подготовки файла: колонки должны соответствовать реквизитам справочника.

Перед массовой загрузкой обязательно сделайте тест на 5–10 позициях и проверьте результат в документах. Ошибка в шаблоне загрузки, умноженная на тысячи строк, исправляется долго — иногда проще удалить загруженные элементы и повторить процедуру.

Частые вопросы

Можно ли изменить карточку товара, по которой уже проведены документы?

Большинство реквизитов (наименование, артикул, описание, штрихкоды) меняются свободно. Ограничения касаются типа номенклатуры, единицы хранения и настроек характеристик — их изменение может быть заблокировано или привести к расхождениям в отчётах. Перед такими правками делайте резервную копию.

Почему товар не отображается при подборе в документ?

Частые причины: карточка помечена на удаление, выбран неверный тип номенклатуры (например, услуга в документе закупки товаров), либо в форме подбора установлен отбор по складу или группе. Проверьте карточку и сбросьте отборы в окне подбора.

Чем артикул отличается от кода номенклатуры?

Код присваивается программой автоматически и нужен для внутренней идентификации. Артикул — произвольное обозначение, которое задаёт пользователь; он выводится в документы и используется для поиска и сверки с каталогами поставщиков.

Как заполнить карточку для услуги?

При создании выберите тип «Услуга». Поля веса, объёма, упаковок и склада исчезнут — они не нужны. Заполните наименование, ставку НДС и цену. Услуги не участвуют в складском учёте и отчётах по остаткам.

Нужно ли заполнять все поля карточки?

Нет. Обязательны только поля, отмеченные красным: наименование, вид номенклатуры, единица измерения. Остальные реквизиты заполняйте исходя из реальных потребностей учёта — лишние данные усложняют ввод и поддержку справочника.

Как удалить ошибочно созданную карточку?

Если по карточке нет документов — пометьте её на удаление, затем выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если движения есть, объект удалить нельзя: вместо этого переименуйте карточку, добавив пометку «не использовать», и исключите её из отборов.