Как выгрузить паспортные данные из 1С ЗУП

Паспортные данные сотрудников в 1С:ЗУП хранятся в карточке физического лица как документ, удостоверяющий личность. Выгрузить их можно несколькими способами: через типовой отчёт «Личные данные сотрудников», через универсальный отчёт по регистру сведений, через произвольный запрос в консоли или через обмен данными. Выбор зависит от того, нужен разовый список в Excel или регулярная выгрузка для интеграции.

Важный нюанс: паспортные данные относятся к персональным данным, поэтому доступ к ним в ЗУП ограничен ролями. Если нужных кнопок и отчётов в интерфейсе нет, скорее всего, у пользователя нет прав — это первая вещь, которую стоит проверить до поиска отчёта.

Ниже разобраны основные способы выгрузки, настройка прав, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых выгрузка получается пустой или неполной.

Где в ЗУП хранятся паспортные данные

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом документ, удостоверяющий личность, привязан к физическому лицу, а не напрямую к сотруднику. Открыть его можно из карточки сотрудника или физлица: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть карточку → ссылка «Личные данные» или поле «Документ, удостоверяющий личность».

Технически данные хранятся в регистре сведений «Документы физических лиц»: вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения, период действия записи. Регистр периодический — это значит, что при смене паспорта старая запись не удаляется, а добавляется новая с более поздней датой. При выгрузке всегда берётся запись, актуальная на указанную дату.

Из этого следуют два практических вывода. Во-первых, если у сотрудника недавно менялся паспорт, в выгрузку попадёт последний документ — старый можно получить только срезом на прошлую дату. Во-вторых, если запись в регистре не заведена, сотрудник в отчёте появится с пустыми полями документа или не появится вовсе, в зависимости от настройки.

Проверка прав доступа перед выгрузкой

Прежде чем искать отчёт, убедитесь, что у пользователя есть доступ к персональным данным. В типовой ЗУП для этого предназначены профили групп доступа, включающие роли на чтение и изменение персональных данных физических лиц, а также базовые права на справочники «Сотрудники» и «Физические лица».

Проверить права может администратор: раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи» → открыть пользователя → «Права доступа». Если профиль не включает доступ к персональным данным, отчёт либо не откроется, либо покажет пустые колонки без сообщения об ошибке — это частая причина «сломанной» выгрузки.

Способ 1. Отчёт «Личные данные сотрудников»

Это штатный способ для разовой выгрузки без доработок. Путь: раздел «Кадры» → «Отчёты, справки» → «Личные данные сотрудников». В некоторых релизах отчёт называется «Личные данные» и доступен также из раздела «Отчётность, справки».

По умолчанию состав полей может не включать все реквизиты паспорта. Откройте «Настройки» (кнопка с шестерёнкой или «Ещё» → «Изменить вариант»), перейдите на вкладку «Поля» и добавьте нужные: вид документа, серия, номер, кем выдан, дата выдачи, код подразделения. На вкладке «Отбор» задайте организацию, подразделение или конкретных сотрудников.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Отчёты, справки» → «Личные данные сотрудников».
2. 2
   В настройках добавьте поля документа: серия, номер, кем выдан, дата выдачи.
3. 3
   Установите отбор по организации или подразделению и нажмите «Сформировать».
4. 4
   Сохраните результат: «Ещё» → «Сохранить» или Ctrl+S, выберите формат Excel (XLSX) или MXL.
5. 5
   Откройте файл и проверьте, что колонки заполнены, а число строк совпадает с числом сотрудников.

Сформированный табличный документ сохраняется в Excel, PDF, MXL и другие форматы через стандартную команду сохранения. Для дальнейшей обработки удобнее всего XLSX: данные попадают в ячейки без объединений, если в настройках отчёта отключена группировка.

Если отчёт показывает пустые колонки

Чаще всего причина одна из трёх: нет прав на чтение персональных данных, у сотрудников не заполнен документ в карточке физлица, либо в настройках отчёта поля добавлены из другой группы (например, реквизиты сотрудника вместо документа физлица). Проверьте карточку двух-трёх сотрудников вручную — если паспорт там заполнен, проблема в правах или настройке полей.

Способ 2. Универсальный отчёт по регистру сведений

Когда типовой отчёт не даёт нужной гибкости, используют «Универсальный отчёт»: раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Универсальный отчёт». В поле типа данных выберите «Регистр сведений», в списке найдите «Документы физических лиц».

Укажите период (для среза последних — текущую дату), добавьте поля: физическое лицо, вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан. Отбором по виду документа можно оставить только «Паспорт гражданина РФ» или нужный вид. Результат сохраняется в Excel так же, как табличный документ.

Ограничение способа: универсальный отчёт выводит физических лиц, а не сотрудников. Если в базе есть физлица без трудовых отношений (кандидаты, уволенные), они тоже попадут в выгрузку. Отфильтровать только действующих сотрудников здесь сложно — для этого лучше подходит запрос.

Способ 3. Консоль запросов и обработки

Для регулярных выгрузок, нестандартных условий (только работающие, только с истекающими паспортами) и выгрузки в файл по расписанию используют запрос к регистру. В консоли запросов или внешней обработке выбирается срез последних регистра «ДокументыФизическихЛиц» с соединением к таблице сотрудников.

Пример текста запроса для получения актуальных паспортов работающих сотрудников:

ВЫБРАТЬ
	Сотрудники.Ссылка КАК Сотрудник,
	Документы.Серия КАК Серия,
	Документы.Номер КАК Номер,
	Документы.ДатаВыдачи КАК ДатаВыдачи,
	Документы.КемВыдан КАК КемВыдан
ИЗ
	Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
		ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.ДокументыФизическихЛиц.СрезПоследних(&Период, ) КАК Документы
		ПО Сотрудники.ФизическоеЛицо = Документы.Физлицо
ГДЕ
	НЕ Сотрудники.ВАрхиве

Результат запроса выводится в табличный документ и сохраняется в Excel либо программно записывается в CSV/DBF для обмена с внешними системами. Такой вариант требует прав разработчика или готовой внешней обработки и базовых навыков работы с консолью запросов.

Сравнение способов выгрузки

Проверка результата выгрузки

После сохранения файла обязательно сверьте его с исходными данными. Минимальная проверка: количество строк соответствует числу сотрудников в отборе, у случайно выбранных трёх-пяти человек серия и номер в файле совпадают с карточкой физлица, нет строк с пустой серией там, где документ заведён.

Типичные ошибки при выгрузке

Отдельная ситуация — дубли физических лиц. Если при найме сотрудника создали новое физлицо вместо выбора существующего, паспорт может быть заполнен у «старого» двойника, а отчёт по сотруднику покажет пусто. Проверяется поиском по ФИО в справочнике «Физические лица»; дубли объединяются штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» или вручную с переносом данных.

Регулярная выгрузка и обмен с другими системами

Если паспортные данные нужны регулярно — например, для пропускной системы, банка или бухгалтерской программы, — разовые отчёты неудобны. В этом случае настраивают либо типовой обмен (например, синхронизацию ЗУП с БП, где документы физлиц передаются вместе с сотрудниками), либо регламентное задание с обработкой, формирующей файл по расписанию и складывающей его в сетевую папку или отправляющей через веб-сервис.

При настройке автоматической выгрузки особое внимание уделите защите файла: персональные данные не должны лежать в общедоступной папке. Минимум — ограниченные права на каталог, желательно — шифрование или передача по защищённому каналу напрямую в систему-получатель.

Частые вопросы