Как выгрузить личные данные сотрудников из 1С:ЗУП

Личные данные сотрудников в 1С:ЗУП хранятся в справочнике «Физические лица» и связанных регистрах: ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адреса, телефоны, семейное положение. Выгрузка может понадобиться для миграции в другую программу, передачи сведений в банк или страховую компанию, внутреннего аудита или исполнения требования законодательства о персональных данных.

Программа предлагает несколько способов получить эти сведения: универсальный отчёт, типовые отчёты по кадровому учёту, обработка «Универсальный обмен данными» и стандартная выгрузка списка в табличный документ. Выбор зависит от объёма данных, нужного формата и ваших прав доступа.

Важно помнить: персональные данные защищены законом «О персональных данных» (152-ФЗ). Выгружать их может только сотрудник, допущенный к обработке, а файл после выгрузки должен храниться с ограниченным доступом. Перед началом убедитесь, что у вас есть служебная необходимость и соответствующие полномочия.

Определите, какие именно данные нужны

Под «личными данными» в ЗУП понимается несколько разных наборов сведений. Базовый набор — ФИО, дата и место рождения, пол, гражданство — хранится непосредственно в карточке физического лица. Документы, удостоверяющие личность, ИНН и СНИЛС — в связанных регистрах сведений. Контактная информация (адреса, телефоны, e-mail) — в табличной части справочника.

Перед выгрузкой составьте список полей, которые реально нужны. Выгружать «всё подряд» небезопасно и неудобно: лишние данные придётся удалять, а файл с избыточными персональными сведениями сложнее контролировать. Если цель — передать список в банк для зарплатного проекта, обычно достаточно ФИО, даты рождения, паспорта и ИНН.

Проверьте права доступа

Для работы с персональными данными пользователю нужны права на чтение справочника «Физические лица» и соответствующих регистров сведений. Обычно их имеют кадровик, расчётчик и администратор. Если при открытии отчёта поля пустые или недоступны — проблема именно в правах.

Проверить свои права можно через Администрирование → Настройка прав и пользователей → Пользователи, либо попросить администратора базы. В некоторых организациях доступ к паспортным данным и контактам выдаётся отдельными профилями групп доступа, поэтому видимость ФИО ещё не означает доступ к документам.

Выгрузка через универсальный отчёт

Универсальный отчёт — самый гибкий штатный инструмент. Он позволяет построить таблицу по справочнику «Физические лица» с произвольным набором полей и отбором. Путь: Отчёты → Универсальный отчёт (в некоторых релизах — через Все функции → Отчёты).

Настройка выполняется так: выберите тип объекта «Справочник», объект — «Физические лица». В настройках добавьте нужные поля: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, документ удостоверяющий личность, контактная информация. При необходимости установите отбор — например, только действующие сотрудники или конкретное подразделение. Сформируйте отчёт и сохраните его через Файл → Сохранить как в формате Excel (MXL, XLSX) или CSV.

1. 1
   Откройте Отчёты → Универсальный отчёт
2. 2
   Выберите справочник «Физические лица»
3. 3
   Добавьте нужные поля и задайте отбор
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте полноту строк
5. 5
   Сохраните результат в Excel или CSV
6. 6
   Перенесите файл в защищённую папку с ограниченным доступом

Выгрузка списка напрямую из формы списка

Если нужен простой список без настройки отчёта, откройте Кадры → Сотрудники (или Физические лица), выделите строки и через меню «Ещё» выберите «Вывести список». В окне настройки отметьте колонки для вывода и сохраните табличный документ в нужном формате.

Ограничение способа: в списке доступны не все реквизиты — например, паспортные данные и контакты из табличных частей так не выгрузить. Для них используйте универсальный отчёт или типовые кадровые отчёты: «Личные данные сотрудников», «Списки сотрудников» — они уже содержат готовые наборы полей.

Выгрузка для миграции через обмен данными

Когда данные нужно перенести в другую базу 1С (например, из ЗУП в свежую базу или в другую конфигурацию), используйте обработку «Универсальный обмен данными в формате XML». Она открывается через Все функции → Обработки. Выберите правила обмена, отметьте объекты «Физические лица» и связанные регистры, укажите файл выгрузки и запустите процесс.

Этот способ требует осторожности: XML-файл содержит полный набор сведений в открытом виде и предназначен только для технической загрузки в другую базу. Не пересылайте его по обычной почте и не храните на общих дисках. Для разовой передачи сведений контрагентам XML не подходит — используйте отчёт в Excel.

Сравнение вариантов

Универсальный отчёт

Гибкий выбор полей и отборов, результат в Excel. Подходит для большинства задач, но требует ручной настройки.

Вывод списка

Самый быстрый способ, но доступен ограниченный набор колонок без паспортов и контактов.

Обмен данными XML

Полная выгрузка для миграции между базами. Не для передачи людям, требует навыков администратора.

Типовые кадровые отчёты

Готовые формы с личными данными, но состав полей фиксированный и может не совпасть с вашей задачей.

Проверка результата и защита файла

После выгрузки откройте файл и сверьте несколько строк с карточками сотрудников в программе: совпадают ли ФИО, даты, номера документов. Проверьте, что в отбор не попали уволенные сотрудники, если они не нужны, и наоборот — что не потеряны нужные люди, например работающие по совместительству.

Файл с персональными данными храните в папке с ограниченным доступом, при передаче используйте защищённые каналы или архив с паролем, переданным отдельно. После выполнения задачи удалите промежуточные копии. Зафиксируйте факт выгрузки, если в организации ведётся учёт операций с персональными данными.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в файле

Норма

Совпадает с числом сотрудников по отбору

Тревожный признак

Строк больше или меньше — проверьте отбор и дубли

Полнота полей

Норма

Все нужные колонки заполнены по выборке карточек

Тревожный признак

Пустые ячейки там, где данные в базе есть

Кодировка CSV

Норма

Кириллица читается корректно

Тревожный признак

Кракозябры — пересохраните в XLSX или CSV с UTF-8

FAQ

Можно ли выгрузить данные только действующих сотрудников?

Да. В универсальном отчёте добавьте связь со справочником «Сотрудники» и отбор по условию «В архиве = Нет» или по наличию действующего трудового договора. В отчёте «Списки сотрудников» такой отбор доступен в штатных настройках.

В каком формате лучше сохранять выгрузку?

Для передачи людям и дальнейшей обработки — XLSX: он сохраняет кириллицу и структуру таблицы. CSV подходит для загрузки в другие системы, но требует проверки кодировки. XML — только для обмена между базами 1С.

Почему в отчёте пустые паспортные данные, хотя в карточке они есть?

Чаще всего это ограничение прав: доступ к регистру «Документы физических лиц» выдаётся отдельным профилем. Обратитесь к администратору для расширения прав либо попросите выполнить выгрузку пользователя с нужным доступом.

Как выгрузить данные по всем сотрудникам сразу со всеми полями?

Полный набор сведений даёт только обработка «Универсальный обмен данными в формате XML» с выбором справочника «Физические лица» и всех связанных регистров. Учтите, что файл будет техническим и предназначен для загрузки в другую базу, а не для чтения.

Нужно ли согласие сотрудников на выгрузку их данных?

Для внутренних кадровых задач в рамках трудовых отношений отдельное согласие обычно не требуется — обработка уже охватывается трудовым договором. Для передачи третьим лицам, не связанным с исполнением обязанностей работодателя, согласие, как правило, необходимо. В спорных случаях проконсультируйтесь с юристом.

Что делать, если универсального отчёта нет в меню?

Откройте его через Все функции (команда доступна при включённом режиме технического специалиста) → Отчёты → Универсальный отчёт. Либо используйте типовые кадровые отчёты из раздела «Кадры» — они доступны кадровику по умолчанию.