Справочники и Данные · 10 мин
Как занести номенклатуру в 1С: пошаговое руководство
Как занести номенклатуру в 1С вручную и загрузкой из Excel: создание карточки, виды номенклатуры, цены, единицы измерения, типовые ошибки и проверка результата.
Номенклатура — базовый справочник в любой конфигурации 1С: без него невозможно выписать счёт, оформить поступление товара, провести реализацию или сформировать отчёт по складу. Ошибки на этапе заведения карточек приводят к дублям позиций, неверным остаткам и проблемам в отчётности, поэтому заполнять справочник нужно по единым правилам с первого дня работы.
Порядок действий зависит от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) и от объёма данных: десяток позиций проще ввести вручную, а прайс поставщика на тысячи строк разумнее загрузить из файла. Ниже разобраны оба способа, настройка ключевых реквизитов и контроль результата.
Где находится справочник номенклатуры в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8.3 справочник открывается через меню «Справочники» → «Номенклатура». В Управлении торговлей 11 путь проходит через раздел «НСИ и администрирование» или «Закупки» → «Номенклатура», в ERP и Комплексной автоматизации — через «НСИ и администрирование» → «Номенклатура». Интерфейс отличается, но логика карточки везде одинаковая.
Перед началом работы проверьте, есть ли у вас права на добавление элементов справочника. Если кнопка «Создать» неактивна или справочник открывается только на просмотр, обратитесь к администратору базы — самостоятельно изменить права без доступа к настройкам пользователей нельзя.
Полезно сразу определить структуру папок (групп): «Материалы», «Товары», «Услуги», «Оборудование». Раскладывать позиции по группам удобнее на старте, чем переносить сотни элементов потом.
Как создать карточку номенклатуры вручную
Откройте справочник и нажмите «Создать» (в ряде конфигураций — «Создать» → выбор вида: товар, услуга, работа). Заполните обязательные поля: наименование, вид номенклатуры, единица измерения. Наименование формируйте по единому шаблону, например «Кабель ВВГнг 3х2,5 (м)» — это снизит риск дублей при поиске.
Обратите внимание на поле «Артикул» и «Полное наименование»: артикул используется для поиска и обмена с поставщиками, полное наименование выводится в печатных формах. Если оставить полное наименование пустым, в документы подставится рабочее — иногда это нежелательно для внешних счетов.
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Проверьте, что позиция появилась в нужной группе справочника и доступна для выбора в документе, например в «Поступлении товаров и услуг».
- 1Откройте «Справочники» → «Номенклатура» и выберите нужную группу
- 2Нажмите «Создать» и укажите тип позиции: товар, услуга или работа
- 3Заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС
- 4Укажите артикул, производителя и полное наименование для печатных форм
- 5Запишите карточку и проверьте её выбор в тестовом документе
Какие реквизиты карточки критичны для учёта
Ключевой реквизит — «Вид номенклатуры». От него зависит, на какие счета бухгалтерского учёта попадёт позиция в 1С:Бухгалтерии (10 — материалы, 41 — товары, 20/25/26 — услуги) и как будет работать складской учёт. Неверно выбранный вид — самая частая причина того, что товар «не встаёт» на склад или услуга требует указания склада.
Единица измерения подбирается из классификатора ОКЕИ. В торговых конфигурациях дополнительно настраиваются упаковки: например, базовая единица «штука», упаковка «коробка 12 шт». Это позволяет указывать в документах количество в упаковках, а остатки вести в базовых единицах.
Ставка НДС в карточке подставляется в документы по умолчанию — её можно изменить в конкретном документе, но правильное значение по умолчанию экономит время и снижает число ошибок в декларации. Для позиций с сериями и сроками годности в торговых конфигурациях включается соответствующая политика учёта в виде номенклатуры.
Как загрузить номенклатуру из Excel или прайса поставщика
Когда позиций больше пары десятков, ручной ввод неэффективен. В 1С:Бухгалтерии 8.3 есть встроенная обработка «Загрузка данных из табличного документа» (раздел «Администрирование» → при включённых технических возможностях), а в Управлении торговле и ERP — «Загрузка данных из файла» прямо из формы списка номенклатуры.
Подготовьте файл: первая строка — заголовки колонок, далее данные без объединённых ячеек, промежуточных итогов и пустых строк в середине таблицы. Минимальный набор колонок — наименование, артикул, единица измерения, цена. Сохраните файл в формате xlsx или скопируйте данные в буфер обмена — оба варианта поддерживаются.
В обработке сопоставьте колонки файла реквизитам справочника, задайте режим поиска существующих позиций (по наименованию или артикулу), чтобы не создать дубли, и выполните загрузку. После завершения откройте несколько карточек и сверьте реквизиты с исходным файлом.
Как установить цены номенклатуры
В торговых конфигурациях цены хранятся не в карточке, а в документе «Установка цен номенклатуры» (раздел «Закупки» или «CRM и маркетинг»). Создайте документ, выберите вид цены (закупочная, розничная, оптовая), добавьте позиции и укажите значения. Цена действует с даты документа, история изменений сохраняется.
В 1С:Бухгалтерии механизм аналогичен: документ «Установка цен номенклатуры» находится в разделе «Склад» или «Покупки». Цена, установленная последним по дате документом, подставляется в новые документы продажи автоматически.
Цены также можно загрузить из файла вместе с номенклатурой либо отдельной загрузкой — в обработке укажите вид цены и колонку со значениями. Проверьте результат отчётом «Цены номенклатуры» или прайс-листом.
Сравнение способов ввода
Подходит для небольшого числа позиций и разовых добавлений; полный контроль реквизитов, но медленно при объёмах от сотни строк
Оптимально для прайсов поставщиков и первичного наполнения базы; требует подготовки файла и проверки сопоставления колонок
Для регулярной синхронизации каталога; требует настройки интеграции и контроля сопоставления товаров
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая проблема — дубли позиций: «Кабель ВВГ 3х2,5», «Кабель ВВГ 3*2.5» и «кабель ввг 3х2,5» как три разных элемента. Они дробят остатки и ломают отчёты. Договоритесь о едином формате наименований и перед созданием новой позиции ищите её по артикулу и части наименования.
Вторая группа ошибок — неверные реквизиты: услуга с видом «Товары» требует склад в документах, материал с видом «Услуги» не попадает на 10 счёт. Если ошибка обнаружена до проведения документов — просто исправьте карточку. Если документы уже проведены, после исправления перепроведите связанные документы или воспользуйтесь групповым перепроведением.
Третья ошибка — заведение номенклатуры «на лету» прямо из документа без заполнения реквизитов. Такие карточки потом приходится дозаполнять по одной. Выгоднее потратить минуту на полное заполнение сразу.
Как проверить результат после ввода
Откройте несколько созданных карточек и сверьте ключевые реквизиты с источником: наименование, вид, единицу измерения, НДС. Затем создайте тестовый документ поступления и реализации с новой позицией и проверьте, какие счета и движения формируются.
Для массовой проверки используйте отчёты: «Остатки товаров на складах» покажет, встаёт ли позиция на складской учёт, «Прайс-лист» — корректность цен. В 1С:Бухгалтерии удобно проверить счета учёта через «Анализ субконто» по виду номенклатуры.
Как проверить результат
Позиция находится поиском, подставляются счёт учёта и ставка НДС
Позиция не находится или счёт учёта пуст — проверьте вид номенклатуры
Количество отражается в отчёте по складу
Остатка нет — у вида номенклатуры не включён складской учёт
Цена отображается с нужной даты
Цена пустая — документ установки цен не проведён или выбран другой вид цены
Частые вопросы
Можно ли удалить ошибочно созданную номенклатуру?
Да, если позиция не используется в документах — она удаляется стандартным способом через пометку на удаление и «Удаление помеченных объектов». Если ссылки есть, программа покажет список документов: либо замените позицию в них, либо оставьте элемент помеченным, чтобы он не мешал при подборе.
Чем отличается товар от услуги при заведении карточки?
Товар предполагает складской учёт и количественные остатки, услуга — нет: у неё не заполняется склад в документах, и она не попадает в отчёты по остаткам. Вид номенклатуры определяет и счета учёта, поэтому тип нужно выбирать правильно сразу.
Как не создать дубли при загрузке из Excel?
В обработке загрузки укажите колонку поиска существующих элементов — обычно артикул или точное наименование. Перед загрузкой приведите наименования в файле к единому виду и удалите повторяющиеся строки в самом файле.
Нужно ли заполнять штрихкод в карточке?
Обязательным поле не является, но для розничной торговли со сканером штрихкод необходим — без него подбор по сканированию работать не будет. Штрихкоды вводятся вручную, загружаются из файла или генерируются программой для внутренней маркировки.
Цена не подставляется в документ продажи — в чём причина?
Проверьте три вещи: проведён ли документ «Установка цен номенклатуры», совпадает ли вид цены в нём с видом цены в документе продажи, и не установлена ли цена более поздней датой, чем дата документа. Чаще всего причина — несовпадение видов цен.
Можно ли изменить вид номенклатуры у уже использованной позиции?
Технически можно, но старые проведённые документы не пересчитаются автоматически — их нужно перепровести. Если позиция участвовала в закрытых периодах, безопаснее создать новую карточку с правильным видом, а старую пометить на удаление.
Что важно запомнить
Заводите номенклатуру по единому шаблону наименований, правильно выбирайте вид позиции и ставку НДС, большие объёмы загружайте из файла с поиском дублей, а результат всегда проверяйте тестовым документом и отчётами. Перед массовой загрузкой делайте резервную копию базы.