Справочники и Данные · 11 мин
Как выгрузить справочники из 1С: Управление нашей фирмой
Как выгрузить справочники из 1С УНФ в Excel, CSV и через обработку. Пошаговые способы выгрузки номенклатуры, контрагентов и цен, типичные ошибки и проверка результата.
Справочники в 1С:УНФ — это номенклатура, контрагенты, сотрудники, склады, договоры и другие перечни, на которых строится весь учёт. Выгрузить их требуется при переходе в другую программу, при обмене с сайтом или маркетплейсом, при массовой правке данных в Excel и для резервных копий. В УНФ есть несколько штатных способов выгрузки — от копирования списка в буфер обмена до универсальной обработки «Выгрузка и загрузка данных XML».
Выбор способа зависит от задачи: для разового списка контрагентов хватит вывода в табличный документ, для переноса всей номенклатуры с характеристиками и ценами понадобится обмен данными или обработка, а для интеграции с интернет-магазином используется штатный обмен с сайтом. Ниже разобраны рабочие варианты с точными действиями и проверкой результата.
Перед любой массовой выгрузкой убедитесь, что у вас есть права на чтение нужных объектов и выгрузку данных. В типовой УНФ пользователю с ролью «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации» часть функций обмена может быть недоступна — тогда операцию должен выполнить пользователь с полными правами.
Определите, какой справочник и зачем вы выгружаете
От цели зависит формат и инструмент. Если нужен список товаров для поставщика — достаточно таблицы Excel с наименованием, артикулом и ценой. Если данные переезжают в другую базу 1С — нужен XML с сохранением ссылок и связей. Если справочник пойдёт на сайт — чаще всего требуется CommerceML или CSV строго заданной структуры.
Заранее проверьте, какие реквизиты нужны на приёмной стороне. Например, при выгрузке контрагентов для CRM обычно требуются ИНН, КПП, телефоны и адреса, а при выгрузке номенклатуры для маркетплейса — штрихкоды, единицы измерения и категории. Составьте список полей до начала работы — это избавит от повторных выгрузок.
Как выбрать способ выгрузки
Выгрузка списка в Excel через «Вывести список»
Самый быстрый способ, не требующий настроек. Откройте нужный справочник, например «Номенклатура» в разделе «Закупки» или «Контрагенты» в разделе «Компания». Установите отбор, если нужна не вся база: по группе, по виду номенклатуры, по признаку «не показывать архивные».
Нажмите кнопку «Ещё» в командной панели списка и выберите «Вывести список». В открывшемся окне отметьте колонки, которые должны попасть в выгрузку, и подтвердите. Программа сформирует табличный документ. Сохраните его через «Файл → Сохранить как», выбрав формат «Лист Excel (*.xlsx)» или «Таблица Excel 97–2003», если файл нужен для старых программ.
Ограничение способа: выгружаются только те колонки, которые видны в списке, и только основные реквизиты. Дополнительные реквизиты, характеристики, штрихкоды и цены в такой выгрузке не появятся — их придётся добавлять через настройку списка или выгружать отдельно.
- 1Откройте справочник и настройте отбор по нужным элементам
- 2Нажмите «Ещё → Настроить список» и добавьте нужные колонки в шапку
- 3Выберите «Ещё → Вывести список», отметьте колонки и подтвердите
- 4Сохраните табличный документ: «Файл → Сохранить как → Лист Excel»
- 5Откройте файл и проверьте количество строк и полноту колонок
Выгрузка номенклатуры с ценами и дополнительными данными
Номенклатура — самый востребованный справочник для выгрузки, и у неё самая сложная структура: кроме карточки товара есть характеристики, цены по видам цен, остатки, штрихкоды и картинки. Простой вывод списка всё это не покроет.
Для выгрузки цен используйте обработку «Прайс-лист» (раздел «Продажи» или «Закупки» в зависимости от настроек интерфейса): сформируйте прайс с нужным видом цен и колонками, затем сохраните его в Excel. Это удобно для передачи данных контрагентам, но структура файла «человеческая», а не машинная — для загрузки в другую систему он подходит плохо.
Для машинной выгрузки номенклатуры с характеристиками и ценами настройте обмен с сайтом: «Компания → Интеграция → Обмен с сайтами». Даже если сайта нет, этот механизм формирует стандартные файлы CommerceML (import.xml и offers.xml), которые понимают большинство CMS и маркетплейсов. В настройке узла укажите отбор по товарам, виды цен и выгрузку в каталог на диске вместо сайта.
Перенос справочников между базами через обработку XML
Когда данные переезжают из одной базы УНФ в другую (например, из демобазы в рабочую или при разделении учёта), правильный инструмент — универсальная обработка «Выгрузка и загрузка данных XML». Она сохраняет объекты со всеми реквизитами и внутренними идентификаторами, что позволяет корректно загрузить их в приёмник без дублей по ссылкам.
Обработка входит в состав конфигурации или доступна на диске ИТС. Откройте её через «Файл → Открыть», на закладке «Выгрузка» отметьте нужные справочники в дереве объектов, при необходимости задайте отборы по элементам. Укажите имя файла выгрузки и нажмите «Выгрузить данные». В базе-приёмнике откройте ту же обработку той же версии, перейдите на закладку «Загрузка» и загрузите файл.
Критичное условие: версии конфигурации источника и приёмника должны совпадать, иначе структура реквизитов может различаться и загрузка завершится ошибками или потерей части данных. Перед загрузкой в рабочую базу обязательно сделайте резервную копию.
Выгрузка контрагентов и сотрудников
Контрагенты выгружаются теми же способами: через вывод списка для простых задач и через XML-обработку для переноса. Особенность справочника — связанные данные: контактная информация (телефоны, адреса, email) хранится в табличных частях, а банковские счета и договоры — в подчинённых справочниках. При выводе списка телефоны и адреса попадут в файл, только если соответствующие колонки добавлены в настройку списка.
При переносе контрагентов через XML-обработку отметьте вместе с основным справочником связанные объекты: «Договоры контрагентов», «Банковские счета», «Контактные лица». Иначе в приёмнике появятся контрагенты без договоров и счетов, и документы, которые вы перенесёте следом, не смогут заполниться корректно.
Справочник «Сотрудники» выгружается аналогично, но учтите, что в нём персональные данные. Передача файла с ФИО, паспортными данными и телефонами третьим лицам без основания — нарушение законодательства о персональных данных. Выгружайте только те поля, которые действительно нужны, и храните файл с ограниченным доступом.
Проверка результата и типичные ошибки
После выгрузки сверьте количество элементов: откройте список справочника, посмотрите итоговое количество строк с учётом отбора и сравните с числом строк в файле. Расхождение почти всегда означает, что сработал скрытый отбор или не хватило прав на часть элементов.
Проверьте кодировку и разделители, если выгружали в CSV: русские буквы должны отображаться корректно, а столбцы не должны «слипаться». Excel при открытии CSV иногда неверно определяет разделитель — в этом случае открывайте файл через мастер импорта текста, указывая разделитель вручную.
Как проверить результат
Совпадает с числом элементов в списке с тем же отбором
Строк меньше — сработал отбор или не хватило прав
Текст читается без «кракозябр»
Символы искажены — неверная кодировка, сохраните в XLSX вместо CSV
Все нужные колонки заполнены у большинства элементов
Колонка пуста — реквизит не добавлен в список или не заполнен в базе
Все элементы загрузились без сообщений об ошибках
Ошибки ссылок — не выгружены связанные справочники
Ограничения и когда нужен специалист
Штатные средства УНФ закрывают большинство задач, но есть границы. Выгрузка по сложному алгоритму (например, только товары с остатком больше нуля и ценой конкретного типа на заданную дату), выгрузка в нестандартный формат под требования конкретного маркетплейса или регулярная автоматическая выгрузка по расписанию — это уже задачи для доработки или настройки через расширения и регламентные задания.
Также без программиста сложно обойтись, если нужно выгрузить данные из сильно доработанной конфигурации: самодельные реквизиты и табличные части стандартные обработки могут не учитывать. В этих случаях безопаснее поручить задачу специалисту по 1С, чем править данные вручную после некорректной выгрузки.
Что важно запомнить
Для простого списка используйте «Ещё → Вывести список» и сохранение в Excel, для переноса между базами — обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» с совпадающими версиями конфигураций, для сайта — штатный обмен CommerceML. Всегда проверяйте количество строк и полноту реквизитов, а перед загрузкой в рабочую базу делайте резервную копию.
Частые вопросы о выгрузке справочников из УНФ
Как выгрузить только часть справочника, а не весь?
Установите отбор в списке справочника через «Ещё → Настроить список» — по группе, владельцу, признаку или любому реквизиту. После этого вывод списка и большинство обработок выгрузят только отобранные элементы. В обработке XML отбор задаётся на уровне отдельных объектов.
В каком формате лучше выгружать данные для загрузки в другую программу?
Если приёмник — другая база 1С, используйте XML через универсальную обработку. Для сторонних систем чаще всего подходят CSV или XLSX с «плоской» структурой: одна строка — один элемент, без объединённых ячеек и многоуровневых шапок. Для сайтов и маркетплейсов — CommerceML или формат, заданный площадкой.
Почему в выгрузке нет цен или штрихкодов номенклатуры?
Цены и штрихкоды хранятся не в самом справочнике «Номенклатура», а в регистрах сведений, поэтому в список они не попадают. Цены выгружайте через прайс-лист или обмен с сайтом, штрихкоды — добавьте соответствующую колонку в настройку списка либо используйте обработку выгрузки, которая учитывает регистры.
Можно ли настроить автоматическую выгрузку по расписанию?
Штатно — да, для обмена с сайтом: в настройке узла обмена есть вариант выполнения по расписанию. Для произвольных выгрузок в файл потребуется доработка с использованием регламентных заданий. Учтите, что в файловой базе регламентные задания выполняются только при запущенном сеансе с соответствующей настройкой.
Что делать, если при загрузке в другую базу появились дубли контрагентов?
Дубли возникают, когда поиск при загрузке идёт по наименованию, а не по внутреннему идентификатору. Используйте обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» — она переносит GUID объектов и не создаёт дублей. Если дубли уже появились, воспользуйтесь типовой обработкой поиска и удаления дублей либо откатитесь на резервную копию и повторите загрузку правильно.