Справочники и Данные · 12 мин
Как загрузить номенклатуру из Excel в 1С
Как загрузить номенклатуру из Excel в 1С: подготовка файла, типовая обработка загрузки, сопоставление колонок, проверка результата и типичные ошибки.
Загрузка номенклатуры из Excel — стандартная задача при старте учёта в 1С, переходе с другой программы или массовом добавлении товаров от поставщика. Ручной ввод сотен позиций занимает часы и гарантирует ошибки, поэтому практически во всех современных конфигурациях 1С (УТ 11, ERP, Комплексная автоматизация, УНФ, Бухгалтерия) есть встроенные механизмы импорта из табличных файлов.
В типовых конфигурациях на управляемых формах используется обработка «Загрузка данных из файла», которая понимает форматы XLSX, XLS, CSV и MXL. Она сопоставляет колонки таблицы с реквизитами справочника «Номенклатура» и создаёт новые элементы без программирования. В более старых конфигурациях (УТ 10.3, УПП) применяется внешняя обработка «Загрузка данных из табличного документа».
Ключ к успешной загрузке — не сама кнопка «Загрузить», а подготовка файла и правильное сопоставление колонок. Именно на этих этапах возникают дубли, битые единицы измерения и потерянные цены. Ниже разобран полный цикл: от чистки Excel-файла до проверки результата в базе.
Подготовка Excel-файла к загрузке
Обработка загрузки воспринимает файл как плоскую таблицу: первая строка — шапка с названиями колонок, каждая следующая строка — одна позиция номенклатуры. Всё, что нарушает эту структуру, приведёт к ошибкам или кривым данным.
Уберите из файла объединённые ячейки, многоуровневые шапки, промежуточные итоги, пустые строки между данными и лишние листы. Каждое значение должно быть в своей колонке: наименование отдельно, артикул отдельно, единица измерения отдельно. Если в исходном прайсе поставщика цена и валюта стоят в одной ячейке («1 250 руб.»), разделите их формулами или функцией «Текст по столбцам».
Проверьте форматы данных. Числа должны быть числами, а не текстом (признак текстового числа — зелёный треугольник в углу ячейки). Даты приведите к формату ДД.ММ.ГГГГ. Артикулы с ведущими нулями («001234») сохраняйте как текст, иначе Excel обрежет нули, и поиск дублей по артикулу перестанет работать.
- 1Удалите лишние листы, оставьте один лист с данными
- 2Снимите объединение ячеек и уберите многоуровневую шапку
- 3Удалите пустые строки и строки с итогами
- 4Преобразуйте текстовые числа в числовой формат
- 5Проверьте, что артикулы с нулями сохранены как текст
- 6Сохраните файл в формате XLSX или CSV
Что должно быть в файле: обязательные и желательные колонки
Минимум для создания элемента справочника «Номенклатура» — наименование. Но такая загрузка создаст «пустые» карточки, которые придётся дорабатывать вручную. Практически полезный набор колонок шире.
| Колонка | Обязательность | Комментарий |
|---|---|---|
| Наименование | Обязательно | Рабочее наименование позиции |
| Артикул | Желательно | Ключ для поиска дублей и обновления |
| Вид номенклатуры | Желательно | Определяет тип: товар, услуга, работа |
| Единица измерения | Желательно | шт, кг, м — по классификатору ОКЕИ |
| Ставка НДС | Желательно | 20%, 10%, без НДС |
| Штрихкод | По необходимости | Храните как текст, не как число |
| Группа (родитель) | По необходимости | Папка в иерархии справочника |
Цены в этот же файл лучше не включать: загрузка цен в 1С выполняется отдельным механизмом через документ «Установка цен номенклатуры», потому что цена — это не реквизит карточки, а регистр сведений с датой и типом цен. Смешивание этих задач в одном файле — частая причина путаницы.
Загрузка в УТ 11, ERP и Комплексной автоматизации
В конфигурациях на управляемых формах откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Загрузка данных из файла» (в некоторых версиях путь: «Сервис» → «Загрузка данных из файла»). Если пункта нет в меню, проверьте, что включена функциональная опция загрузки и у пользователя есть соответствующие права.
Выберите вид загрузки — справочник «Номенклатура», затем укажите файл. Обработка покажет таблицу с данными и в верхней строке каждой колонки — выпадающий список реквизитов 1С. Сопоставьте колонки: «Наименование» → Наименование, «Артикул» → Артикул и так далее. Колонки, которые загружать не нужно, оставьте со значением «Не загружать».
После сопоставления нажмите «Загрузить». Обработка покажет протокол: сколько элементов создано, сколько пропущено и по каким причинам. Не закрывайте это окно, пока не разберёте все строки с ошибками — протокол потом восстановить нельзя.
Режимы поиска дублей
В настройках загрузки укажите, как обработка должна искать существующие элементы. Обычно доступны варианты: по наименованию, по артикулу, по сочетанию полей. Если база уже содержит часть позиций, выбирайте поиск по артикулу — он надёжнее наименования, которое может отличаться пробелами и регистром.
Обратите внимание на режим «Создавать новые» / «Обновлять существующие». Для первичной загрузки достаточно создания, для регулярного обновления прайсов включайте обновление, но осознанно: обработка перезапишет реквизиты существующих карточек данными из файла.
Загрузка в 1С:Бухгалтерию и УНФ
В 1С:Бухгалтерии 8 механизм похожий: «Справочники» → «Номенклатура» → кнопка «Загрузить из файла» (или «Ещё» → «Загрузить данные из файла»). Набор реквизитов скромнее, чем в УТ: наименование, вид номенклатуры, единица, ставка НДС, артикул. Для учёта товаров на складах этого достаточно.
В «Управлении нашей фирмой» загрузка находится в разделе «Компания» → «Загрузка данных из внешнего источника» или через обработку «Загрузка данных из файла» в карточке списка номенклатуры. УНФ дополнительно умеет загружать цены и характеристики в том же сеансе, что удобно для небольших каталогов.
Старые конфигурации: УТ 10.3 и УПП
В конфигурациях на обычных формах встроенной загрузки из Excel нет — используется внешняя обработка «Загрузка данных из табличного документа» (файл с расширением EPF). Она входит в поставку ИТС и широко распространена. Откройте её через «Файл» → «Открыть», выберите табличный документ, режим загрузки «Справочник», вид — «Номенклатура».
На вкладке «Настройка» сопоставьте номера колонок с реквизитами и задайте поля поиска. Обработка требует аккуратности: неверно указанный номер колонки молча запишет цену в артикул. Всегда делайте пробную загрузку на 5–10 строках и проверяйте результат вручную, прежде чем загружать весь файл.
Способы загрузки по конфигурациям
Типовая обработка «Загрузка данных из файла» — без программирования, с протоколом ошибок
Встроенная загрузка из списка номенклатуры — проще набор реквизитов
Внешняя обработка «Загрузка данных из табличного документа» — требует аккуратной настройки
Программная загрузка через COM или табличный документ — нужен разработчик
Проверка результата после загрузки
Не считайте задачу выполненной по факту сообщения «Загружено N элементов». Откройте справочник номенклатуры и выборочно проверьте карточки: правильно ли подтянулись вид номенклатуры, единица измерения и ставка НДС. Особое внимание — позициям, где в файле были нестандартные значения.
Проверьте дубли: отсортируйте список по наименованию и по артикулу, посмотрите парные записи. В типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» («НСИ и администрирование» → «Обслуживание»), которая объединяет повторяющиеся элементы с заменой ссылок.
Если загружались штрихкоды, проверьте их сканером или поиском по штрихкоду в документе. Если загружались характеристики или серии, убедитесь, что они привязались к правильным карточкам, а не создали отдельные элементы.
Контрольные точки после загрузки
Совпадает с числом строк в файле за вычетом отказов из протокола
Элементов заметно больше или меньше без объяснений в протоколе
шт, кг, м подставлены корректно
Пустая единица или «шт» вместо «кг» у весового товара
Ведущие нули сохранены, дублей по артикулу нет
Артикулы обрезаны или продублированы
Товары — товарами, услуги — услугами
Всё загружено одним видом, складской учёт у услуг
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — дубли при повторной загрузке. Она возникает, когда при первой загрузке поиск шёл по наименованию, а при второй поставщик изменил формулировки, и обработка создала новые карточки. Правило: выбирайте стабильный ключ поиска (артикул или штрихкод) и не меняйте его между загрузками.
Вторая группа ошибок — форматы: числа как текст, даты как строки, артикулы, превращённые Excel в экспоненциальную запись. Все они решаются на этапе подготовки файла, а не в 1С. Третья типичная ситуация — попытка загрузить цены реквизитом карточки: в типовых конфигурациях цены живут в регистре сведений и загружаются через «Установку цен номенклатуры» или маркетинговые обработки.
Когда встроенной обработки недостаточно
Типовые механизмы не справляются, когда данные нужно загружать в несколько связанных объектов сразу (номенклатура + характеристики + штрихкоды + цены из одного файла со сложной структурой), когда файл содержит формулы и ссылки между листами, или когда требуется регулярная автоматическая загрузка по расписанию из почты или каталога поставщика.
В таких случаях используют доработанные обработки загрузки, механизмы конвертации данных или интеграцию через планы обмена. Это уже задача для разработчика 1С: самостоятельное написание загрузки через COM-соединение с Excel без опыта чревато зависаниями сеансов и частично записанными данными.
Как выбрать подход
Что важно запомнить
Успех загрузки определяется подготовкой файла: плоская таблица, корректные форматы, стабильный ключ поиска дублей. Загружайте сначала в копию базы, начинайте с пробной партии, проверяйте протокол и результат выборочно. Цены загружаются отдельным механизмом.
Частые вопросы
Можно ли загрузить номенклатуру из CSV вместо Excel?
Да. Типовая обработка «Загрузка данных из файла» поддерживает CSV. Сохраняйте файл в кодировке UTF-8, иначе кириллица может превратиться в нечитаемые символы. Разделитель (запятая или точка с запятой) обработка обычно определяет автоматически, но проверьте предварительный просмотр.
Почему после загрузки появились дубли позиций?
Чаще всего поиск существующих элементов выполнялся по наименованию, а в новом файле формулировки отличаются пробелами, регистром или порядком слов. Используйте артикул или штрихкод как ключ поиска. Существующие дубли объедините обработкой «Поиск и удаление дублей».
Как загрузить вместе с номенклатурой цены поставщика?
Цена не является реквизитом карточки номенклатуры — она хранится в регистре сведений. В УТ 11 и ERP загрузите цены через документ «Установка цен номенклатуры» с заполнением из файла или через обработку загрузки прайсов в разделе маркетинга и закупок.
Обработка не видит колонки из файла. Что делать?
Проверьте, что данные начинаются с первой строки листа, нет скрытых пустых столбцов перед данными и файл сохранён в формате XLSX, а не в устаревшем или нестандартном формате. Также убедитесь, что файл не открыт в Excel в момент загрузки — блокировка может мешать чтению.
Можно ли отменить загрузку, если что-то пошло не так?
Штатной кнопки «отменить загрузку» нет. Если загрузили в копию базы — просто выбросьте копию. Если в рабочую базу — пометьте ошибочные элементы на удаление, а если на них уже есть ссылки, используйте «Поиск и удаление дублей» или групповую обработку. Именно поэтому резервная копия перед загрузкой обязательна.
Нужны ли права администратора для загрузки?
Полные права не обязательны, но нужны права на добавление элементов справочника «Номенклатура» и доступ к обработке загрузки данных. Если пункта меню нет — попросите администратора включить функциональную опцию и выдать права на загрузку данных из файла.