Справочники и Данные · 10 мин
Как занести товар в 1С:Предприятие
Как занести товар в 1С:Предприятие: создание номенклатуры вручную, загрузка из Excel, приход товара на склад, цены, штрихкоды и типичные ошибки новичков.
Занесение товара в 1С — базовая операция, с которой начинается любой учёт торговли. Ошибка на этом этапе приводит к дублям в номенклатуре, неверным остаткам и проблемам при инвентаризации, поэтому порядок действий важно соблюдать с самого начала.
В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, Управление нашей фирмой, Розница) логика одинакова: сначала создаётся карточка товара в справочнике «Номенклатура», затем оформляется документ поступления, который ставит товар на склад и формирует себестоимость. Между этими шагами обычно задаются цены и штрихкоды.
Ниже разобраны оба основных способа занесения товара — ручной ввод и массовая загрузка из таблицы, а также проверка результата и типичные ошибки, которые допускают новички.
Подготовка: что нужно настроить до занесения товара
Прежде чем создавать первую карточку, убедитесь, что в базе заполнены базовые справочники. Минимальный набор: организация, хотя бы один склад, единицы измерения (штуки, упаковки, килограммы) и ставки НДС. Если этих данных нет, карточку товара создать получится, но провести поступление — нет.
Также заранее продумайте структуру папок (групп) номенклатуры. Например: «Напитки», «Бакалея», «Хозтовары». Правильная группировка упрощает поиск, отчёты и настройку скидок по категориям. Переносить товары между папками потом можно, но при тысячах позиций это утомительно.
Проверьте права пользователя: для создания номенклатуры и документов поступления нужны соответствующие роли. Если кнопка «Создать» неактивна — обратитесь к администратору базы, а не пытайтесь обойти ограничение.
Создание карточки товара вручную
Откройте справочник номенклатуры. В «Управлении торговлей 11» путь такой: раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура». В «Управлении нашей фирмой» — «Закупки» или «Продажи» → «Номенклатура». В «Рознице» — «Справочники» → «Номенклатура». Точное расположение зависит от конфигурации, но справочник всегда называется «Номенклатура».
Нажмите «Создать» и заполните обязательные поля: наименование (как товар будет отображаться в документах), вид номенклатуры (обычно «Товар»), единицу хранения и ставку НДС. Поле «Артикул» заполните, если у товара есть внутренний или поставщицкий код — по нему удобно искать позиции.
Рабочее наименование и наименование для печати могут отличаться: первое — для внутреннего поиска, второе попадёт в накладные и чеки. Если товар весовой или штучный, укажите это в настройках вида номенклатуры — от этого зависит работа с весами и кассой.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и выберите нужную папку
- 2Нажмите «Создать» и заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения
- 3Укажите артикул и ставку НДС
- 4Заполните штрихкод на вкладке или по ссылке «Штрихкоды»
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что товар появился в списке
Как добавить штрихкод и цены
Штрихкод хранится отдельно от основных полей карточки. В карточке товара найдите ссылку «Штрихкоды» (или соответствующую вкладку) и добавьте код вручную либо отсканируйте сканером. Один товар может иметь несколько штрихкодов — например, для разных упаковок.
Цены в 1С не хранятся в карточке товара — они задаются документом «Установка цен номенклатуры». Создайте документ, выберите вид цены (закупочная, розничная, оптовая), добавьте товары и укажите значения. После проведения документа цены начнут подставляться в продажи и заказы.
Частая ситуация: товар создан, поступление проведено, а в чеке цена нулевая. Причина почти всегда одна — не создан или не проведён документ установки цен на нужную дату. Проверяйте это в первую очередь.
Занесение товара документом поступления
Карточка в справочнике — это только описание товара. Чтобы он появился на складе в количественном учёте, нужен документ «Поступление товаров и услуг» (в некоторых конфигурациях — «Приходная накладная»). Найдите его в разделе «Закупки» или «Склад».
В документе укажите поставщика (контрагента), склад, дату и номер входящей накладной. В табличную часть добавьте товары: начните вводить наименование или артикул — программа предложит варианты из справочника. Заполните количество, цену закупки и ставку НДС по каждой строке.
После заполнения нажмите «Провести». Именно проведение формирует движения по регистрам: товар появляется в остатках склада, возникает задолженность перед поставщиком. Проверить результат можно отчётом «Остатки товаров на складах» — позиция должна появиться с указанным количеством.
Как проверить результат
Товар виден в отчёте «Остатки товаров» с нужным количеством
Остаток нулевой или отрицательный — документ не проведён или склад указан неверно
При добавлении товара в чек или реализацию цена подставляется автоматически
Цена пустая — нет проведённого документа «Установка цен»
Сканер находит товар и подставляет его в документ
Товар не находится — штрихкод не внесён или введён с ошибкой
Массовая загрузка товаров из Excel
Когда позиций десятки или сотни, ручной ввод неэффективен. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (обычно в разделе «НСИ и администрирование» или через «Все функции» → «Обработки»). Она принимает скопированные из Excel данные и создаёт элементы справочника пакетно.
Подготовьте таблицу с колонками: наименование, артикул, штрихкод, единица измерения, ставка НДС. Скопируйте диапазон и вставьте в табличное поле обработки, затем сопоставьте колонки полям справочника. Перед загрузкой в реальную базу проверьте результат на копии или на небольшом тестовом фрагменте из 5–10 строк.
Альтернативный вариант — загрузка из файла поставщика в формате CSV или Excel через типовые механизмы «Загрузка номенклатуры поставщика» или коммерческие обработки. В любом случае обязательно включайте сопоставление по артикулу или штрихкоду, чтобы обработка обновляла существующие позиции, а не плодила дубли.
Сравнение способов занесения товара
Подходит для небольшого ассортимента и разовых позиций. Полный контроль над каждым полем, но медленно при сотнях товаров
Оптимально для первичного наполнения базы или крупных поставок. Требует аккуратной подготовки таблицы и проверки сопоставления колонок
В некоторых конфигурациях можно загрузить табличную часть накладной из файла с автосозданием новой номенклатуры — быстро, но нужно контролировать дубли
Типичные ошибки при занесении товара
Самая распространённая ошибка — дубли номенклатуры. Они возникают, когда товар ищут только по части названия, не находят и создают заново. Всегда используйте поиск по артикулу и штрихкоду перед созданием новой карточки. Периодически проверяйте справочник на дубли встроенной обработкой «Поиск и удаление дублей».
Вторая группа ошибок — неверные единицы измерения и упаковки. Если товар приходит коробами по 12 штук, а продаётся поштучно, настройте упаковку с коэффициентом 12 в карточке. Иначе при поступлении 10 коробов вы получите на остатках 10 штук вместо 120, и учёт развалится.
Третья ошибка — проведение поступления «задним числом» без перепроведения последующих документов. Это может изменить себестоимость уже оформленных продаж. Если нужно внести поступление прошлой датой, согласуйте это с бухгалтером и после проведения проверьте отчёты по себестоимости.
Контроль результата и дальнейшие действия
После занесения партии товара выполните короткую проверку: откройте отчёт «Остатки товаров на складах», убедитесь, что количества совпадают с бумажной накладной. Затем сформируйте «Ведомость по товарам на складах» или проверьте цены через прайс-лист — всё должно сойтись без ручных правок.
Если товар будет продаваться через розничную кассу, убедитесь, что он выгружается на кассу или в торговое оборудование: для этого карточка должна быть полностью заполнена, а цена — установлена для нужного магазина. Пробная продажа одной единицы с последующим сторнированием — надёжный способ убедиться, что цепочка работает.
Для регулярных поставок договоритесь с поставщиком о формате электронной накладной (Excel, CSV, EDI) — это сократит ручной ввод до минимума и снизит количество ошибок в наименованиях и количествах.
Что важно запомнить
Занесение товара состоит из трёх обязательных шагов: карточка в справочнике «Номенклатура», документ поступления на склад, документ установки цен. Перед созданием новой позиции всегда ищите по артикулу и штрихкоду, а после проведения проверяйте остатки отчётом.
Частые вопросы
Можно ли занести товар без документа поступления?
Карточку в справочнике создать можно, но на складе товар не появится. Для первичного ввода остатков при старте учёта используйте документ «Ввод начальных остатков» — он ставит товар на склад без поставщика и задолженности.
Что делать, если товар уже есть в базе, но с ошибкой в названии?
Не создавайте новую карточку — отредактируйте существующую. Наименование и прочие поля можно менять свободно, история документов при этом сохранится, так как документы ссылаются на элемент справочника, а не на его текстовое название.
Почему товар не виден при продаже, хотя поступление проведено?
Проверьте три вещи: на какой склад оформлено поступление (продажа может идти с другого склада), установлена ли цена для нужного вида цен, не стоит ли у карточки пометка на удаление или архивный статус.
Как занести товар, который продаётся на развес?
В карточке укажите единицу измерения веса (килограмм или грамм) и в настройках вида номенклатуры отметьте, что товар весовой. Для работы с электронными весами дополнительно потребуется настроить выгрузку товаров в торговое оборудование.
Можно ли загрузить товары из Excel без программиста?
Да, типовая обработка «Загрузка данных из табличного документа» рассчитана на пользователя. Главное — аккуратно подготовить таблицу, правильно сопоставить колонки и сначала протестировать загрузку на нескольких строках или в копии базы.