Как занести товар в базу 1С

Заведение товара в 1С — базовая операция, без которой невозможно оформить ни одну накладную, счёт или отчёт. Ошибка на этом этапе приводит к дублям номенклатуры, неверным остаткам на складе и расхождениям в учёте, которые потом приходится разбирать вручную. Поэтому важно не просто «создать карточку», а сделать это правильно: заполнить обязательные реквизиты, назначить цену и корректно оприходовать остаток.

Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций: 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP и 1С:Бухгалтерия 8.3. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от конфигурации, но логика действий везде одинаковая: справочник номенклатуры → цены → складские остатки.

Подготовка: что нужно сделать до создания карточки товара

Перед тем как заносить товар, убедитесь, что в базе настроены базовые справочники, от которых зависит карточка номенклатуры. Проверьте виды номенклатуры (товар, услуга, работа), единицы измерения, ставки НДС и, если ведёте складской учёт, — список складов. В типовых конфигурациях эти данные уже предзаполнены, но в свежей базе их стоит просмотреть.

Определите, к какой группе относится товар. Группы номенклатуры — это папки в справочнике, которые упрощают поиск и формирование отчётов. Продумайте структуру заранее: например, «Электроинструмент → Дрели», а не плоский список из тысяч позиций. Переносить элементы между группами потом можно, но при большом объёме это лишняя работа.

Если товар будет продаваться, сразу решите, какие виды цен будете использовать: закупочная, оптовая, розничная. Виды цен создаются в разделе настройки ценообразования, и без хотя бы одного вида цен вы не сможете выставить товар в документ продажи по автоматической подстановке.

Создание карточки товара в справочнике «Номенклатура»

Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в 1С:Бухгалтерии — «Справочники» → «Номенклатура», в УТ 11 — «НСИ и администрирование» → «Номенклатура»). Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид номенклатуры — «Товар». От выбора вида зависят счета учёта и доступные реквизиты.

Заполните ключевые поля карточки:

• Наименование — рабочее название, которое будет выводиться в документах и отчётах. Пишите понятно и единообразно: «Дрель ударная Bosch GSB 13 RE», а не «дрель бош».
• Артикул — внутренний код товара, удобен для поиска и обмена с поставщиками.
• Единица измерения — шт., кг, упак. От неё зависит складской учёт и печать документов.
• Ставка НДС — выбирается из списка; ошибка здесь исказит налоговый учёт и цены в документах.
• Наименование для печати — полное название для счетов и накладных, если оно отличается от рабочего.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка создана, но товар пока нельзя продать по цене и он не числится на складе — это следующие шаги.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры «Товар» и группу
3. 3
   Заполните наименование, артикул, единицу измерения и ставку НДС
4. 4
   Запишите карточку и проверьте её в списке
5. 5
   Установите цену документом «Установка цен номенклатуры»
6. 6
   При наличии остатка оформите оприходование на склад

Установка цены на товар

Цена в 1С не хранится в карточке товара — она фиксируется отдельным документом. В торговых конфигурациях откройте «CRM и маркетинг» или «Закупки» → «Цены номенклатуры» → создайте документ «Установка цен номенклатуры». Укажите дату, вид цены (например, «Розничная»), добавьте товар в табличную часть и введите значение цены.

Проведите документ. С этого момента при добавлении товара в реализацию цена подставится автоматически на дату документа. Если товар добавлен в продажу, а цена пустая — значит, либо документ установки цен не проведён, либо дата продажи раньше даты установки цены.

В 1С:Бухгалтерии механизм похожий: цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» из раздела «Склад» или «Продажи», а тип цен задаётся в справочнике «Типы цен номенклатуры».

Как оприходовать остатки товара на склад

Созданная карточка с ценой — это ещё не остаток. Чтобы товар числился на складе, нужен складской документ. Есть два типовых сценария.

Оприходование при старте учёта

Если вы вводите начальные остатки, используйте документ «Оприходование излишков товара» (в УТ 11 — «Склад» → «Оприходования излишков товаров», в Бухгалтерии — «Склад» → «Оприходование товаров»). Укажите склад, добавьте товары, количество и учётную цену. После проведения остатки появятся в отчёте «Остатки товаров на складах».

Поступление от поставщика

Если товар закуплен, остаток создаётся документом «Поступление товаров и услуг» (или «Приобретение товаров и услуг» в УТ 11). Это правильный способ для реальной закупки: он одновременно формирует складской остаток, задолженность поставщику и проводки по НДС. Не заменяйте его оприходованием — иначе нарушится расчёт с контрагентом и входной НДС.

Загрузка товаров из Excel: массовое заведение номенклатуры

Когда позиций десятки или сотни, ручной ввод неэффективен. В типовых конфигурациях есть встроенная обработка «Загрузка данных из файла»: в УТ 11 она вызывается из списка номенклатуры по кнопке «Загрузить данные из файла», в Бухгалтерии — через «Загрузить из Excel» в списке справочника.

Подготовьте файл: одна строка — один товар, столбцы соответствуют реквизитам (наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, цена). На шаге сопоставления укажите, какой столбец файла какому реквизиту соответствует. Обработка покажет найденные дубли — по наименованию или артикулу — и предложит либо обновить существующие элементы, либо создать новые.

После загрузки обязательно проверьте результат: откройте несколько случайных карточек, сверьте единицы измерения и ставки НДС. Чаще всего при загрузке «ломаются» именно они, потому что в файле указаны в произвольном формате.

Проверка результата: как убедиться, что товар заведён правильно

После всех операций выполните контрольную проверку. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11 — «Склад» → «Отчеты по складу») и найдите товар: количество и склад должны совпадать с фактическими. Затем создайте тестовый документ реализации, добавьте товар и проверьте, что цена и ставка НДС подставились автоматически.

Тестовый документ после проверки пометьте на удаление, не проводя его в учёте, либо сразу отмените проведение. Это безопасный способ убедиться, что цепочка «карточка → цена → остаток» работает целиком.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка в справочнике

Норма

Один элемент на товар, заполнены наименование, артикул, единица измерения, НДС

Тревожный признак

Дубли с похожими названиями, пустая ставка НДС или единица измерения

Цена товара

Норма

В документе продажи цена подставляется автоматически

Тревожный признак

Цена пустая или подставляется устаревшее значение

Остаток на складе

Норма

В отчёте по остаткам количество совпадает с фактическим

Тревожный признак

Товар есть в справочнике, но остаток нулевой или на другом складе

Частые вопросы

Можно ли изменить реквизиты товара после того, как по нему проведены документы?

Да, карточку можно редактировать в любой момент: наименование, артикул и ставку НДС программа позволит изменить. Но учтите, что изменения не перепишут уже проведённые документы задним числом — в старых накладных останутся прежние значения. Менять вид номенклатуры у используемого товара следует осторожно, так как от него зависят счета учёта.

Что делать, если в базе обнаружились дубли одного товара?

Дубли объединяют штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Она перенесёт все ссылки из документов на основной элемент, а лишние карточки пометит на удаление. Перед запуском сделайте резервную копию и внимательно проверьте предложенные пары.

Обязательно ли устанавливать цену отдельным документом?

Нет, цену можно ввести вручную прямо в документе продажи. Но тогда при каждой следующей продаже её придётся вводить заново, а контроль истории цен будет невозможен. Для регулярно продаваемых товаров документ «Установка цен номенклатуры» — правильный и экономящий время способ.

Как завести товар с характеристиками, например размерами или цветами?

В торговых конфигурациях для этого служит механизм характеристик номенклатуры. В карточке товара включите использование характеристик и создайте их список (например, «Размер: 42, 44, 46»). Остатки и цены тогда будут вестись в разрезе каждой характеристики, а в документах выбирается конкретный вариант.

Можно ли загрузить товары вместе с ценами и остатками одним файлом?

Частично. Штатная загрузка из Excel заполняет справочник номенклатуры; цены в некоторых конфигурациях тоже можно загрузить через ту же обработку в документ установки цен. Остатки же корректнее вводить отдельным документом оприходования — смешивание всех операций в одном файле повышает риск ошибок в учёте.