Справочники и Данные · 11 мин
Как загрузить номенклатуру в 1С: Управление торговлей
Как загрузить номенклатуру в 1С Управление торговлей из Excel: подготовка файла, обработка загрузки данных, сопоставление колонок, цены, остатки и типичные ошибки.
Загрузка номенклатуры в 1С: Управление торговлей чаще всего требуется при старте учёта, переходе с другой программы или при получении большого прайса от поставщика. Ручной ввод сотен и тысяч позиций не только долгий, но и чреват ошибками в артикулах, единицах измерения и ставках НДС, которые потом всплывут в документах и отчётах.
В конфигурации «1С: Управление торговлей 11» есть штатный инструмент — обработка «Загрузка данных из файла», которая умеет читать файлы Excel (xlsx, xls), CSV и MXL без доработок конфигурации. Для старых версий (УТ 10.3) применяется типовая обработка «Загрузка данных из табличного документа» с диска ИТС или сторонние решения.
Ниже разобран полный цикл: подготовка файла, настройка сопоставления колонок, загрузка цен и остатков, проверка результата и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на УТ 11.4/11.5, но логика применима и к «1С: Комплексная автоматизация» и «1С: ERP», где используется тот же механизм.
Подготовка файла с номенклатурой
Качество загрузки на 80% определяется качеством исходного файла. Обработка 1С читает данные построчно, поэтому таблица должна быть «плоской»: одна строка — одна позиция номенклатуры, без объединённых ячеек, промежуточных итогов, многострочных шапок и пустых строк внутри данных.
Минимальный набор колонок для создания новых позиций: наименование, артикул (если используется), единица измерения, ставка НДС. Дополнительно полезны: вид номенклатуры (группа типа «Товары» или «Услуги»), наименование для печати, штрихкод, производитель, описание. Если в файле есть колонка с ценой — её лучше загружать отдельным этапом, о чём ниже.
Проверьте форматы перед загрузкой: числовые колонки не должны содержать текст («от 100»), ставки НДС должны быть записаны единообразно («20%», а не «20 %» вперемешку с «НДС20»), а единицы измерения — соответствовать классификатору ОКЕИ («шт», «кг», «упак»), иначе придётся сопоставлять их вручную.
Запуск обработки «Загрузка данных из файла»
В УТ 11 откройте раздел «НСИ и администрирование» и найдите пункт «Загрузка данных из файла» (в некоторых релизах он находится в группе «Сервис» или «Начальное заполнение»). Если пункта нет в меню, проверьте права пользователя — нужна роль с доступом к загрузке данных, обычно она есть у полных прав и у роли «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации».
В открывшейся форме выберите вид загружаемых данных — «Номенклатура», затем укажите файл. Обработка покажет содержимое первого листа в виде таблицы. Если данные начинаются не с первой строки (например, в файле есть шапка прайса), укажите номер строки, с которой начинаются данные.
Если обработки нет или файл не читается
Файлы формата xlsx читаются штатно. Если файл в формате xls вызывает ошибку, пересохраните его в xlsx или CSV. Для УТ 10.3 штатной загрузки из Excel нет — используйте обработку «Загрузка данных из табличного документа» с диска ИТС: в ней данные вставляются через буфер обмена или открываются из MXL/CSV-файла, а режим загрузки выбирается «в справочник».
Сопоставление колонок с реквизитами справочника
После чтения файла обработка предложит указать, какая колонка соответствует какому реквизиту номенклатуры. Колонки с совпадающими названиями сопоставляются автоматически, остальные назначьте вручную из выпадающего списка. Колонки, которые загружать не нужно, пометьте как «Не загружать».
Ключевой момент — выбор полей поиска. По ним программа определяет, создавать новую позицию или обновить существующую. Обычно ищут по артикулу или по наименованию. Поиск по наименованию ненадёжен, если в базе уже есть похожие названия с разными пробелами и регистром — получите дубли. Если артикулы в файле уникальны и стабильны, выбирайте поиск по артикулу.
Для реквизитов-ссылок (вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС) обработка попытается найти соответствующие элементы в базе. Если значение из файла не найдено, оно будет подсвечено, и вы сможете вручную указать соответствие — например, сопоставить «штука» из файла со «шт» из классификатора.
- 1Сделайте резервную копию базы или работайте на копии
- 2Подготовьте файл: плоская таблица, без объединённых ячеек и промежуточных итогов
- 3Откройте «НСИ и администрирование → Загрузка данных из файла», выберите вид «Номенклатура»
- 4Укажите файл и строку начала данных
- 5Сопоставьте колонки реквизитам, выберите поля поиска (артикул или наименование)
- 6Нажмите «Далее» и проверьте таблицу сопоставления: разрешите создание новых, убедитесь, что дублей нет
- 7Нажмите «Загрузить» и дождитесь завершения
- 8Проверьте результат в справочнике номенклатуры
Сопоставление существующих позиций и загрузка
На шаге сопоставления обработка показывает таблицу: какие строки файла нашли соответствие в базе, какие будут созданы как новые. Внимательно просмотрите колонку статуса. Если позиция, которая уже есть в базе, определилась как «новая» — значит, поле поиска не сработало, и после загрузки появится дубль.
Для строк с найденным соответствием можно выбрать действие: обновлять реквизиты существующего элемента или пропустить. Обновляйте осторожно: если в файле наименования укорочены или содержат ошибки, они перезапишут корректные данные в базе. Безопасный вариант для первой загрузки — обновлять только пустые реквизиты.
После нажатия «Загрузить» обработка создаст элементы справочника. Время зависит от объёма: тысяча позиций обычно загружается за минуты, файл на сотни тысяч строк лучше разбить на части по 20–50 тысяч строк, чтобы контролировать процесс и не перегружать клиент-серверную базу.
Загрузка цен, остатков и дополнительных данных
Цены номенклатуры в УТ 11 устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки», в зависимости от вида цен). Заполнить документ из файла можно кнопкой «Заполнить → Заполнить из внешнего файла» либо через ту же обработку загрузки, если выбрать соответствующий сценарий. После проведения документа цены действуют с указанной даты — проверьте её, иначе цены «встанут» не тем числом.
Начальные остатки при старте учёта вводятся документом «Ввод начальных остатков» с типом операции по товарам на складах. Массовое заполнение из файла здесь также доступно через механизм загрузки табличных частей. Альтернатива — документ «Оприходование излишков товаров», но для стартового заполнения корректнее именно ввод остатков, чтобы данные попали в помощник перехода и отчёты по вводу остатков.
Если используются характеристики номенклатуры (размеры, цвета), структура файла усложняется: одна позиция может занимать несколько строк по числу характеристик. В этом случае сначала загружается номенклатура, затем характеристики с привязкой по артикулу или наименованию владельца.
Способы загрузки номенклатуры
Подходит для большинства задач: Excel и CSV, сопоставление колонок без программирования. Ограничение — не все реквизиты и табличные части доступны.
Универсальная загрузка в любые справочники и табличные части. Требует подписки ИТС и более внимательной настройки режимов поиска.
Удобны для регулярных загрузок прайсов поставщиков с нестандартной структурой, формулами пересчёта цен и расписанием. Требуют проверки совместимости с релизом.
Оптимален, когда поставщик выгружает каталог в стандартном формате или данные приходят из сайта. Не подходит для разовой загрузки произвольного Excel.
Проверка результата и типичные ошибки
После загрузки откройте справочник номенклатуры и отфильтруйте позиции по дате создания или по виду номенклатуры. Сверьте количество загруженных элементов с количеством строк в файле. Выборочно откройте 5–10 карточек и проверьте ключевые реквизиты: единицу измерения, ставку НДС, артикул.
Дальнейший контроль — в документах: создайте тестовое «Приобретение товаров и услуг» и подберите несколько загруженных позиций. Если позиция подставляется с правильной ценой и ставкой НДС, загрузка прошла корректно. Проверьте также отчёт «Остатки и доступность товаров», если загружались остатки.
Как проверить результат
Совпадает с числом строк данных в файле
Позиций больше (дубли) или меньше (строки пропущены)
В карточках заполнены значениями из классификатора
Пустые поля или текстовые значения вместо ссылок
Поиск по артикулу находит один элемент
Два и более элемента с одинаковым артикулом
В документе продажи цена подставляется автоматически
Цена пустая или подставляется устаревшая
Частые вопросы
Можно ли загрузить номенклатуру с картинками?
Штатная обработка «Загрузка данных из файла» изображения не загружает. Картинки прикрепляются к карточке номенклатуры как присоединённые файлы. Для массовой загрузки изображений используются сторонние обработки, которые подбирают файлы из папки по совпадению имени файла с артикулом, либо обмен с сайтом, где изображения приходят в составе каталога CommerceML.
Что делать, если при загрузке появились дубли номенклатуры?
Сначала отмените загрузку, если она ещё идёт. Затем найдите дубли поиском по артикулу или наименованию. Если по позициям ещё нет документов, лишние элементы можно пометить на удаление и удалить через «Удаление помеченных объектов». Если движения уже есть, используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (в разделе администрирования) — она заменит ссылки на дубль во всех документах ссылкой на основной элемент.
Как загрузить номенклатуру в УТ 10.3, если там нет загрузки из Excel?
Используйте универсальную обработку «Загрузка данных из табличного документа» с диска ИТС. Откройте в ней ваш файл (или вставьте данные через буфер обмена), выберите режим «Загрузка в справочник», укажите справочник «Номенклатура», настройте соответствие колонок реквизитам и поля поиска. Обработка поддерживает вычисляемые выражения, что удобно для преобразования значений «на лету».
Можно ли регулярно загружать прайсы поставщиков автоматически?
Штатная обработка работает только вручную. Для регулярной загрузки настраивают регламентные задания со сторонними обработками, которые забирают файл из папки или с почты, либо используют подсистему работы с прайс-листами поставщиков, если она есть в вашей конфигурации. Для поставщиков, поддерживающих ЭДО или выгрузку в CommerceML, правильнее настроить обмен, а не разбор Excel.
Почему после загрузки в документах не подставляется цена?
Цена хранится не в карточке номенклатуры, а в регистре, который заполняется документом «Установка цен номенклатуры». Проверьте: создан ли и проведён ли такой документ, тот ли в нём вид цен, который указан в соглашении с клиентом или в настройках документа продажи, и не позже ли дата документа даты установки цен. Чаще всего причина — несовпадение вида цен.
Что важно запомнить
Номенклатура в УТ 11 загружается штатной обработкой «Загрузка данных из файла»: плоский Excel-файл, сопоставление колонок, поиск по артикулу, контроль дублей. Цены и остатки загружаются отдельными документами. Перед загрузкой в рабочую базу — резервная копия и тест на небольшом файле.