Как занести номенклатуру в 1С

Номенклатура в 1С — это справочник товаров, материалов, услуг и работ, на который ссылаются все документы: поступления, реализации, счета, акты и отчёты. От того, насколько корректно заведена карточка, зависит точность учёта остатков, себестоимости, налогов и печатных форм. Ошибка в реквизитах на старте потом «размножается» по всем документам, и исправлять её приходится перепроведением десятков операций.

Завести номенклатуру можно тремя способами: вручную через форму карточки, копированием похожей позиции и массовой загрузкой из таблицы Excel или файла поставщика. Выбор зависит от количества позиций: одну-две карточки проще создать руками, сотни — загрузить пакетно. Ниже разобраны все три сценария на примере типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей».

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на редактирование справочника «Номенклатура» и что заполнены связанные справочники: единицы измерения, ставки НДС, виды номенклатуры. Иначе карточка создастся, но документы с ней будут заполняться с ошибками.

Где находится справочник номенклатуры и какие реквизиты обязательны

В «1С:Бухгалтерия 8.3» справочник открывается через меню «Справочники» → «Номенклатура» или через раздел «Покупки» / «Продажи» по одноимённой ссылке. В «1С:Управление торговлей 11» путь другой: раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» либо «CRM и маркетинг» → «Номенклатура» в зависимости от настроек интерфейса.

Минимальный набор реквизитов, без которых карточка не будет корректно работать в документах:

• Наименование — рабочее название для внутреннего учёта;
• Полное наименование — выводится в печатных формах (счета, накладные, УПД);
• Вид номенклатуры — определяет счета учёта и тип (товар, материал, услуга);
• Единица измерения — штуки, килограммы, метры и т. д. по классификатору ОКЕИ;
• Ставка НДС — подставляется в документы по умолчанию.

Как создать карточку номенклатуры вручную

Ручное создание подходит, когда позиций немного — до нескольких десятков. Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите кнопку «Создать». Если в базе уже настроены виды номенклатуры, программа может предложить выбрать вид сразу — от этого зависит состав полей формы.

Заполните поля последовательно. Сначала введите рабочее наименование — короткое и удобное для поиска, например «Кабель ВВГнг 3х2,5». Полное наименование часто заполняется автоматически из рабочего, но его стоит привести к виду, приемлемому для печатных документов: без сокращений, понятных только сотрудникам.

Далее укажите единицу измерения. Если нужной единицы нет в списке, создайте её через классификатор ОКЕИ — кнопка подбора из классификатора есть прямо в форме выбора. Укажите ставку НДС и, при необходимости, артикул, производителя, код ТН ВЭД для импортных товаров.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры (товар, материал, услуга)
3. 3
   Заполните наименование и полное наименование для печати
4. 4
   Укажите единицу измерения из классификатора ОКЕИ
5. 5
   Установите ставку НДС, артикул и штрихкод при необходимости
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в тестовом документе

Как ускорить ввод копированием и группами

Если позиции похожи (например, крепёж разных размеров), быстрее создавать их копированием. Выделите готовую карточку в списке и нажмите F9 или кнопку «Скопировать» — откроется новая карточка со всеми заполненными реквизитами. Останется поменять наименование, артикул и отличающиеся параметры.

Для порядка в справочнике заранее создайте группы (папки): «Материалы», «Товары для перепродажи», «Услуги». Группа создаётся кнопкой «Создать группу». Раскладывать позиции по группам можно перетаскиванием мышью или через кнопку «Переместить в группу».

Обратите внимание: группировка влияет только на удобство навигации и не меняет учёт. Счета учёта и поведение в документах определяются видом номенклатуры, а не папкой, в которой лежит карточка.

Как загрузить номенклатуру массово из Excel

Когда позиций сотни или тысячи — например, при старте учёта или получении прайса поставщика, — ручной ввод непрактичен. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа»: в «1С:Бухгалтерии» она находится в разделе «Все функции» → «Обработки», в «1С:Управление торговлей» — «Закупки» → «Сервис» → «Загрузка данных из табличного документа».

Подготовьте файл в Excel: одна строка — одна позиция, столбцы соответствуют реквизитам (наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, цена). Скопируйте таблицу в буфер обмена и вставьте в табличное поле обработки либо откройте файл напрямую. Затем на вкладке настройки сопоставьте столбцы реквизитам справочника.

Перед загрузкой обязательно проверьте соответствие колонок: частая ошибка — цена попадает в поле артикула или ставка НДС трактуется как текст. После сопоставления нажмите «Загрузить» и дождитесь отчёта о результатах: обработка покажет, сколько позиций создано и какие строки пропущены с указанием причины.

Как настроить цены, штрихкоды и дополнительные реквизиты

Сама карточка номенклатуры цену не хранит — цены устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (в «Бухгалтерии» — раздел «Склад» или «Покупки»). Создайте документ, добавьте позиции, укажите тип цен («Оптовая», «Розничная») и значения. После проведения цены будут подставляться в документы продажи автоматически.

Штрихкоды вводятся в карточке на отдельной вкладке или в подчинённом регистре «Штрихкоды номенклатуры» — в зависимости от конфигурации. Один товар может иметь несколько штрихкодов (по единицам измерения и упаковкам). Если штрихкода нет, программа может сгенерировать внутренний по префиксу для весового или штучного товара.

Для характеристик, которых нет в типовой карточке (цвет, размер, срок годности), используйте механизм дополнительных реквизитов и сведений: «Администрирование» → «Общие настройки» → «Дополнительные реквизиты и сведения». Это позволяет расширять карточку без доработки конфигурации программистом.

Сравнение способов ввода

Ручной ввод

Подходит для 1–30 позиций; полный контроль над каждым реквизитом, но медленно при большом объёме

Копирование

Оптимально для серий похожих товаров; быстро, но легко забыть поменять уникальные поля — артикул и штрихкод

Загрузка из файла

Единственный разумный вариант для сотен позиций; требует подготовки файла и проверки сопоставления колонок

Как проверить результат и исправить ошибки

После создания позиций проверьте их в реальном документе: создайте черновик «Поступление товаров и услуг» или «Реализация», добавьте новую номенклатуру и убедитесь, что автоматически подставились счета учёта, ставка НДС и цена. Если счета пустые — проблема в виде номенклатуры или в настройке счетов учёта.

Типичная проблема — дубли: одна и та же позиция заведена дважды с небольшими отличиями в написании («Кабель ВВГ 3х2.5» и «Кабель ВВГ 3х2,5»). Для поиска дублей используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование». Она находит похожие элементы и позволяет объединить их с автоматической заменой ссылок во всех документах.

Если ошибочная позиция уже использована в документах, удалить её физически нельзя — только пометить на удаление. Пометка снимается с учёта через «Операции» → «Удаление помеченных объектов», но только если на элемент нет ссылок. Поэтому перед удалением дубля сначала выполните замену ссылок обработкой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подстановка счетов учёта в документе

Норма

Счета заполняются автоматически при выборе позиции

Тревожный признак

Поля счетов пустые — проверьте вид номенклатуры

Печатная форма накладной

Норма

Выводится полное наименование и единица измерения

Тревожный признак

Выводятся сокращения или пустые поля

Отчёт «Остатки товаров на складах»

Норма

Позиция отображается один раз с корректным остатком

Тревожный признак

Один товар дублируется в нескольких строках

Частые вопросы

Можно ли переименовать номенклатуру, если она уже использована в документах?

Да, наименование — не ключевой реквизит, его можно менять в любой момент. Все документы ссылаются на элемент справочника по внутреннему идентификатору, поэтому после переименования новое название отобразится и в старых проведённых документах. Учтите, что в уже распечатанных бумажных формах останется старое название.

Чем вид номенклатуры отличается от группы (папки)?

Группа — это просто папка для удобной навигации по списку, она ни на что в учёте не влияет. Вид номенклатуры — функциональный реквизит: он определяет счета бухгалтерского учёта, тип позиции (товар, услуга, материал) и поведение в документах. Один вид может объединять позиции из разных папок и наоборот.

Как завести услугу, если она не должна попадать на склад?

Создайте карточку с видом номенклатуры «Услуга». Такие позиции не учитываются в количественном складском учёте: в документах для них не запрашивается склад списания, а в отчётах по остаткам они не отображаются. Если услуга всё равно попадает в складские отчёты — проверьте вид номенклатуры в карточке.

Что делать, если при загрузке из Excel часть строк не загрузилась?

Обработка выводит протокол с указанием строки и причины отказа. Чаще всего причины: пустое наименование, единица измерения, которой нет в классификаторе, или текст в числовом поле. Исправьте данные в файле и загрузите только проблемные строки повторно — уже созданные позиции дублироваться не будут, если настроен поиск по наименованию или артикулу.

Как занести товар с характеристиками: размер, цвет?

В конфигурациях с торговым учётом включите использование характеристик: в настройках вида номенклатуры установите флаг «Характеристики». Тогда карточка описывает товар в целом (например, «Футболка»), а конкретные варианты — размеры и цвета — заводятся как характеристики в подчинённом списке. Остатки и цены ведутся по каждой характеристике отдельно.