Как загрузить цены в 1С УНФ: инструкция по загрузке из Excel и прайсов

Загрузка цен в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — типовая задача при старте учёта, смене поставщика или массовом обновлении прайсов. В конфигурации есть встроенный механизм загрузки данных из табличных файлов (Excel, CSV, MXL), который позволяет перенести цены без ручного ввода каждой позиции и без привлечения программиста.

Цены в УНФ не хранятся в карточке номенклатуры напрямую — они регистрируются документом «Установка цен номенклатуры» по видам цен (оптовая, розничная, закупочная и т.д.). Поэтому любая загрузка сводится к двум этапам: сначала загружается или сопоставляется номенклатура, затем создаётся документ, фиксирующий цены на дату.

Ниже разобраны рабочие способы загрузки, подготовка файла, настройка сопоставления колонок, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых цены «не применяются» в документах продажи.

Как устроены цены в УНФ и что именно нужно загрузить

Прежде чем загружать файл, важно понять модель хранения. В УНФ действуют «виды цен» — справочник, где задаются, например, «Оптовая», «Розничная», «Закупочная» цены. У одной позиции номенклатуры может быть несколько цен разных видов, и каждая цена действует с даты документа «Установка цен номенклатуры».

Отдельно существуют цены поставщиков (контрагентов) — они используются в документах закупки и хранятся по связке «номенклатура + контрагент». Если ваша задача — загрузить прайс поставщика для закупок, а не отпускные цены для продаж, используется другой механизм: «Регистрация цен поставщика» или загрузка прайс-листа поставщика.

Определите заранее: какой вид цен вы обновляете, на какую дату и для какого списка номенклатуры. От этого зависит выбор инструмента и структура файла.

Подготовка файла с ценами

Обработка загрузки в УНФ понимает файлы Excel (XLS, XLSX), CSV и табличные документы MXL. Практически удобнее всего готовить файл в Excel: первая строка — заголовки колонок, далее данные без объединённых ячеек, промежуточных итогов и «шапок» прайса.

Минимальный набор колонок: наименование номенклатуры (или артикул/код для точного сопоставления) и цена. Желательно добавить артикул или штрихкод — поиск по наименованию часто даёт дубли из-за различий в пробелах, регистре и сокращениях.

Требования к данным: цены указывайте числом без символа валюты и без пробелов-разделителей, разделитель дробной части — запятая или точка (обработка обычно распознаёт оба, но лучше привести к единому виду). Пустые строки и строки с нулевой ценой лучше удалить заранее, чтобы не создавать лишние записи.

Загрузка цен номенклатуры через «Загрузку данных из файла»

Основной путь: откройте раздел «Компания» или «Закупки» → «Сервис» → «Загрузка данных из файла» (в разных релизах пункт может называться «Загрузка данных из табличного документа»). Выберите объект загрузки — «Цены номенклатуры» (или сначала «Номенклатура», если позиции ещё не заведены).

Укажите файл, дождитесь предпросмотра таблицы и сопоставьте колонки файла реквизитам: «Номенклатура» (по наименованию, артикулу или штрихкоду), «Цена», «Вид цен». Вид цен можно зафиксировать одним значением для всей загрузки, если в файле цены одного типа.

После сопоставления запустите загрузку. Обработка покажет протокол: сколько строк загружено, сколько не найдено, какие ошибки возникли. Найденным позициям будут записаны цены, ненайденные — либо пропущены, либо созданы как новая номенклатура (в зависимости от настроек).

1. 1
   Подготовьте Excel-файл: одна строка заголовков, колонки «Артикул/Наименование» и «Цена», без объединённых ячеек
2. 2
   Откройте «Загрузка данных из файла» и выберите объект «Цены номенклатуры»
3. 3
   Загрузите файл и сопоставьте колонки реквизитам, укажите вид цен
4. 4
   Запустите загрузку и изучите протокол: число обработанных строк и ошибки
5. 5
   Проверьте документ «Установка цен номенклатуры» и проведите его
6. 6
   Откройте карточку 2–3 позиций и документ продажи — убедитесь, что цены подставляются

Загрузка прайс-листа поставщика

Если нужно загрузить закупочные цены конкретного контрагента, используйте раздел «Закупки» → «Прайс-листы поставщиков» (в некоторых версиях — «Цены поставщиков»). Там доступна загрузка из файла с привязкой к поставщику: создаётся документ регистрации цен поставщика, и эти цены начинают подставляться в заказы поставщику и поступления.

Особенность этого механизма — сопоставление номенклатуры поставщика с вашей. У поставщика свои артикулы и наименования, поэтому в УНФ предусмотрена «Номенклатура поставщика»: при загрузке можно сохранить соответствие «артикул поставщика → ваша номенклатура», и при следующих загрузках сопоставление произойдёт автоматически.

Если ассортимент поставщика частично новый, сначала загрузите номенклатуру (создайте недостающие позиции), а уже потом регистрируйте цены — иначе получите набор несопоставленных строк, которые придётся разбирать вручную.

Массовое обновление цен через документ «Установка цен»

Альтернатива файловой загрузке — документ «Установка цен номенклатуры» с заполнением по формуле или на основании. В документе можно нажать «Заполнить» → «По ценам поставщика» или «По текущим ценам» и пересчитать с процентом наценки. Это удобно, когда отпускная цена формируется от закупочной.

В табличную часть документа также можно вставить данные из буфера обмена: скопируйте две колонки (номенклатура, цена) из Excel и используйте вставку через кнопку «Ещё» или сочетание клавиш. Способ подходит для небольших прайсов до нескольких сотен строк.

После заполнения проверьте дату документа: цена действует с этой даты. Если провести документ задним числом, а потом оформить продажу более ранней датой — цена в ней не подставится.

Способы загрузки цен

Загрузка данных из файла

Подходит для больших прайсов и регулярных обновлений; требует аккуратной подготовки файла и сопоставления колонок

Вставка из буфера в «Установку цен»

Быстро для небольших списков; нет протокола ошибок, легко промахнуться с сопоставлением

Заполнение по формуле/наценке

Удобно при расчёте от закупочных цен; не подходит, если цены задаются произвольно из прайса

Проверка результата и типичные проблемы

После загрузки обязательно проверьте результат на выборке. Откройте карточки нескольких позиций: на вкладке цен должна отображаться новая цена с нужной датой. Затем создайте тестовый документ «Расходная накладная» с нужным видом цен и добавьте позицию — цена должна подставиться автоматически.

Если цена не подставляется, проверьте: проведён ли документ установки цен; совпадает ли вид цен в документе продажи с загруженным; не установлена ли более поздняя цена другим документом; та ли единица измерения (цена за упаковку и за штуку — разные значения).

Отдельная проблема — дубли номенклатуры после загрузки по наименованию. Найдите их отчётом по номенклатуре с группировкой по артикулу и объедините дубли штатной обработкой поиска и замены дублей, иначе цены и остатки «размазаны» по нескольким карточкам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка номенклатуры

Норма

Отображается новая цена с корректной датой и видом цен

Тревожный признак

Цены нет или стоит старая — документ установки цен не проведён

Документ продажи

Норма

Цена подставляется автоматически при выборе позиции

Тревожный признак

Цена пустая — вид цен в документе не совпадает с загруженным

Протокол загрузки

Норма

Все строки обработаны, несопоставленных нет

Тревожный признак

Часть строк пропущена — проблемы поиска номенклатуры

Часто задаваемые вопросы

Можно ли загрузить сразу несколько видов цен из одного файла?

Да, если в файле есть отдельные колонки под каждый вид цен. В обработке загрузки сопоставьте каждую колонку с парой «вид цен + цена». Альтернатива — несколько последовательных загрузок, по одной на каждый вид цен, что проще контролировать.

Почему после загрузки в документах старая цена?

Чаще всего документ «Установка цен номенклатуры» просто записан, но не проведён, либо его дата позже даты документа продажи. Также проверьте, что в документе продажи выбран тот же вид цен, который вы загружали.

Что делать, если номенклатура в файле не найдена в базе?

Есть два варианта: включить в настройках загрузки создание новой номенклатуры для ненайденных строк или сначала отдельно загрузить справочник номенклатуры, а затем повторно загрузить цены. Второй путь надёжнее — меньше риск создать дубли с неправильными реквизитами.

Как загрузить цены в валюте?

В файле укажите колонку с валютой или зафиксируйте валюту для всей загрузки, если вид цен валютный. УНФ пересчитает цены в валюту учёта по курсу на дату документа установки цен, поэтому следите за актуальностью курсов в базе.

Можно ли автоматизировать регулярную загрузку прайсов?

Штатными средствами — частично: сохранённые настройки сопоставления колонок ускоряют повторные загрузки того же прайса. Полная автоматизация (забор файла с почты, расписание) требует доработки или внешних обработок и настройки регламентных заданий.

Как удалить ошибочно загруженные цены?

Найдите документ «Установка цен номенклатуры», созданный загрузкой, и пометьте его на удаление или распроведите — цены вернутся к предыдущим значениям, действовавшим на ту дату. Именно поэтому важно, чтобы каждая загрузка формировала отдельный документ, а не смешивалась с другими.