Как вывести список телефонов в 1С

Телефоны контрагентов, сотрудников и физических лиц в 1С хранятся не в самих карточках, а в специальных таблицах контактной информации. Поэтому простое копирование списка справочника телефоны не покажет — нужно использовать отчёты, расширенные настройки списка или запросы к данным. Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций: «Управление торговлей», «Бухгалтерия предприятия», «Зарплата и управление персоналом», «Управление нашей фирмой».

Выбор способа зависит от задачи. Если нужно быстро распечатать телефоны по отобранным контрагентам — подойдёт стандартный отчёт. Если список нужен регулярно и с дополнительными колонками — лучше настроить универсальный отчёт или консоль запросов. Для разовой выгрузки небольшого объёма хватит вывода списка справочника с добавлением колонки телефона.

Где в 1С хранятся телефоны и почему это важно

В типовых конфигурациях телефоны, адреса и email не являются реквизитами справочника «Контрагенты» или «Физические лица». Они записываются в отдельные таблицы контактной информации, которые в редакторе запросов видны как табличная часть «КонтактнаяИнформация» или регистр сведений с аналогичным названием — в зависимости от конфигурации и её версии.

Из этого следуют два практических вывода. Во-первых, у одного контрагента может быть несколько телефонов (основной, мобильный, рабочий), и при выводе списка нужно решить, показывать все или только один вид. Во-вторых, простой список справочника без дополнительных настроек телефоны не отобразит — платформа не подтягивает связанные таблицы автоматически.

Способ 1. Стандартный отчёт по контактной информации

В большинстве типовых конфигураций есть готовый отчёт для вывода контактов. В «Управлении торговлей» и «УНФ» его можно найти через раздел «CRM и маркетинг» или «Продажи» — «Отчёты», а также через поиск по команде «Контактная информация» в меню «Все функции» или в настройках панели отчётов. В «Бухгалтерии предприятия» аналогичные данные выводятся через отчёты по справочникам.

Порядок работы типовой: открыть отчёт, задать отбор (например, только контрагенты из определённой группы или с определённым видом телефона), сформировать. Результат выводится табличным документом, который можно напечатать или сохранить в Excel, PDF, HTML через «Файл — Сохранить как».

1. 1
   Откройте раздел с отчётами (CRM, Продажи или Администрирование) и найдите отчёт по контактной информации
2. 2
   Нажмите «Настройки» и добавьте отбор: вид контактной информации — «Телефон», при необходимости группа контрагентов
3. 3
   Сформируйте отчёт и проверьте, что телефоны выведены по нужным объектам
4. 4
   Сохраните результат: Файл — Сохранить как — формат Excel (.xlsx)

Способ 2. Вывод списка справочника с настройкой колонок

Если отчёта под рукой нет, можно вывести телефоны прямо из формы списка справочника. Откройте «Контрагенты» (или «Физические лица» в ЗУП), установите нужный отбор, затем через меню «Ещё» выберите «Вывести список». В появившемся окне отметьте колонки, которые нужны: наименование, телефон, email — если конфигурация позволяет добавить поля контактной информации в вывод.

Нюанс: в части конфигураций телефон недоступен в списке полей для вывода, потому что хранится в связанной таблице. Тогда этот способ не сработает, и нужно переходить к универсальному отчёту или запросу. Проверить доступность поля можно сразу — если в окне настройки колонок телефона нет, не тратьте время на поиски по справочнику.

Способ 3. Универсальный отчёт

Универсальный отчёт — штатный инструмент, который строит таблицу по любому справочнику, документу или регистру без программирования. В «Бухгалтерии предприятия» он находится в разделе «Отчёты — Универсальный отчёт», в других конфигурациях — в «Администрирование» или через поиск.

Для вывода телефонов выберите в качестве источника справочник «Контрагенты» с табличной частью «Контактная информация» (если конфигурация это поддерживает) либо постройте отчёт по регистру сведений контактной информации, указав поля: объект, вид контактной информации, представление (сам телефон). Добавьте отбор «Вид = Телефон», чтобы отсечь адреса и email.

Сравнение вариантов

Стандартный отчёт по контактам

Быстро и без настройки, но состав колонок фиксированный; подходит для разовой печати

Вывод списка справочника

Удобен при работе с отобранным списком, но не во всех конфигурациях позволяет добавить колонку телефона

Универсальный отчёт

Гибкая настройка полей и отборов, требует понимания структуры данных

Запрос (консоль запросов, СКД)

Максимальные возможности: объединение телефонов в одну строку, любые условия; нужны навыки или помощь разработчика

Способ 4. Запрос к контактной информации

Для регулярных выгрузок и нестандартных задач используется запрос. Он позволяет, например, вывести по каждому контрагенту только один основной телефон, объединить несколько телефонов через запятую или отобрать только мобильные номера по шаблону. Запрос выполняется в консоли запросов (внешняя обработка) или встраивается в отчёт на СКД.

Типовой запрос к табличной части контактной информации контрагентов выглядит так:

ВЫБРАТЬ
Контрагенты.Ссылка КАК Контрагент,
КонтрагентыКИ.Представление КАК Телефон
ИЗ
Справочник.Контрагенты КАК Контрагенты
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Контрагенты.КонтактнаяИнформация КАК КонтрагентыКИ
ПО Контрагенты.Ссылка = КонтрагентыКИ.Ссылка
ГДЕ
КонтрагентыКИ.Вид = ЗНАЧЕНИЕ(Справочник.ВидыКонтактнойИнформации.ТелефонКонтрагента)

Имена видов контактной информации различаются между конфигурациями («ТелефонКонтрагента», «ТелефонМобильныйФизическиеЛица» и т.п.). Точное имя смотрите в справочнике «Виды контактной информации» в вашей базе. Если запрос возвращает пустой результат при заведомо заполненных телефонах — чаще всего указан не тот предопределённый вид.

Выгрузка результата в Excel и печать

Любой табличный документ в 1С сохраняется во внешние форматы одинаково: «Файл — Сохранить как» (или «Сохранить копию») и выбор формата — XLSX, PDF, ODS, HTML. Для передачи списка телефонов в рассыльные сервисы или CRM обычно используют XLSX или CSV; CSV из табличного документа сохраняется через тот же диалог.

Перед выгрузкой проверьте две вещи. Первая — формат колонки телефонов: если номера хранятся с кодом страны и начинаются с «+», Excel при открытии CSV может отбросить плюс. Надёжнее сохранять в XLSX или заранее привести колонку к текстовому формату. Вторая — полнота списка: сравните количество строк в отчёте с количеством отобранных контрагентов, чтобы не потерять часть данных из-за отборов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в выгрузке

Норма

Совпадает с числом отобранных контрагентов (или превышает его только за счёт нескольких телефонов у одного объекта)

Тревожный признак

Строк заметно меньше — сработал лишний отбор или внутреннее соединение

Формат телефонов в Excel

Норма

Номера отображаются полностью, с кодом и плюсом

Тревожный признак

Номера превращены в числа в экспоненциальной записи или потерян первый символ

Наличие телефонов

Норма

Колонка заполнена у большинства объектов, пропуски соответствуют реально незаполненным карточкам

Тревожный признак

Колонка пустая целиком — неверный вид контактной информации или нет прав доступа

Особенности для телефонов сотрудников (ЗУП)

В «Зарплате и управлении персоналом» телефоны сотрудников хранятся у физических лиц, а не у элементов справочника «Сотрудники». Поэтому отчёт нужно строить по физлицам: подойдут штатные кадровые отчёты со списком сотрудников с контактными данными либо универсальный отчёт по справочнику «Физические лица» с контактной информацией.

Учтите, что телефоны сотрудников — персональные данные. Выгружайте их только для служебных целей, ограничивайте круг получателей файла и не передавайте выгрузку третьим лицам без правовых оснований. При увольнении сотрудника его данные в списках рассылки следует актуализировать.

Частые вопросы

Почему отчёт по контактной информации выводит пустой список?

Чаще всего причины три: задан слишком жёсткий отбор (проверьте условия в настройках), указан несуществующий в базе вид контактной информации, либо у пользователя нет прав на чтение контактных данных. Снимите все отборы и сформируйте отчёт заново — если список появился, проблема была в условиях.

Как вывести только один телефон на контрагента, а не все?

В запросе используйте условие на конкретный вид (например, только «ТелефонКонтрагента») или сгруппируйте данные по контрагенту с функцией МАКСИМУМ по представлению. В универсальном отчёте можно ограничить вид телефона в отборе — тогда у большинства контрагентов останется одна строка.

Можно ли вывести телефоны без прав администратора?

Да, если у вашей роли есть доступ к отчётам и чтение контактной информации. Стандартные отчёты и вывод списка справочника доступны обычным пользователям. Консоль запросов и универсальный отчёт по произвольным регистрам чаще требуют расширенных прав.

Как выгрузить телефоны в CSV для импорта в другую систему?

Сформируйте табличный документ любым способом, затем «Файл — Сохранить как» и выберите формат CSV. Перед импортом проверьте файл в текстовом редакторе: разделитель (обычно точка с запятой), кодировку (UTF-8 корректно читается большинством систем) и целостность номеров телефонов.

Телефоны есть в карточках, но в списке справочника колонки нет. Что делать?

Это нормально: телефоны хранятся в связанной таблице и не являются колонкой списка. Используйте отчёт по контактной информации, универсальный отчёт или запрос — эти инструменты умеют обращаться к связанным данным.

Как автоматизировать регулярную выгрузку списка телефонов?

Сохраните настройки отчёта как вариант (кнопка сохранения варианта в форме отчёта) — тогда выгрузка будет занимать пару кликов. Для полной автоматизации нужен разработчик: регламентное задание может формировать отчёт по расписанию и сохранять файл в заданную папку.