Справочники и Данные · 10 мин
Как занести паспортные данные в 1С
Как внести паспортные данные сотрудника и контрагента в 1С: пошаговая инструкция, проверка результата, типичные ошибки и ответы на частые вопросы.
Паспортные данные в 1С хранятся как исторические сведения о физическом лице или контрагенте. Это значит, что программа запоминает не только текущий документ, но и все предыдущие: при замене паспорта старые данные не удаляются, а архивируются с датой окончания действия. Такой подход важен для корректного формирования кадровых документов, отчётности в ПФР и ФНС, а также для печати доверенностей и договоров.
Место ввода зависит от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом» паспорт указывается в карточке физического лица, в «1С:Бухгалтерии» — либо в справочнике «Физические лица», либо в карточке контрагента, если речь идёт об индивидуальном предпринимателе. В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» логика аналогична: данные привязываются к физлицу, а не к сотруднику или контрагенту напрямую.
Перед вводом подготовьте сам документ: понадобятся серия, номер, дата выдачи, код подразделения и наименование органа, выдавшего паспорт. Все поля желательно переносить в программу дословно, как в документе, — сокращения и перестановка слов в графе «кем выдан» могут вызвать расхождения при сверке с отчётностью.
Где в 1С хранятся паспортные данные
В типовых конфигурациях 1С паспорт — это не отдельный реквизит, а запись в регистре сведений «Документы физических лиц». Регистр периодический: каждая запись имеет дату, с которой документ считается действующим. Благодаря этому программа автоматически подставляет в документы тот паспорт, который действовал на нужную дату — например, при печати приказа о приёме на работу за прошлый период.
Добраться до этих данных можно несколькими путями в зависимости от конфигурации:
- в ЗУП — раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть карточку → ссылка «Личные данные» или «Документы»;
- в Бухгалтерии — «Справочники» → «Физические лица» → ссылка «Паспортные данные» в шапке карточки;
- в УТ и КА — карточка физического лица, вкладка с документами, удостоверяющими личность.
Важно понимать разницу между справочниками «Физические лица» и «Сотрудники». Сотрудник — это привязка физлица к организации, а паспорт хранится именно у физического лица. Если один человек работает в двух организациях внутри одной базы, паспорт вводится один раз и будет доступен в обеих карточках.
Как внести паспорт сотрудника в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры», перейдите в список «Сотрудники» и найдите нужного человека через поиск по фамилии. В карточке сотрудника в верхней части расположены гиперссылки групп личных данных. Нажмите «Личные данные» — откроется форма редактирования, где есть блок «Документ, удостоверяющий личность».
Заполните поля последовательно: вид документа (по умолчанию «Паспорт гражданина РФ», но список включает загранпаспорт, военный билет и другие), серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения. Серия вводится четырьмя цифрами без пробела либо с пробелом — программа обычно сама приводит формат. Код подразделения указывается в формате три цифры, дефис, три цифры.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного человека
- 2Нажмите ссылку «Личные данные» в шапке карточки
- 3Выберите вид документа и введите серию, номер, дату выдачи
- 4Заполните поля «Кем выдан» и «Код подразделения» точно по паспорту
- 5Нажмите «ОК», затем «Записать и закрыть» в карточке сотрудника
- 6Откройте карточку повторно и убедитесь, что данные сохранились
После нажатия «ОК» и «Записать и закрыть» данные попадают в регистр. Проверить результат просто: снова откройте «Личные данные» — заполненные поля должны отображаться. Дополнительно можно сформировать любой кадровый отчёт, например «Личную карточку Т-2», и убедиться, что паспорт подтянулся в печатную форму.
Как внести паспортные данные в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» паспорт сотрудника вводится через справочник «Физические лица» (раздел «Справочники» или «Зарплата и кадры» в зависимости от настроек интерфейса). Откройте карточку человека и найдите ссылку «Паспортные данные» — она расположена рядом с полями ФИО и даты рождения. По нажатию открывается форма ввода, аналогичная ЗУП.
Если паспорт нужен для контрагента — индивидуального предпринимателя или физлица, с которым заключается договор, — данные вводятся иначе. В карточке контрагента с видом «Физическое лицо» есть поле «Документ, удостоверяющий личность», где серия, номер и реквизиты выдачи записываются одной строкой или через отдельную форму. Эти сведения затем подставляются в печатные формы договоров.
Обратите внимание: в бухгалтерских конфигурациях история документов физлиц тоже ведётся, поэтому при смене паспорта добавляйте новую запись с датой, а не правьте существующую. Иначе документы прошлых периодов при переформировании покажут новый паспорт, которого на тот момент не существовало.
Как изменить паспорт при его замене
Замена паспорта — самая частая ситуация, где допускают ошибки. Правильный алгоритм: открыть форму личных данных и ввести новые реквизиты, указав дату выдачи нового документа. Программа автоматически зафиксирует, что с этой даты действует новый паспорт, а старый останется в истории.
Если форма не предлагает историю напрямую, поищите в карточке физлица ссылку «История» рядом с полем документа или кнопку «Ещё» с пунктом истории изменений. В некоторых релизах история открывается через форму редактирования документа — там есть таблица с периодами действия.
После ввода нового паспорта проверьте, что в актуальных документах (приказы, доверенности, справки) подставляется именно он. Если печатная форма показывает старые реквизиты, чаще всего причина в том, что дата выдачи нового документа указана позже даты самого документа.
Проверка результата и типичные ошибки
Контроль правильности ввода занимает минуту, но избавляет от проблем при сдаче отчётности. Сформируйте личную карточку сотрудника или откройте печатную форму любого документа, где выводятся паспортные данные, и сверьте каждое поле с оригиналом.
Как проверить результат
Совпадают с паспортом, формат без лишних символов
Пропущены цифры, добавлены пробелы или буква «N»
Текст совпадает с паспортом дословно
Сокращения, перестановка слов, отсутствует часть наименования
Старый паспорт сохранён со своим периодом, новый действует с даты выдачи
Старая запись удалена или перезаписана
Формат 000-000, совпадает с паспортом
Пустое поле или неверный формат
Ограничения и безопасность
Паспортные данные — персональные данные, поэтому доступ к ним в 1С должен быть ограничен. В типовых конфигурациях права на просмотр и редактирование личных данных настраиваются через профили групп доступа: убедитесь, что пользователи, которым паспорт не нужен для работы, не имеют к нему доступа. Отдельно проверьте права на печать личных карточек и выгрузку данных.
Массовая загрузка паспортных данных из Excel возможна через обработку «Загрузка данных из табличного документа» или типовые механизмы переноса, но требует аккуратного сопоставления полей. Перед загрузкой сделайте резервную копию базы: ошибочная загрузка может создать дубли физических лиц, которые потом придётся объединять вручную.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Где посмотреть историю смены паспортов сотрудника?
В карточке физического лица откройте форму личных данных или документов — рядом с полем документа обычно есть ссылка «История». В ней отображаются все записи с периодами действия. Если ссылки нет, историю можно увидеть через отчёт по регистру сведений «Документы физических лиц» (доступен пользователям с правами администратора).
Почему в договоре подставляется старый паспорт?
Программа выбирает документ, действовавший на дату самого договора. Если договор датирован раньше даты выдачи нового паспорта, подтянется старый — это корректное поведение. Проверьте дату документа и дату выдачи в карточке физлица.
Можно ли ввести загранпаспорт или вид на жительство?
Да. В поле «Вид документа» откройте список — там есть загранпаспорт, вид на жительство, разрешение на временное проживание, удостоверение беженца и другие варианты. Выберите нужный, и форма ввода подстроится под соответствующие реквизиты.
Что делать, если в базе появилось два физлица на одного человека?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования. Она найдёт совпадения по ФИО и дате рождения и позволит объединить записи с переносом всех документов и паспортных данных на одну карточку.
Обязательно ли заполнять код подразделения?
Формально поле не всегда обязательное, но для кадрового учёта и отчётности его лучше заполнять — код подразделения входит в состав сведений, которые выводятся в личной карточке и ряде отчётных форм. Вводите в формате 000-000 точно как в паспорте.
Кто должен иметь доступ к паспортным данным в 1С?
Только сотрудники, которым эти сведения нужны по должностным обязанностям: кадровики, расчётчики зарплаты, бухгалтеры по договорам. Настройте профили доступа так, чтобы остальные пользователи не видели личные данные, и периодически проверяйте журнал регистрации на предмет изменений этих сведений.
Что важно запомнить
Паспорт вводится в карточке физического лица через форму личных данных, все поля переносятся дословно из документа. При замене паспорта добавляйте новую запись с датой, сохраняя историю. Результат проверяйте печатной формой, а доступ к данным ограничивайте настройкой прав.