Как забить товары в 1С: полное руководство по заведению номенклатуры

Заведение товаров в 1С — первый шаг перед началом учёта продаж, закупок и складских остатков. Пока номенклатура не создана, нельзя оформить поступление, реализацию или перемещение. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия) логика работы со справочником товаров одинакова, отличаются только названия разделов меню.

Забить товары можно четырьмя способами: вручную по одной позиции, копированием существующей карточки, массовой загрузкой из Excel или через обмен с сайтом и поставщиком. Выбор зависит от объёма ассортимента: для десятка позиций достаточно ручного ввода, для тысяч — только загрузка из файла.

Ниже разобраны все рабочие сценарии: от создания первой карточки до проверки остатков после загрузки. Инструкции ориентированы на типовые конфигурации; если у вас самописная или сильно доработанная база, названия кнопок могут отличаться.

Где находится справочник товаров и как он устроен

Во всех типовых конфигурациях товары хранятся в справочнике «Номенклатура». В 1С:Управление торговлей и 1С:УНФ он находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Номенклатура», в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Справочники» → «Номенклатура». Справочник поддерживает группы (папки): создайте структуру по категориям товаров заранее, чтобы потом не переносить сотни позиций вручную.

Ключевой элемент — вид номенклатуры. Это шаблон, который определяет тип позиции (товар, услуга, работа, набор) и счета учёта. Если вид выбран неверно, документы будут проводиться с ошибками или попадать не на те счета. Создайте минимум два вида: «Товары» и «Услуги».

Номенклатура — это только справочная информация: название, артикул, штрихкод, единица измерения. Цены и количество на складе в карточке не хранятся — они вводятся отдельными документами. Это частая причина путаницы у новичков: карточка создана, а продать товар нельзя, потому что нет цены и остатка.

Как завести товар вручную

Ручной ввод подходит, когда позиций немного или нужно быстро добавить новинку в процессе работы. Порядок действий в типовой конфигурации:

1. 1
   Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и выберите нужную группу.
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры (например, «Товар»).
3. 3
   Заполните наименование — оно попадёт в документы и чеки. Поле «Рабочее наименование» сформируется автоматически.
4. 4
   Укажите артикул, единицу измерения (шт, кг, упак), ставку НДС.
5. 5
   На вкладке или в блоке штрихкодов добавьте штрихкод, если используется сканер.
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что позиция появилась в списке.

Обратите внимание на ставку НДС: если она не заполнена, в документах продажи налог придётся выбирать вручную каждый раз, а при выгрузке в онлайн-кассу чек может уйти с неверной ставкой. Артикул желательно заполнять сразу — по нему удобно искать товар и сверяться с прайсами поставщиков.

Если товар продаётся в разных единицах (штуки и упаковки), сначала укажите базовую единицу измерения (обычно минимальную — штуку), а затем добавьте упаковки с коэффициентом пересчёта. Менять базовую единицу после того, как по товару проведены документы, проблематично.

Быстрое копирование похожих позиций

Когда ассортимент однотипный (размеры, цвета, фасовка одного товара), создавать каждую карточку с нуля долго. В списке номенклатуры выделите готовую позицию, нажмите F9 или выберите «Скопировать» в меню «Ещё». Скопируются все реквизиты, включая вид, единицу измерения и ставку НДС — останется поменять наименование, артикул и штрихкод.

Штрихкод при копировании часто переносится из исходной карточки — обязательно проверьте и замените его, иначе сканер будет находить два товара по одному коду или продавать не ту позицию. Это одна из самых частых ошибок при массовом копировании.

Как загрузить товары из Excel

Для сотен и тысяч позиций используйте типовую обработку загрузки. В 1С:Управление торговлей и 1С:УНФ она называется «Загрузка данных из файла» и находится в разделе «НСИ и администрирование» → либо в меню «Ещё» списка номенклатуры. В 1С:Бухгалтерии — «Загрузка номенклатуры из файла» в списке справочника.

1. 1
   Подготовьте файл Excel: одна строка — один товар, колонки: наименование, артикул, штрихкод, цена. Уберите объединённые ячейки и итоговые строки.
2. 2
   Откройте обработку загрузки и выберите файл — программа покажет предпросмотр таблицы.
3. 3
   Сопоставьте колонки файла реквизитам номенклатуры (наименование → наименование и т.д.).
4. 4
   Запустите загрузку и дождитесь отчёта: обработка покажет, сколько позиций создано и какие строки пропущены с ошибками.
5. 5
   Откройте справочник и выборочно проверьте несколько карточек из разных концов списка.

Перед загрузкой большого файла сделайте тестовый прогон на 5–10 строках. Если сопоставление колонок настроено неверно, вы получите сотни карточек с перепутанными реквизитами, которые придётся удалять. Учтите, что типовая обработка при повторной загрузке ищет дубли по наименованию или артикулу — но надёжнее загружать каждый товар один раз.

Как установить цены на товары

Созданная карточка не содержит цены — её нужно зарегистрировать документом «Установка цен номенклатуры» (в УНФ — «Цены номенклатуры»). Откройте раздел «Закупки» или «CRM и маркетинг» → «Цены», создайте документ, добавьте товары кнопкой «Подбор» или «Заполнить по группе» и укажите значения по каждому виду цен (закупочная, оптовая, розничная).

Документ действует с даты проведения: если установить цену завтрашним числом, сегодня товар в продажах будет без цены. Проверить результат можно прямо из карточки товара по ссылке «Цены» или через отчёт «Прайс-лист». Если цена не подтянулась в документ продажи, чаще всего причина в несовпадении вида цен документа и вида цен, указанного в настройках соглашения или вида документа.

Как ввести остатки товаров на склад

Последний шаг — чтобы товар появился в наличии. При старте учёта в новой базе используйте документ «Ввод остатков» (в УНФ — «Ввод начальных остатков», в Бухгалтерии — помощник ввода остатков в разделе «Главное»). Укажите склад, добавьте номенклатуру, количество и себестоимость.

Если база уже работает и нужно просто добавить приход, оформляйте «Поступление товаров и услуг» от поставщика или «Оприходование товаров» — если это излишки по результатам инвентаризации. Оприходование без основания «для выравнивания остатков» искажает себестоимость и налоговый учёт, используйте его только по результатам реальной ревизии.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров на складах»

Норма

Позиции видны с корректным количеством и складом

Тревожный признак

Товара нет в отчёте или количество с минусом

Документ продажи с новым товаром

Норма

Цена подставляется автоматически, документ проводится

Тревожный признак

Цена пустая или ошибка проведения по остаткам

Карточка номенклатуры

Норма

Заполнены вид, единица измерения, НДС, штрихкод уникален

Тревожный признак

Пустая ставка НДС или дублирующийся штрихкод

Типичные ошибки при заведении товаров

Если дубли уже созданы и по ним есть движения, просто удалить лишнюю карточку не получится. Используйте типовую обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»): она заменит дубль на основную позицию во всех документах и пометит лишнюю на удаление. Перед запуском обязательно сделайте копию базы.

Сравнение вариантов

Ручной ввод

Подходит для 1–20 позиций и разовых новинок. Полный контроль над реквизитами, но медленно при большом объёме.

Копирование

Подходит для однотипного ассортимента (размеры, цвета). Быстро, но требует проверки штрихкодов и артикулов.

Загрузка из Excel

Подходит для сотен и тысяч позиций при старте учёта или приходе большого прайса. Требует подготовки файла и тестового прогона.

Обмен с сайтом или поставщиком

Подходит при регулярном обновлении каталога. Требует настройки интеграции, но исключает ручную работу в дальнейшем.

Ответы на частые вопросы

Можно ли удалить товар из номенклатуры?

Да, если по позиции нет ни одного документа — тогда она удаляется напрямую. Если движения есть, карточку можно только пометить на удаление: она перестанет предлагаться в подборе, но останется в базе для корректности старых документов. Физическое удаление помеченных объектов выполняется через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов».

Почему товар есть в справочнике, но не продаётся?

Проверьте три вещи: установлена ли цена документом «Установка цен номенклатуры» на дату продажи, есть ли остаток на выбранном складе (отчёт «Остатки товаров») и не помечена ли карточка на удаление. В большинстве случаев причина — отсутствующая цена или нулевой остаток.

Как завести товар с характеристиками (размер, цвет)?

В настройках вида номенклатуры включите использование характеристик. Создайте одну карточку товара, а в ней — список характеристик (например, «42 размер», «чёрный»). Остатки и цены будут учитываться по каждой характеристике отдельно, при этом карточка в справочнике одна — это защищает от дублей.

Нужно ли заводить услуги в тот же справочник?

Да, услуги и работы заводятся в «Номенклатуру» с видом «Услуга» или «Работа». Для них не ведётся складской учёт, не требуется остаток, а в документах не заполняется склад. Заводить услуги товарами нельзя — продажа не проведётся без остатков.

Как загрузить штрихкоды вместе с товарами из Excel?

Добавьте в файл отдельную колонку со штрихкодами и при сопоставлении в обработке загрузки укажите её для реквизита «Штрихкод». Если в типовой обработке вашей конфигурации такой колонки нет, штрихкоды придётся вводить вручную в карточках или через специализированную обработку. Проверяйте, чтобы штрихкод не содержал пробелов и не обрезался Excel (формат ячейки — текстовый).