Справочники и Данные · 8 мин
Как занести самозанятого контрагента в 1С
Как завести самозанятого контрагента в 1С: выбор типа контрагента, заполнение ИНН и реквизитов, оформление договора ГПХ, отражение выплат и чеков.
Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход) в 1С оформляется как обычный контрагент, но с рядом особенностей: у него нет КПП и ОГРН, статус подтверждается справкой из приложения «Мой налог», а расчёты с ним не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при соблюдении условий. Ошибки в карточке контрагента приводят к неверным проводкам, лишним начислениям взносов и вопросам при выгрузке данных в отчётность.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8 самозанятого заводят через справочник «Контрагенты» с видом «Физическое лицо», в ЗУП — через физическое лицо и договор ГПХ, в «Управлении нашей фирмой» — через контрагента с признаком самозанятого. Ниже разобраны общий алгоритм и нюансы для основных конфигураций.
Подготовка: какие данные запросить у самозанятого
До заведения карточки соберите минимальный комплект данных. Обязательны: ФИО полностью, ИНН (12 цифр), справка о постановке на учёте в качестве плательщика НПД из приложения «Мой налог». Дополнительно понадобятся банковские реквизиты для оплаты (номер счёта, БИК банка) и паспортные данные — они нужны для договора ГПХ и могут потребоваться в отчётности.
Справку о постановке на учёт самозанятый формирует в приложении «Мой налог» за пару минут: раздел «Прочее» → «Справки». Проверить статус можно и самостоятельно — на сайте ФНС есть сервис проверки статуса плательщика НПД по ИНН и дате. Проверку делайте на дату каждой выплаты: если самозанятый снялся с учёта, а вы продолжили платить без удержания НДФЛ, налоговые риски лягут на компанию как на налогового агента.
Заведение контрагента в 1С:Бухгалтерии 8
Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать». В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо» — это принципиально: для самозанятого не подходят варианты «Юридическое лицо» и «Индивидуальный предприниматель». Если самозанятый одновременно имеет статус ИП, заведите его как ИП — тогда применяются правила работы с предпринимателями.
Заполните поля: ФИО, ИНН (программа проверит его контрольную сумму), при необходимости — адрес и телефон. Поля КПП и ОГРН оставьте пустыми: у физических лиц их нет, и 1С не будет требовать их заполнения при корректно выбранном виде контрагента. В блоке банковских счетов добавьте счёт самозанятого: номер счёта и банк (банк подтянется по БИК из классификатора).
- 1Откройте Справочники → Контрагенты → Создать
- 2Выберите вид контрагента «Физическое лицо»
- 3Заполните ФИО и ИНН, проверьте отсутствие ошибок валидации
- 4Добавьте банковский счёт по реквизитам самозанятого
- 5Создайте договор с видом «С физическим лицом»
- 6Сохраните карточку и проверьте статус НПД на сайте ФНС
Настройка договора ГПХ
В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и создайте новый. Вид договора — «С физическим лицом» (в некоторых релизах — «Прочее» или договор подряда/услуг). Укажите номер, дату и предмет договора. Именно от вида договора зависит, как 1С отразит выплаты в учёте и в отчётности по взносам.
В договоре с самозанятым обязательно пропишите, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход, и условие о предоставлении чека из «Мой налог» по каждой выплате. Это защищает компанию: чек — подтверждение того, что доход задекларирован самозанятым, и основание не удерживать НДФЛ.
Особенности для 1С:ЗУП и 1С:УНФ
1С:Зарплата и управление персоналом
В ЗУП самозанятого заводят через справочник «Физические лица» (раздел «Кадры»), затем оформляют документ «Договор (работы, услуги)» с видом «Договор ГПХ с самозанятым» — в актуальных релизах такой вариант предусмотрен специально для НПД. Для него отключается исчисление НДФЛ и взносов, а выплата отражается документом «Начисление по договорам ГПХ».
1С:Управление нашей фирмой
В УНФ в карточке контрагента выберите вид «Физическое лицо» и установите признак «Самозанятый» (плательщик НПД), если он доступен в вашей версии. Признак влияет на формирование документов оплаты и на состав печатных форм. Договор создаётся с видом «Прочее» или «Договор подряда».
Сравнение вариантов заведения
Подходит для 1С:Бухгалтерии и УНФ; выплаты идут через документы оплаты поставщику, без кадрового учёта
Нужен, когда выплаты проходят через расчётный контур; НДФЛ и взносы отключаются видом договора
Только если самозанятый одновременно зарегистрирован как ИП; тогда применяются правила работы с предпринимателями
Отражение выплат и чеков
Оплату самозанятому проводите как обычную оплату поставщику: документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику» и выбранным договором ГПХ. Счёт учёта расчётов — как правило, 76 или 60, в зависимости от настроек учётной политики и вида договора.
После оплаты самозанятый формирует чек в «Мой налог» и передаёт его вам (электронно или по ссылке). Чек храните вместе с договором и актом — это комплект, подтверждающий расход. В 1С чек можно приложить к документу оплаты через механизм присоединённых файлов, чтобы при проверке весь пакет был в одном месте.
Услуги самозанятого не облагаются НДС, поэтому в документах поступления ставка НДС — «Без НДС». Если программа подставляет ставку автоматически из номенклатуры, проверьте и исправьте вручную, иначе в книге покупок появится ошибочный вычет.
Проверка результата
После заведения карточки и первой выплаты сверьте несколько контрольных точек. В карточке контрагента вид — «Физическое лицо», ИНН заполнен, КПП пустой. В оборотно-сальдовой ведомости расчёты отражаются на ожидаемом счёте. В отчётах по страховым взносам и 6-НДФЛ выплаты самозанятому не попадают.
Если выплата ошибочно попала в базу по НДФЛ или взносам, проверьте вид договора: чаще всего причина в том, что договор создан с видом, предполагающим обложение. Исправьте вид договора и перепроведите документы начисления.
Как проверить результат
Физическое лицо, ИНН заполнен, КПП пуст
Выбрано юрлицо или ИП, программа требует ОГРН/КПП
Сумма отсутствует в базе
Выплата попала в расчёт — неверный вид договора
Ставка «Без НДС»
Подставлена ставка 20% — ошибочный вычет
Договор, акт, чек с ИНН компании, справка о статусе НПД
Чек без реквизитов покупателя или справка отсутствует
Часто задаваемые вопросы
Можно ли завести самозанятого без ИНН?
Технически карточку создать можно, но без ИНН невозможно проверить статус плательщика НПД на сайте ФНС, а чек самозанятый сформирует только с указанием ИНН покупателя-организации. Практически ИНН самозанятого обязателен: запросите его до первой выплаты.
Что делать, если самозанятый одновременно ИП?
Заведите контрагента как индивидуального предпринимателя. Выплаты ИП не облагаются НДФЛ и взносами независимо от НПД, а чек из «Мой налог» в этом случае не обязателен — достаточно обычных закрывающих документов.
Нужно ли удерживать НДФЛ, если самозанятый не прислал чек?
Обязанность предоставить чек лежит на самозанятом, но компании безопаснее получить чек до принятия расхода в учёт. Если чек не предоставлен, расход может быть оспорен. Удерживать НДФЛ задним числом сложно, поэтому закрепите в договоре условие о передаче чека в течение установленного срока.
Можно ли платить самозанятому наличными?
Да, расчёты наличными через кассу допустимы в пределах лимита расчётов наличными между юрлицом и физлицом ограничений такого лимита для физлиц нет. В 1С оформите «Расходный кассовый ордер» с видом операции оплаты поставщику. Чек из «Мой налог» требуется независимо от формы оплаты.
Как быть, если самозанятый — бывший сотрудник компании?
Выплаты бывшему работнику не признаются объектом НПД, если с момента прекращения трудового договора прошло менее двух лет. Такие суммы облагаются НДФЛ и взносами в обычном порядке. Проверяйте этот факт до заведения договора ГПХ, иначе компанию ждут доначисления.
В какой конфигурации проще всего работать с самозанятыми?
Для разовых выплат достаточно 1С:Бухгалтерии — карточка контрагента и оплата поставщику. Если самозанятых много и выплаты регулярные, удобнее ЗУП с договорами ГПХ: там автоматизированы начисления, ведомости и корректное исключение выплат из базы по НДФЛ и взносам.
Что важно запомнить
Самозанятый — это контрагент с видом «Физическое лицо» и договором ГПХ. До выплаты проверьте статус НПД по ИНН, после — получите чек с реквизитами компании. НДФЛ и взносы не начисляются, НДС — «Без НДС». Бывшим сотрудникам в течение двух лет после увольнения платить как самозанятым нельзя.