Как записать номенклатуру в 1С

Номенклатура в 1С — это справочник, где хранятся все товары, материалы, услуги и работы, с которыми работает компания. От правильности заполнения карточки номенклатуры зависят корректность документов поступления и реализации, расчёт себестоимости, складской учёт и отчётность по НДС.

Ошибка в одном реквизите — например, неверная ставка НДС или неподходящий вид номенклатуры — распространяется на все документы, где используется эта позиция. Поэтому создавать элементы справочника стоит осознанно, а не «лишь бы записать».

Ниже разобран порядок создания номенклатуры в типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP), обязательные реквизиты, типичные ошибки и способы проверить результат. Интерфейс может немного отличаться в зависимости от конфигурации и версии, но логика везде одинаковая.

Где находится справочник номенклатуры

В 1С:Бухгалтерии 8 справочник открывается через раздел «Справочники» → «Номенклатура». В 1С:Управление торговлей и ERP путь обычно такой: «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» или раздел «CRM и маркетинг» / «Закупки» в зависимости от настроек интерфейса.

Если вы не видите нужный раздел, проверьте права доступа: у пользователя должна быть роль, позволяющая добавлять элементы справочника. В файловой базе это настраивается в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права». Без права на добавление кнопка «Создать» будет недоступна или запись не сохранится.

Справочник имеет иерархическую структуру: позиции можно раскладывать по папкам (группам), например «Материалы», «Готовая продукция», «Услуги». Перед созданием элемента откройте нужную группу — тогда новая позиция сразу попадёт в неё.

Создание новой позиции: пошаговый порядок

Базовый сценарий одинаков во всех типовых конфигурациях. Откройте справочник, нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового элемента. Минимально необходимые поля: наименование, вид номенклатуры, единица измерения и ставка НДС.

После заполнения полей нажмите «Записать», если планируете продолжить редактирование, или «Записать и закрыть», чтобы сохранить элемент и вернуться к списку. Пока элемент не записан, его нельзя использовать в документах.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и перейдите в нужную группу
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите тип позиции (товар, услуга), если программа предлагает выбор
3. 3
   Заполните наименование и рабочее наименование для документов
4. 4
   Укажите вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС
5. 5
   Проверьте счета учёта или правила их подстановки
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и найдите позицию в списке для контроля

Создание товара и услуги: в чём разница

При создании позиции программа может предложить выбрать тип: товар, услуга, работа, набор. От этого зависит поведение позиции в учёте. Товар участвует в складском учёте и формирует остатки, услуга — нет: она сразу относится на затраты или выручку. Если ошибочно завести услугу как товар, в учёте появятся «висящие» складские остатки, которые придётся исправлять инвентаризацией.

Какие реквизиты заполнить обязательно

Наименование — главное поле, по нему позиция ищется в списках. Формулируйте его единообразно: сначала суть, потом характеристики, например «Кабель ВВГнг 3х2,5» вместо «3х2,5 кабель ВВГнг». Единый стиль названий сильно упрощает поиск и предотвращает дубли.

Вид номенклатуры определяет счета учёта и поведение позиции в документах. В типовых конфигурациях есть предустановленные виды («Товары», «Материалы», «Услуги», «Продукция»), но бухгалтер может создать свои. Неверно выбранный вид приводит к тому, что проводки формируются не по тем счетам.

Единица измерения выбирается из классификатора (штуки, килограммы, метры и т.д.). Если продаёте товар упаковками, а учитываете в штуках, настройте упаковки с коэффициентом пересчёта — тогда в документах можно будет указывать и ту, и другую единицу.

Ставка НДС подставляется в документы реализации и влияет на книгу продаж. Ставку нужно выбирать в соответствии с действующим законодательством для конкретного товара. Если организация работает без НДС, установите «Без НДС» — иначе в документах появятся лишние суммы налога.

Настройка счетов учёта

В 1С:Бухгалтерии счета учёта номенклатуры задаются либо в самой карточке (кнопка или ссылка «Счета учёта»), либо через общие правила по видам номенклатуры в регистре «Счета учёта номенклатуры». Второй способ удобнее: вы один раз настраиваете правило «для вида Материалы — счёт 10.01», и все новые позиции этого вида получают счёт автоматически.

Проверьте, какие счета подставляются: счёт учёта (10, 41, 43), счёт доходов и расходов при реализации, счёт НДС. Если оставить правила пустыми, программа при проведении документа либо выдаст ошибку, либо сформирует проводки с незаполненной аналитикой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в списке справочника

Норма

Элемент отображается в нужной группе, наименование читается корректно

Тревожный признак

Позиция не найдена или попала не в ту папку

Подстановка в документ

Норма

При выборе позиции в документе автоматически заполняются единица измерения, НДС и счета

Тревожный признак

Поля остаются пустыми или программа выдаёт предупреждение

Проводки после проведения

Норма

Документ проводится, счета и аналитика соответствуют ожиданиям

Тревожный признак

Ошибка проведения или проводки по неверным счетам

Как избежать дублей в справочнике

Дубли — главная проблема справочника номенклатуры: одна и та же позиция заводится несколько раз под разными названиями, и остатки «размазываются» по нескольким карточкам. Перед созданием нового элемента воспользуйтесь поиском по справочнику: введите часть названия, артикул или штрихкод.

Во многих конфигурациях при вводе наименования программа сама показывает похожие элементы. Не игнорируйте эту подсказку — проверьте предложенные варианты, прежде чем записывать новый элемент.

Если дубли уже есть, их можно объединить штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Обработка заменяет ссылки на дубль во всех документах ссылкой на основной элемент. Перед запуском сделайте резервную копию базы.

Загрузка номенклатуры из файла

Если нужно завести не одну позицию, а сотни, ручной ввод нерационален. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (обычно в разделе «Администрирование» или «Покупки» → «Сервис»), которая принимает файлы Excel или таблицы, скопированные из буфера обмена.

Подготовьте файл: одна строка — одна позиция, колонки соответствуют реквизитам (наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, цена). В обработке сопоставьте колонки файла с полями справочника, запустите загрузку и проверьте результат на нескольких элементах. Рекомендуется сначала загрузить тестовую порцию из 5–10 строк.

Частые вопросы

Можно ли изменить вид номенклатуры после того, как по позиции есть документы?

Технически — да, реквизит доступен для редактирования. Но документы, проведённые ранее, не перепроведутся автоматически: их проводки останутся со старыми счетами. После смены вида перепроведите затронутые документы и проверьте оборотно-сальдовую ведомость по соответствующим счетам.

Что делать, если кнопка «Создать» неактивна?

Скорее всего, у пользователя нет прав на добавление элементов справочника. Обратитесь к администратору базы, чтобы он добавил соответствующую роль или профиль доступа. Также проверьте, не открыт ли справочник в режиме только для просмотра.

Как завести товар с разными характеристиками (размер, цвет)?

В конфигурациях с торговым учётом для этого служит механизм характеристик номенклатуры: создаётся одна карточка, а варианты (размеры, цвета) заводятся как её характеристики. Включите в настройках учёта использование характеристик, затем заполните их в карточке товара.

Нужно ли заполнять цены в карточке номенклатуры?

Цены обычно хранятся не в карточке, а в регистре цен и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». В карточке может отображаться текущая цена для справки. Заполняйте цены через документ — тогда сохраняется история их изменения.

Как удалить ошибочно созданную позицию?

Если по позиции нет документов, пометьте её на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если документы есть, программа не даст удалить элемент — в этом случае используйте объединение дублей или просто исключите позицию из использования, переименовав её с пометкой «Не использовать».

Можно ли создать номенклатуру прямо из документа поступления?

Да. В табличной части документа при вводе нового названия программа предложит создать элемент, либо используйте кнопку «Создать» в поле выбора номенклатуры. Карточка откроется в отдельном окне — заполните её полностью, а не только наименование, чтобы потом не дорабатывать.