Как выгрузить паспортные данные из 1С

Паспортные данные в программах 1С хранятся не в карточке физического лица напрямую, а в специальном регистре сведений «Документы физических лиц» с историей изменений. Поэтому простое копирование карточки сотрудника не даст полной картины: серия, номер, кем и когда выдан документ выгружаются только через отчёты, универсальные обработки или запросы. Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций — 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:КА и УПП.

Перед выгрузкой важно понимать, что паспортные данные относятся к персональным данным по 152-ФЗ. Выгружать их следует только сотрудникам, у которых есть соответствующие права, а файл с результатом нельзя передавать по открытым каналам без необходимости. Любая массовая выгрузка должна иметь служебное обоснование — например, подготовку реестра для банка, миграционного учёта или проверки.

Где в 1С хранятся паспортные данные

В типовых конфигурациях на управляемых формах (ЗУП 3.1, БП 3.0, КА 2, ERP) документы, удостоверяющие личность, записываются в регистр сведений «Документы физических лиц». Регистр периодический: каждая запись привязана к дате, поэтому программа хранит историю смены паспортов. Это значит, что при выгрузке нужно указывать, на какую дату нужны данные, иначе можно получить устаревший документ.

В карточке физического лица (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка на физлицо) отображается только актуальный документ, но серия, номер, дата выдачи и кем выдан подтягиваются именно из регистра. В старых конфигурациях (ЗУП 2.5, УПП 1.3) механизм аналогичен, отличается только интерфейс доступа.

Способ 1. Выгрузка через типовой отчёт

Самый простой путь — воспользоваться штатным отчётом. В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников» (или «Штатные сотрудники» в зависимости от версии). Нажмите «Настройки», перейдите на расширенный вид, на вкладке «Поля» добавьте поля «Документ, удостоверяющий личность» или отдельные реквизиты: серия, номер, кем выдан, дата выдачи. Сформируйте отчёт и сохраните его через меню «Ещё» → «Сохранить» в формате Excel (XLSX) или MXL.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 аналогичный отчёт находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы и отчёты». Если нужных полей нет в настройках по умолчанию, включите режим «Расширенный» в настройках отчёта — там доступны почти все реквизиты регистра документов.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников»
2. 2
   Нажмите «Настройки» и включите расширенный режим
3. 3
   На вкладке «Поля» добавьте реквизиты документа: серия, номер, дата выдачи, кем выдан
4. 4
   Установите отбор по подразделению или списку сотрудников при необходимости
5. 5
   Сформируйте отчёт и проверьте актуальность данных
6. 6
   Сохраните результат через «Ещё» → «Сохранить» в формате Excel

Способ 2. Универсальный отчёт по регистру сведений

Когда типового отчёта недостаточно — например, нужна история всех паспортов, а не только актуальный, — используйте «Универсальный отчёт». В ЗУП 3.1 и ERP он находится в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» или через поиск по команде «Универсальный отчёт». В качестве источника данных выберите «Регистр сведений» → «Документы физических лиц».

В настройках отчёта выведите поля: физическое лицо, вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан, период записи. Добавьте отбор по виду документа «Паспорт гражданина РФ», чтобы исключить загранпаспорта и иные документы. Результат также сохраняется в табличный документ и далее в Excel.

Способ 3. Консоль запросов для точечной выборки

Для разовой выгрузки с гибкими условиями удобна консоль запросов — внешняя обработка, которую запускают через «Файл» → «Открыть» (требуются права администратора). Запрос со срезом последних позволяет получить актуальный паспорт каждого сотрудника на указанную дату.

ВЫБРАТЬ
	Документы.Физлицо КАК Физлицо,
	Документы.Серия КАК Серия,
	Документы.Номер КАК Номер,
	Документы.ДатаВыдачи КАК ДатаВыдачи,
	Документы.КемВыдан КАК КемВыдан
ИЗ
	РегистрСведений.ДокументыФизическихЛиц.СрезПоследних(&Дата, ВидДокумента = ЗНАЧЕНИЕ(Справочник.ВидыДокументовФизическихЛиц.ПаспортРФ)) КАК Документы

Результат запроса выводится в таблицу, которую можно скопировать в Excel через буфер обмена или сохранить стандартными средствами. Этот способ требует минимальных навыков языка запросов, но даёт максимальный контроль над составом данных.

Способ 4. Обработка «Выгрузка и загрузка данных» и внешние инструменты

Для регулярных выгрузок по расписанию или передачи данных в другие системы используют внешние обработки. Типовой механизм «Выгрузка и загрузка данных XML» предназначен для переноса между базами, а для выгрузки в Excel пишут простую обработку или используют готовые решения с диска ИТС. Также в конфигурациях на базе БСП доступен механизм «Дополнительные отчёты и обработки», куда подключают внешний отчёт по паспортным данным без изменения конфигурации.

Если выгрузка нужна регулярно одним и тем же сотрудникам, правильнее сохранить настройки универсального отчёта как вариант — тогда отчёт формируется в два клика, без повторной настройки полей и отборов.

Проверка результата и типичные ошибки

После выгрузки сверьте количество строк с числом сотрудников, по которым должны быть данные. Пустые строки обычно означают, что у физлица не заполнен документ в регистре — проверьте карточку сотрудника и внесите данные. Устаревшие паспорта в выгрузке — признак того, что использован не срез последних, а весь регистр, либо в отчёте не установлена дата актуальности.

Отдельная ситуация — разные ФИО в карточке и в паспорте после смены фамилии. Проверяйте, что выгружается актуальная запись: дата выдачи паспорта должна быть позже даты смены фамилии, иначе документ, скорее всего, недействителен.

Ограничения и права доступа

Доступ к паспортным данным в типовых конфигурациях ограничен профилями групп доступа. Обычно полные данные видят кадровики, расчётчики и администраторы; руководители подразделений могут видеть сотрудников без паспортных реквизитов. Если отчёт формируется пустым или поля документа не отображаются — первым делом проверьте права текущего пользователя в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».

В файловых базах без настроенных профилей ограничений может не быть — тогда контроль доступа ложится на регламент организации. В клиент-серверном варианте права обычно настроены строже, и для выгрузки может потребоваться обращение к администратору 1С.

Частые вопросы