Справочники и Данные · 9 мин
Как забивать номенклатуру в 1С: подробное руководство
Как правильно завести номенклатуру в 1С: заполнение карточки, виды номенклатуры, единицы измерения, загрузка из Excel, типичные ошибки и проверка результата.
Номенклатура — это центральный справочник любой учётной конфигурации 1С: на него ссылаются документы закупки, продажи, производства и складского учёта. От того, насколько аккуратно заведены карточки товаров и услуг, зависит корректность остатков, себестоимости, отчётов и печатных форм. Ошибка на этапе ввода номенклатуры потом «размножается» по всем документам, и исправить её бывает сложнее, чем предотвратить.
В этой инструкции разобран порядок заведения номенклатуры в типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия): ручное создание карточки, заполнение ключевых реквизитов, работа с характеристиками и упаковками, массовая загрузка из Excel и контроль результата. Названия пунктов меню могут немного отличаться между версиями, но логика везде одинаковая.
Где находится справочник номенклатуры и как к нему добраться
В большинстве конфигураций справочник расположен в разделе «НСИ и администрирование» или «Справочники» → «Номенклатура». В 1С:Бухгалтерии путь короче: раздел «Справочники» → «Номенклатура». Если у вас нет прав на этот раздел, справочник будет недоступен — это настраивается администратором через профили групп доступа.
Перед тем как забивать первую позицию, проверьте две настройки. Первая — включены ли характеристики номенклатуры (раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» → «Характеристики номенклатуры»). Вторая — заполнен ли справочник «Виды номенклатуры», потому что именно вид определяет тип позиции (товар, услуга, работа, набор) и счета учёта по умолчанию.
Создание карточки номенклатуры вручную
Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать». Форма новой карточки предложит заполнить базовый набор полей. Минимум, без которого позиция не будет корректно работать в учёте:
- Наименование — рабочее название для внутреннего учёта;
- Наименование для печати — попадёт в счета, накладные и акты, поэтому пишите его так, как должны видеть контрагенты;
- Вид номенклатуры — товар, услуга, работа и т.д.;
- Единица измерения — штуки, килограммы, метры, упаковки;
- Ставка НДС — подтянется в документы по умолчанию;
- Артикул — удобен для поиска и сверки с прайсами поставщиков.
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Если карточка не сохраняется, программа обычно подсвечивает незаполненные обязательные поля — чаще всего это вид номенклатуры или единица измерения.
- 1Откройте раздел «Справочники» (или «НСИ и администрирование») → «Номенклатура»
- 2Нажмите «Создать» и выберите нужный вид номенклатуры
- 3Заполните наименование, наименование для печати, единицу измерения, ставку НДС и артикул
- 4При необходимости добавьте характеристики, упаковки и штрихкоды
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте карточку поиском в списке
Как выбрать вид номенклатуры и почему это важно
Вид номенклатуры — не просто группировка для удобства. От него зависят счета бухгалтерского учёта, способ списания, возможность участия в складском учёте и поведение позиции в отчётах. Например, услуга не должна попадать на складские остатки, а товар — обязан.
Типичная ошибка — завести услугу как товар или наоборот. В первом случае в отчётах по складу появятся «висячие» остатки, которых физически нет. Во втором — документы реализации услуг не закроют затратные счета корректно. Если нужного вида нет, создайте его в справочнике «Виды номенклатуры» и укажите там тип, счета учёта и параметры по умолчанию.
Сравнение вариантов
Учитывается на складе и в количестве, участвует в расчёте себестоимости. Не подходит для услуг и работ.
Не попадает на складские остатки, реализуется актами. Нельзя использовать там, где нужен учёт остатков.
Продаётся как единая позиция, а состав списывается по комплектующим. Требует настройки состава набора.
Характеристики, упаковки и штрихкоды
Если один товар существует в нескольких вариантах — размер, цвет, объём — не заводите отдельную карточку на каждый вариант. Включите характеристики: в карточке номенклатуры установите признак использования характеристик и добавьте нужные значения. Остатки и продажи будут вестись в разрезе характеристик, а справочник останется компактным.
Упаковки нужны, когда закупка идёт коробами, а продажа — штуками. В карточке укажите базовую единицу (например, штука), затем добавьте упаковку «короб» с коэффициентом пересчёта. В документах можно будет выбирать любую единицу, а 1С сама пересчитает количество.
Штрихкоды вводятся в карточке на соответствующей закладке или в регистре штрихкодов — в зависимости от конфигурации. Они нужны для работы сканеров и терминалов сбора данных. Если штрихкод у поставщика меняется, старый лучше не удалять, пока по нему могут приходить остатки со склада.
Массовая загрузка номенклатуры из Excel
Когда позиций десятки или сотни, ручной ввод нерационален. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла» (обычно доступна из списка номенклатуры по кнопке «Загрузить» или через «Ещё»). Она принимает файлы Excel и CSV с колонками: наименование, артикул, единица измерения, цена, штрихкод и другие.
Порядок работы: подготовьте файл, где каждая строка — одна позиция, а данные в колонках однородны. В обработке сопоставьте колонки файла с реквизитами справочника, запустите проверку сопоставления и только потом — загрузку. Программа покажет, какие строки не удалось сопоставить, и их можно будет исправить до записи в базу.
Перед массовой загрузкой сделайте копию базы или хотя бы выгрузку. Если сопоставление колонок настроено неверно, исправить сотни созданных карточек вручную намного дольше, чем потратить пять минут на резервную копию.
Контроль результата и типичные ошибки
После ввода номенклатуры — вручную или загрузкой — проверьте результат. Откройте список справочника, найдите новые позиции поиском по наименованию и артикулу, убедитесь, что реквизиты заполнены. Затем создайте тестовый документ (например, «Приобретение товаров и услуг») с новой позицией и проверьте, что подставились единица измерения, ставка НДС и счета учёта.
Отдельно проверьте справочник на дубли: одинаковые товары с разным написанием («Кирпич М-150» и «кирпич м150») дробят остатки и ломают аналитику продаж. Во многих конфигурациях есть штатный поиск и удаление дублей в разделе «Администрирование» → «Обслуживание».
Как проверить результат
Карточка находится по наименованию и артикулу, реквизиты заполнены
Позиция не находится или поля пустые
Единица измерения, НДС и счета учёта подставляются автоматически
Поля приходится заполнять вручную в каждом документе
Товар корректно оприходовался и списывается
Остатки уходят в минус или «висят» после продажи
Одна карточка на один реальный товар
Несколько карточек с похожими наименованиями
Часто задаваемые вопросы
Можно ли удалить карточку номенклатуры, если она создана ошибочно?
Если по позиции нет ни одного документа, карточку можно пометить на удаление и затем удалить через «Удаление помеченных объектов». Если движения есть, удалить её не получится — в этом случае пометьте карточку на удаление, чтобы она не предлагалась при подборе, либо объедините дубли штатной обработкой поиска дублей.
Чем рабочее наименование отличается от наименования для печати?
Рабочее наименование видят только ваши сотрудники в списках и отчётах — там удобны сокращения и внутренние обозначения. Наименование для печати выводится в документах для контрагентов: счетах, накладных, актах — и должно быть полным и понятным внешнему читателю.
Как завести товар, у которого несколько штрихкодов?
Одна карточка номенклатуры может иметь несколько штрихкодов — например, от разных поставщиков или для разных упаковок. Добавьте их все в карточке или в регистре штрихкодов, привязав каждый к своей упаковке, если упаковки используются.
Нужно ли заполнять артикул, если поставщик его не даёт?
Артикул не является обязательным полем, но он сильно упрощает поиск и сверку с прайсами. Если поставщик не даёт артикул, можно использовать внутреннюю систему кодирования — главное, чтобы она была единообразной для всей номенклатуры.
Что делать, если при загрузке из Excel часть строк не загрузилась?
Обработка загрузки показывает список несопоставленных строк с причиной — обычно это не найденная единица измерения, вид номенклатуры или некорректный формат числа. Исправьте данные в файле или сопоставьте значения вручную в таблице обработки и повторите загрузку только проблемных строк.
Как изменить единицу измерения у товара, по которому уже есть движения?
Безопасный путь — не менять базовую единицу, а добавить новую упаковку с нужным коэффициентом. Если базовую единицу изменить всё же необходимо, сделайте резервную копию, выполните изменение и перепроверьте остатки и отчёты за все периоды, где были движения по этой позиции.
Что важно запомнить
Заводите номенклатуру через справочник, а не из документов; правильно выбирайте вид номенклатуры — от него зависят счета учёта и складские остатки; используйте характеристики и упаковки вместо дублирования карточек; при массовом вводе загружайте данные из Excel с предварительной проверкой сопоставления и всегда контролируйте результат тестовым документом.