Справочники и Данные · 10 мин
Как занести товары в 1С: инструкция для УТ, УНФ и Комплексной автоматизации
Как занести товары в 1С: ручное создание номенклатуры, загрузка из Excel, оприходование документом поступления. Проверка остатков и типичные ошибки.
Занести товар в 1С — значит выполнить два действия: создать карточку номенклатуры в справочнике и отразить появление товара на складе документом. Частая ошибка новичков — ограничиться только карточкой: в результате товар есть в списке, но на складе его «нет», продать его нельзя, а отчёты показывают нули. Правильная последовательность зависит от того, откуда пришёл товар: куплен у поставщика, обнаружен при инвентаризации или переносится из старой программы.
Инструкция подходит для конфигураций «Управление торговлей 11», «Управление нашей фирмой», «Комплексная автоматизация» и «ERP» — логика везде одинаковая, меняются лишь названия разделов меню. В «1С:Рознице» и «Бухгалтерии» шаги похожи, но документы могут называться иначе. Ниже разобраны все основные сценарии: ручной ввод, загрузка из Excel, поступление от поставщика и оприходование.
Что подготовить перед вводом товаров
Прежде чем создавать карточки, убедитесь, что в базе заполнены базовые справочники: склады, единицы измерения, ставки НДС и виды цен. Если склад не создан, документ поступления не удастся провести — программа выдаст ошибку «Не заполнено поле Склад». Проверьте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка».
Также соберите исходные данные по каждому товару: наименование, артикул, штрихкод (если ведётся штрихкодирование), единицу измерения, ставку НДС и закупочную цену. Для импортного товара дополнительно понадобятся номер ГТД и страна происхождения — без них нельзя корректно оформить реализацию и отчётность.
Способ 1. Ручное создание карточки номенклатуры
Ручной ввод подходит, когда позиций немного — до нескольких десятков. Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в УНФ — «Компания» или «Закупки») → «Номенклатура» и нажмите «Создать». Заполните обязательные поля:
- Наименование — рабочее название для внутреннего учёта;
- Наименование для печати — как товар будет выглядеть в документах для контрагентов;
- Артикул — внутренний код товара, по нему удобно искать позиции;
- Вид номенклатуры — определяет тип (товар, услуга, работа) и счета учёта;
- Единица измерения — штуки, упаковки, килограммы;
- Ставка НДС — подставляется в документы по умолчанию.
Если используется штрихкодирование, перейдите на вкладку или по ссылке «Штрихкоды» и введите код вручную либо отсканируйте сканером. Нажмите «Записать и закрыть». Карточка создана, но помните: складского остатка она не формирует.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС
- 3Добавьте артикул и штрихкод при необходимости
- 4Запишите карточку и проверьте, что она появилась в списке
- 5Создайте документ поступления или оприходования для появления остатка
Способ 2. Загрузка товаров из Excel или CSV
Когда позиций сотни или тысячи, ручной ввод неэффективен. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла»: откройте справочник «Номенклатура», нажмите кнопку «Ещё» (или «Загрузить») → «Загрузить данные из файла». В УНФ путь: «Компания» → «Номенклатура» → кнопка загрузки.
Подготовьте файл в формате Excel (xlsx) или CSV: первая строка — заголовки колонок, далее по одной строке на товар. Минимальный набор колонок — наименование, артикул, единица измерения. В окне загрузки сопоставьте колонки файла полям справочника: программа обычно распознаёт типовые названия автоматически, но проверьте каждое соответствие вручную.
После сопоставления нажмите «Загрузить». Обработка покажет, сколько строк создано, сколько пропущено и почему. Типичные причины пропусков — пустое наименование, дубли артикулов, неизвестная единица измерения. Исправьте файл и загрузите спорные строки повторно — уже созданные позиции обработка не задвоит, если включён поиск дублей по артикулу или наименованию.
Способ 3. Поступление товаров от поставщика
Основной рабочий сценарий — товар пришёл от поставщика с накладной или УПД. Откройте «Закупки» → «Поступления товаров и услуг» → «Создать». Заполните шапку: поставщик, договор, склад, номер и дата входящего документа. В табличной части добавьте товары: при вводе новой позиции программа предложит создать карточку номенклатуры прямо из документа — это избавляет от отдельного шага.
Укажите количество, цену и ставку НДС по каждой строке. Суммы должны сходиться с бумажной накладной — расхождения потом всплывут при сверке с поставщиком и в налоговом учёте. После заполнения нажмите «Провести». Именно проведение документа создаёт движения по регистрам: товар появляется в остатках склада, а в учёте формируется задолженность перед поставщиком.
Если поставщик прислал электронный документ (УПД через ЭДО), используйте «Загрузить из ЭДО» или «Создать на основании» — данные подставятся автоматически, и риск ошибок в ценах и количествах снизится.
Способ 4. Оприходование и ввод начальных остатков
Если товар уже физически лежит на складе, а документа поступления нет (начало работы в программе, результат инвентаризации), используйте документ «Оприходование излишков» (в УТ 11 — «Склад» → «Оприходования излишков товаров»). Укажите склад, добавьте товары с количеством и учётной ценой, проведите документ.
При старте учёта в новой базе удобнее мастер ввода начальных остатков: «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение» → «Помощник перехода» или «Ввод начальных остатков». Он позволяет загрузить остатки по всем складам сразу и корректно разнести их по партиям.
Сравнение способов ввода товаров
Подходит для десятков позиций; полный контроль реквизитов, но медленно
Для сотен и тысяч позиций; требует аккуратной подготовки файла и резервной копии
Основной рабочий сценарий; сразу создаёт остаток и задолженность
Для старта учёта или результатов инвентаризации; не формирует расчётов с поставщиком
Как проверить, что товар занесён правильно
После проведения документов откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11: «Склад и доставка» → «Отчёты по складу»). Установите отбор по складу и найдите свои позиции. Количество и сумма должны совпадать с накладной. Если товар в отчёте есть, а продать его нельзя — проверьте, тот ли склад указан в документе реализации.
Дополнительно сверьте цены: откройте карточку товара и проверьте, какие цены установлены документом «Установка цен номенклатуры». Поступление само по себе отпускную цену не назначает — если цены нет, в чеке или реализации подставится ноль.
Как проверить результат
Товар виден с нужным количеством и суммой
Позиции нет — документ не проведён или указан другой склад
Заполнены единица измерения, НДС, вид номенклатуры
Пустые реквизиты — ошибки в документах и отчётности
Действует документ «Установка цен» с нужной ценой
Цена нулевая — продажа уйдёт по нулю
Одна карточка на товар
Несколько карточек одного товара — раздвоение остатков
Типичные ошибки при занесении товаров
Самая распространённая ошибка — создание карточки без документа поступления. Пользователь видит товар в справочнике и считает задачу выполненной, а при продаже получает сообщение о нехватке остатков. Вторая частая проблема — дубли номенклатуры: один и тот же товар заведён дважды с немного разными наименованиями. Остатки дробятся, отчёты врут, списания идут не с той позиции.
Ещё одна группа ошибок — неверные реквизиты: неправильная ставка НДС искажает декларацию, неверный вид номенклатуры ломает счета учёта, а перепутанная единица измерения (штука вместо упаковки) приводит к кратному искажению остатков. Проверяйте эти поля до проведения первого документа — после него исправлять сложнее.
FAQ: частые вопросы о вводе товаров в 1С
Можно ли занести товар в 1С без штрихкода?
Да, штрихкод — необязательный реквизит. Он нужен только для работы со сканером и маркированной продукцией. Без штрихкода товар спокойно проходит через поступление, перемещение и продажу, поиск ведётся по наименованию или артикулу.
Почему товар есть в справочнике, но не продаётся?
Почти всегда причина в отсутствии складского остатка: документ поступления не создан, не проведён или оформлен на другой склад. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» с отбором по этой позиции — он покажет, где реально лежит товар.
Как удалить ошибочно созданную карточку товара?
Если по карточке нет проведённых документов, выделите её и нажмите «Удалить» (или пометьте на удаление, затем выполните «Удаление помеченных объектов»). Если документы уже есть, карточку удалить нельзя — только пометить на удаление и исключить из подборов, либо свернуть дубли обработкой «Поиск и удаление дублей».
Можно ли загрузить товары вместе с остатками и ценами одним файлом?
Штатная загрузка в справочник переносит только реквизиты карточек. Остатки загружаются отдельно — через ввод начальных остатков с табличной загрузкой из Excel, цены — через «Установку цен номенклатуры» с заполнением из файла. Порядок важен: сначала карточки, затем остатки и цены.
Что делать, если один и тот же товар завели дважды?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» («НСИ и администрирование» → «Обслуживание»). Она заменит дубль на основную карточку во всех документах, после чего лишнюю карточку можно пометить на удаление. Перед запуском сделайте резервную копию.
Обязательно ли указывать ГТД и страну происхождения?
Для импортных товаров — да: эти данные обязательны для корректного оформления реализации, печатных форм и прослеживаемости. Для товаров российского производства поля ГТД не требуются.
Что важно запомнить
Карточка номенклатуры и складской остаток — два разных объекта: сначала создаётся карточка (вручную или загрузкой из Excel), затем документ «Поступление товаров» или «Оприходование излишков» формирует остаток. Перед массовой загрузкой делайте резервную копию, после ввода проверяйте результат отчётом по остаткам и установкой цен.