Справочники и Данные · 8 мин
Как занести обособленное подразделение в 1С
Как создать обособленное подразделение в 1С:Бухгалтерии и ЗУП: заполнение карточки, КПП, настройка налогов, типовые ошибки и проверка результата.
Обособленное подразделение в 1С заводится в справочнике «Подразделения» или «Организации» — в зависимости от конфигурации и от того, выделено ли подразделение на отдельный баланс. От корректности этой записи зависят расчёт налога на прибыль, уплата НДФЛ по месту нахождения подразделения, формирование счетов-фактур с правильным КПП и кадровый учёт сотрудников филиала.
Ошибки на этом этапе всплывают позже — при сдаче декларации по прибыли, при расчёте 6-НДФЛ или при выставлении документов от имени подразделения. Поэтому важно не просто создать элемент справочника, а правильно заполнить регистрационные данные: КПП, адрес, код налогового органа и признак обособленности.
Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:ЗУП, отличия сценариев «отдельный баланс» и «не выделено на баланс», а также контрольные точки для проверки результата.
Определите, как отражать подразделение в учёте
Прежде чем создавать запись в программе, ответьте на главный вопрос: выделено ли подразделение на отдельный баланс и есть ли у него расчётный счёт. От этого зависит весь сценарий работы.
Если подразделение не выделено на отдельный баланс (самый частый случай), оно заводится как элемент справочника «Подразделения» внутри вашей организации. Налог на прибыль в части регионального бюджета и НДФЛ по такому подразделению считаются по его КПП и ОКТМО, а документы оформляются от имени головной организации.
Если подразделение выделено на отдельный баланс и имеет свой расчётный счёт, в типовых конфигурациях его обычно заводят как отдельную организацию в справочнике «Организации» с указанием головной организации. Это позволяет вести по нему самостоятельный учёт и формировать отдельную отчётность.
Сравнение вариантов
Подходит, если подразделение не выделено на отдельный баланс. Ограничение: нельзя вести отдельный банк и кассу подразделения.
Подходит при выделении на отдельный баланс и наличии расчётного счёта. Ограничение: потребуется настраивать обмен документами и учёт в разрезе двух «юрлиц» внутри базы.
Создайте подразделение в справочнике
В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» или «Справочники» → «Подразделения» (в зависимости от настроек интерфейса путь может отличаться). Нажмите «Создать» и заполните карточку.
Минимальный набор полей: наименование подразделения, признак «Обособленное подразделение» (флажок), КПП подразделения, адрес по классификатору (ФИАС/КЛАДР), код налогового органа, в котором подразделение стоит на учёте. Наименование указывайте так, чтобы его было легко отличить в отчётах — например, «Филиал в Казани».
В 1С:ЗУП подразделение создаётся в справочнике «Подразделения организаций» (раздел «Настройка» → «Предприятие» → «Структура предприятия»). Там же укажите регистрацию в налоговом органе — именно она определяет, по какому ОКТМО и КПП будет отражаться НДФЛ сотрудников этого подразделения.
- 1Откройте справочник «Подразделения» и нажмите «Создать»
- 2Введите наименование и установите признак «Обособленное подразделение»
- 3Заполните КПП, адрес и код налогового органа по уведомлению о постановке на учёт
- 4Сохраните карточку и проверьте, что подразделение доступно в документах и отчётах
Заполните регистрационные данные: КПП, адрес, налоговый орган
КПП обособленного подразделения возьмите из уведомления о постановке на учёте по месту нахождения подразделения — это первоисточник. Не придумывайте КПП по аналогии с головной организацией: первые четыре цифры (код ИФНС) у подразделения в другом регионе будут другими.
Код налогового органа и ОКТМО определяются адресом подразделения. В типовых конфигурациях после ввода адреса через классификатор программа может подставить ОКТМО автоматически, но код ИФНС и КПП проверьте вручную по документам о постановке на учёт.
Настройте учёт НДФЛ и налога на прибыль
Для НДФЛ ключевой момент — регистрация в налоговом органе, указанная в карточке подразделения. В ЗУП налог с сотрудников подразделения будет относиться к этой регистрации автоматически, если сотрудники правильно распределены по подразделениям в кадровых документах (приём на работу, кадровый перевод).
Для налога на прибыль в 1С:Бухгалтерии проверьте учётную политику: должен быть установлен признак наличия обособленных подразделений и выбран порядок распределения налога (по остаточной стоимости амортизируемого имущества и среднесписочной численности либо расходам на оплату труда). Эти настройки находятся в разделе «Главное» → «Налоги и отчёты» → «Налог на прибыль».
Если подразделение создаётся в середине года, распределение прибыли программа рассчитает с месяца, следующего за месяцем создания подразделения в учёте. Убедитесь, что дата создания в карточке соответствует фактической дате постановки на учёт.
Назначьте сотрудников и документы на подразделение
После создания подразделения проверьте кадровые документы: сотрудники, работающие в филиале, должны числиться именно в нём. Если подразделение открылось недавно, а сотрудники уже работали, оформите кадровые переводы с даты фактического начала работы в новом подразделении — иначе НДФЛ за прошлые месяцы останется на регистрации головной организации.
В бухгалтерских документах (поступления, реализации, счета-фактуры) указывайте подразделение там, где это требуется для раздельного учёта. В счётах-фактурах от имени обособленного подразделения должен проставляться его КПП — проверьте это на тестовом документе до начала реальной работы.
Проверьте результат и типовые ошибки
Контрольная проверка занимает несколько минут: сформируйте пробный расчёт 6-НДФЛ или оборотно-сальдовую ведомость с отбором по подразделению и убедитесь, что данные выводятся с правильными КПП и ОКТМО.
Как проверить результат
Заполнены КПП, адрес, код ИФНС, стоит признак обособленности
Пустой КПП или КПП совпадает с головной организацией
Налог отражается по ОКТМО и КПП подразделения
Весь НДФЛ попадает на регистрацию головной организации
В документе указан КПП подразделения
Подставляется КПП головной организации
Частые вопросы
Нужно ли заводить обособленное подразделение как отдельную организацию в 1С?
Только если оно выделено на отдельный баланс и имеет свой расчётный счёт. В большинстве случаев достаточно элемента справочника «Подразделения» с признаком обособленности и корректными регистрационными данными.
Где взять КПП обособленного подразделения?
В уведомлении о постановке на учёт в налоговом органе по месту нахождения подразделения. Также КПП можно уточнить через сервисы ФНС или запросом в свою инспекцию. Не используйте КПП головной организации.
Что делать, если подразделение открылось, а сотрудники ещё числятся в головной?
Оформите кадровые переводы в ЗУП датой фактического начала работы в подразделении. Если НДФЛ за прошлые периоды уже отражён на регистрации головной организации, потребуется корректировка отчётности — сроки и порядок согласуйте с налоговым консультантом.
Почему в счёте-фактуре подставляется КПП головной организации?
Проверьте, что в документе выбрано нужное подразделение и в его карточке заполнен КПП. Если документ оформляется от имени организации без указания подразделения, программа берёт КПП из реквизитов организации — это нормально для документов головного офиса.
Как закрыть обособленное подразделение в 1С?
Переведите сотрудников, завершите взаиморасчёты, снимите подразделение с учёта в налоговом органе, а затем пометьте элемент справочника на удаление или снимите признак активности. Удалять элемент с историей документов не нужно — достаточно исключить его из текущей работы.
Влияет ли количество обособленных подразделений на настройку учётной политики?
Да. При появлении хотя бы одного обособленного подразделения в учётной политике по налогу на прибыль нужно включить распределение налога между подразделениями и выбрать показатель для расчёта доли — среднесписочную численность или расходы на оплату труда. Выбранный показатель закрепляется в учётной политике.