Справочники и Данные · 12 мин
Как загрузить номенклатуру в 1С УТ 11
Подробная инструкция по загрузке номенклатуры в 1С Управление торговлей 11 из Excel и CSV: подготовка файла, сопоставление колонок, типовые ошибки и проверка результата.
Перенос товарного каталога из Excel или старой учётной системы — одна из первых задач при запуске 1С:Управление торговлей 11. Вводить сотни и тысячи позиций вручную нерационально: в конфигурацию встроена обработка «Загрузка данных из файла», которая умеет читать таблицы Excel и CSV, сопоставлять колонки с реквизитами справочника и создавать карточки номенклатуры пакетно.
Главная сложность — не сама загрузка, а подготовка файла и правильное сопоставление колонок. Ошибка на этом этапе приводит к дублям позиций, неверным единицам измерения и «мусору» в справочнике, который потом приходится вычищать вручную.
Ниже разобран рабочий порядок действий для типовой УТ 11 (актуально для редакций 11.4 и 11.5): от подготовки таблицы до проверки результата. Отдельно рассмотрены загрузка цен и остатков, поскольку они выполняются другими механизмами.
Какие способы загрузки существуют и какой выбрать
В типовой УТ 11 доступны три основных варианта массового заполнения справочника номенклатуры. Выбор зависит от формата исходных данных и объёма.
Первый — штатная обработка «Загрузка данных из файла». Она подходит для таблиц Excel (xls, xlsx), CSV и файлов с разделителями. Это основной и рекомендуемый способ: не требует доработок, поддерживает сопоставление колонок, поиск дублей по наименованию или артикулу, загрузку дополнительных реквизитов.
Второй — обработки с диска ИТС и сторонние решения, например универсальные загрузчики табличных данных. Их используют, когда нужна загрузка картинок, сложная логика объединения дублей или регулярный обмен с поставщиком по нестандартному формату. Третий — обмен через EnterpriseData или CommerceML, актуальный при интеграции с сайтом или другой учётной системой.
Сравнение вариантов
Типовой инструмент, подходит для разовой загрузки из Excel/CSV. Ограничение: слабая работа с картинками и сложными иерархиями.
Гибче: картинки, характеристики, поиск дублей по нескольким полям. Требуют проверки совместимости с вашей версией УТ и аккуратности — работают напрямую с базой.
Для регулярной синхронизации с сайтом или другой 1С. Избыточен для разовой загрузки каталога.
Подготовка файла с номенклатурой
Качество загрузки на 80% определяется качеством исходного файла. Структура должна быть простой: первая строка — заголовки колонок, каждая следующая строка — одна позиция номенклатуры. Никаких объединённых ячеек, промежуточных итогов, многострочных шапок и пустых строк внутри таблицы.
Минимальный набор колонок: наименование, артикул, единица измерения, вид номенклатуры (или группа). Желательно добавить ставку НДС, производителя и штрихкод, если они есть в исходных данных. Если планируете вести учёт по характеристикам (размеры, цвета), каждую комбинацию «товар + характеристика» выгружайте отдельной строкой с колонкой «Характеристика».
Единицы измерения указывайте так, как они записаны в классификаторе ОКЕИ: «шт», «кг», «м». Несовпадение написания («шт.» вместо «шт», «Штука» вместо «шт») приведёт либо к ошибке загрузки, либо к созданию дублей единиц измерения. То же относится к ставкам НДС: «20%», «Без НДС» — значения должны совпадать с перечислением в программе.
Формат файла — xlsx или CSV в кодировке UTF-8. Если исходник в старом xls, пересохраните его в Excel. Числовые поля (штрихкоды, артикулы с ведущими нулями) форматируйте как текст, иначе Excel обрежет нули и превратит длинные штрихкоды в экспоненциальную запись.
Пошаговая загрузка через обработку «Загрузка данных из файла»
Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Загрузка данных из файла». Альтернативный путь: справочник «Номенклатура» → кнопка «Ещё» → «Загрузить данные из файла». Второй вариант удобнее — обработка сразу настроится на нужный справочник.
В открывшейся форме выберите файл и укажите, что загружаем «Номенклатуру». Обработка прочитает таблицу и покажет предпросмотр. Дальше ключевой этап — сопоставление колонок: для каждой колонки файла выберите реквизит справочника («Наименование», «Артикул», «Единица измерения», «Вид номенклатуры» и т.д.). Колонки, которые не нужны, помечайте «Не загружать».
Настройте режим поиска существующих позиций. По умолчанию обработка ищет дубли по наименованию и артикулу: если позиция найдена, она обновляется, если нет — создаётся новая. Для первичной загрузки в пустую базу это не критично, но при повторной загрузке неверная настройка создаст дубли.
После сопоставления нажмите «Загрузить данные». Обработка покажет протокол: сколько позиций создано, сколько обновлено, какие строки не загрузились и почему. Протокол не закрывайте, пока не разберёте все ошибки.
- 1Подготовьте файл: одна строка — одна позиция, без объединённых ячеек и пустых строк
- 2Сделайте резервную копию базы или загрузите сначала тестовые 10–20 строк
- 3Откройте «НСИ и администрирование» → «Загрузка данных из файла», выберите файл и объект «Номенклатура»
- 4Сопоставьте колонки файла реквизитам справочника, лишние колонки отключите
- 5Проверьте настройки поиска дублей (по наименованию и артикулу)
- 6Запустите загрузку и изучите протокол: число созданных позиций и список ошибок
- 7Откройте несколько карточек и проверьте корректность реквизитов
Загрузка цен, штрихкодов и остатков
Справочник номенклатуры в УТ 11 не хранит цены и остатки — это отдельные данные, и загружаются они отдельно. Цены вносятся документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки», в зависимости от настройки). В документе есть кнопка «Загрузить из внешнего файла»: таблица должна содержать колонки «Номенклатура» (или артикул) и «Цена», по одной колонке на каждый вид цен.
Штрихкоды можно загрузить вместе с номенклатурой в той же обработке «Загрузка данных из файла», если добавить колонку «Штрихкод» и сопоставить её соответствующему реквизиту. Учтите: один товар с несколькими штрихкодами потребует нескольких строк или отдельной загрузки в регистр штрихкодов.
Начальные остатки на складах вводятся документом «Ввод остатков» (раздел «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение» → «Помощник перехода» или документы ввода остатков). В нём тоже есть загрузка из файла: колонки «Номенклатура», «Характеристика» (при необходимости), «Количество». Загружать остатки имеет смысл только после того, как вся номенклатура уже создана и проверена.
Как выбрать действие
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — дубли позиций при повторной загрузке. Она возникает, если в файле наименование отличается пробелом, регистром или сокращением от уже существующего в базе. Перед повторной загрузкой сверьте ключевые поля и используйте артикул как основной критерий поиска — он стабильнее наименования.
Вторая группа ошибок — неверные единицы измерения и ставки НДС. Если в файле «упак», а в базе такой единицы нет, обработка либо откажется загружать строку, либо создаст новую единицу. Проверьте классификатор единиц до загрузки и приведите файл к значениям из базы.
Третья проблема — «мусорные» виды номенклатуры и группы. Если колонка «Вид номенклатуры» сопоставлена неверно, обработка может создать виды с названиями из файла, что нарушит настройки учёта (счета, политики). Вид номенклатуры лучше задать один на всю загрузку в настройках обработки, а не из файла.
Проверка результата после загрузки
После загрузки откройте список номенклатуры и сравните количество позиций с количеством строк в файле. Расхождение означает, что часть строк не загрузилась (смотрите протокол) или сработал поиск дублей. Проверьте несколько карточек выборочно: наименование, артикул, единица измерения, вид номенклатуры, ставка НДС.
Если загружались цены, сформируйте отчёт «Цены номенклатуры» и убедитесь, что цены стоят на нужную дату и по нужному виду цен. Для остатков — отчёт «Остатки товаров на складах»: сверьте итоговое количество с контрольной суммой из исходного файла.
Дубли удобно искать встроенной обработкой «Поиск и удаление дублей» («НСИ и администрирование» → «Обслуживание»). Она объединяет позиции с заменой ссылок во всех документах, но запускать её стоит только после резервной копии.
Как проверить результат
Совпадает с числом строк файла с учётом обновлённых
Позиций заметно больше — вероятны дубли; меньше — смотрите протокол ошибок
Значения из классификатора ОКЕИ и типового перечня ставок
Новые «самодельные» единицы или пустая ставка НДС
Цены на нужную дату по нужному виду цен
Цены отсутствуют или заведены не на тот вид цен
Сохранены ведущие нули, сканер считывает код
Обрезанные нули или экспоненциальная запись
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Штатная обработка не умеет загружать изображения товаров, серии с детальными параметрами, сложные наборы и комплекты. Она также ограничена в работе с иерархией: разнести позиции по многоуровневым папкам из файла можно, но настройка сопоставления групп требует аккуратности. Для таких задач используют сторонние загрузчики или доработку.
Обратитесь к специалисту по 1С, если: база рабочая и в ней уже ведётся учёт (риск испортить данные выше), нужно объединить несколько источников с разными артикулами, требуется загрузка картинок и сертификатов, либо планируется регулярный автоматический обмен с поставщиками.
Для разовой загрузки в свежую базу штатных средств достаточно. Главные условия безопасности: резервная копия перед загрузкой, тест на небольшой выборке, внимательное изучение протокола ошибок.
Что важно запомнить
Номенклатура в УТ 11 загружается обработкой «Загрузка данных из файла» из подготовленной таблицы Excel или CSV. Ключевые условия успеха: чистый файл без объединённых ячеек, корректное сопоставление колонок, правильные единицы измерения и ставки НДС, резервная копия и тестовая загрузка. Цены и остатки загружаются отдельно — через «Установку цен номенклатуры» и документы ввода остатков.
Частые вопросы
В каком формате должен быть файл для загрузки номенклатуры в УТ 11?
Обработка «Загрузка данных из файла» читает Excel (xls, xlsx), CSV, MXL и файлы с разделителями. Практичнее всего xlsx или CSV в кодировке UTF-8: первая строка — заголовки колонок, далее по одной позиции в строке, без объединённых ячеек и пустых строк внутри таблицы.
Можно ли загрузить номенклатуру вместе с характеристиками (размеры, цвета)?
Да. В файле каждую комбинацию «товар + характеристика» выгружайте отдельной строкой и добавьте колонку «Характеристика». Перед загрузкой убедитесь, что в виде номенклатуры включено использование характеристик, иначе колонка не сопоставится.
Почему после загрузки появились дубли товаров?
Обработка ищет существующие позиции по наименованию и артикулу. Если в файле наименование отличается от базового хотя бы пробелом или регистром, создаётся новая карточка. Используйте артикул как основной критерий поиска, а существующие дубли объединяйте обработкой «Поиск и удаление дублей» после резервного копирования.
Как загрузить цены вместе с номенклатурой?
Цены не хранятся в карточке товара — они вводятся документом «Установка цен номенклатуры». Сначала загрузите номенклатуру, затем создайте документ, выберите виды цен и используйте кнопку «Загрузить из внешнего файла»: таблица должна содержать колонку для поиска товара (наименование или артикул) и колонки цен.
Что делать, если часть строк не загрузилась?
Откройте протокол загрузки — в нём указаны номера строк и причины отказа. Чаще всего это не найденная единица измерения, неверная ставка НДС или пустое обязательное поле. Исправьте значения в файле под формат базы и загрузите только проблемные строки повторно.
Можно ли загрузить картинки товаров штатными средствами?
Штатная обработка «Загрузка данных из файла» изображения не загружает. Для массовой привязки картинок используют сторонние обработки с диска ИТС или доработку: файлы изображений именуются по артикулу или коду товара и присоединяются к карточкам пакетно.