Справочники и Данные · 9 мин
Как выгрузить базу номеров из 1С
Как выгрузить базу телефонных номеров из 1С: выгрузка контрагентов и контактных лиц в Excel, CSV и через обработки, проверка результата и типичные ошибки.
База телефонных номеров в 1С хранится не в отдельном справочнике, а внутри карточек контрагентов, контактных лиц, физических лиц или пользователей — в зависимости от конфигурации. Поэтому задача «выгрузить номера» обычно сводится к выгрузке списка нужных сущностей вместе с их контактной информацией. Способ зависит от того, какая у вас конфигурация (Управление торговлей, Бухгалтерия, ERP, Зарплата и управление персоналом) и в каком формате нужен результат.
Чаще всего применяют три подхода: стандартную выгрузку списка справочника в табличный документ, типовую обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» или универсальных обработок по работе с контактной информацией, а также отчёт с последующим сохранением в Excel. Ниже разобраны все варианты с условиями выбора и проверкой результата.
Где в 1С хранятся телефонные номера
В типовых конфигурациях телефоны относятся к контактной информации и привязаны к конкретным объектам. В торговых конфигурациях это справочники «Контрагенты», «Партнёры» и «Контактные лица партнёров». В «1С:Зарплата и управление персоналом» номера сотрудников хранятся в справочнике «Физические лица». В «1С:Бухгалтерии» — в карточках контрагентов и физических лиц.
Технически контактная информация хранится в табличной части объекта или в регистре сведений «Контактная информация» — это зависит от версии конфигурации. Для пользователя это важно тем, что простое копирование списка справочника может не включить телефоны: колонку с контактами нужно добавить в настройках списка или выводить через отчёт.
Перед выгрузкой определите, чьи номера вам нужны: клиентов, поставщиков, сотрудников или всех сразу. От этого зависит выбор справочника и набор фильтров. Если база ведётся давно, полезно заранее оценить полноту данных — телефоны могут быть заполнены не у всех карточек.
Подготовка: права доступа и резервная копия
Для выгрузки нужны права на просмотр соответствующих справочников и на вывод данных в табличный документ. Если кнопки сохранения неактивны или справочник не открывается, обратитесь к администратору 1С — самостоятельно менять роли не стоит.
Перед массовыми операциями с данными сделайте резервную копию информационной базы. Сама выгрузка данные не меняет, но если дальше планируется обработка, очистка или повторная загрузка номеров обратно, копия обязательна. В файловой базе достаточно скопировать файл 1Cv8.1CD, в клиент-серверной — используйте выгрузку через конфигуратор (dt) или средства СУБД.
Способ 1. Выгрузка списка справочника в Excel
Самый быстрый вариант, когда нужны номера из одного справочника без сложных условий. Подходит для «1С:Бухгалтерии», «Управления торговлей» и других конфигураций на управляемых формах.
- 1Откройте нужный справочник: «Контрагенты», «Партнёры» или «Контактные лиц»
- 2Нажмите «Ещё → Изменить форму» или «Настроить список» и добавьте в список колонку «Телефон» (контактная информация)
- 3При необходимости задайте отбор: по группе, по признаку «покупатель/поставщик», по заполненности телефона
- 4Выделите строки (Ctrl+A для всех) и нажмите «Ещё → Вывести список»
- 5В диалоге отметьте нужные колонки и подтвердите вывод в табличный документ
- 6Сохраните результат: «Файл → Сохранить как», выберите формат Excel (xlsx) или CSV
Проверьте результат: откройте сохранённый файл и убедитесь, что количество строк совпадает с количеством элементов в отобранном списке, а телефоны читаются корректно. Типичная проблема — Excel воспринимает номер как число и убирает ведущий «+7» или «8». Лечится форматированием столбца как текстового при импорте.
Способ 2. Отчёт по контактной информации
Когда нужны дополнительные поля — адрес, email, ответственный менеджер — удобнее построить отчёт. Во многих конфигурациях есть типовые отчёты по контрагентам или контактным лицам, а в конфигурациях на БСП доступен универсальный отчёт по справочникам.
Откройте отчёт, в настройках выберите поля: наименование, телефон, при необходимости email и адрес. Установите отбор — например, только контрагенты с заполненным телефоном или только контактные лица определённого партнёра. Сформируйте отчёт и сохраните его в Excel через «Файл → Сохранить как».
Преимущество отчёта перед выводом списка — гибкие отборы и возможность вывести несколько видов контактной информации в разные колонки: рабочий телефон, мобильный, факс. Недостаток — настройка занимает больше времени, а состав доступных полей зависит от конфигурации.
Способ 3. Универсальные обработки и выгрузка в CSV
Для регулярных выгрузок, больших объёмов или передачи данных в другие системы (обзвон, рассылки, CRM) используют обработки. Распространённый вариант — «Универсальный обмен данными в формате XML» или специализированные обработки выгрузки контактной информации, которые выгружают данные в CSV или Excel с произвольным набором полей.
Обработки открываются через «Файл → Открыть» в режиме 1С:Предприятие. В них вы указываете источник (справочник), поля для выгрузки и формат файла. CSV удобен для загрузки в телефонию и сервисы рассылок: он не искажает формат номеров и легко обрабатывается скриптами.
Если выгрузка нужна регулярно, попросите разработчика оформить обработку как внешнюю и подключить через «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки». Тогда она будет доступна пользователям по кнопке без ручного открытия файла.
Сравнение вариантов выгрузки
Самый быстрый для разовой задачи; ограничение — выводится только основной телефон и ограниченный набор полей
Гибкие отборы и несколько видов телефонов; требует настройки и доступности отчёта в конфигурации
Подходит для регулярных выгрузок и интеграций; нужен файл обработки и минимальные навыки
Способ 4. Выгрузка номеров сотрудников из ЗУП
В «1С:Зарплата и управление персоналом» телефоны хранятся в справочнике «Физические лица», а не «Сотрудники». Откройте список физических лиц, добавьте колонку с телефоном через настройку формы и выведите список аналогично первому способу.
Учтите, что доступ к персональным данным сотрудников в ЗУП обычно ограничен ролями. Если колонка телефона не отображается или список пуст, вероятнее всего у вашей учётной записи нет соответствующих прав — запросите их у администратора или попросите выгрузку выполнить сотрудника кадровой службы.
Проверка результата и типичные ошибки
Как проверить результат
Совпадает с количеством элементов в отобранном списке 1С
Строк меньше — часть данных не выгрузилась или срезалась фильтром
Номера сохранили код страны и префикс (+7 или 8)
Номера превратились в числа вида 9,26E+10 — Excel испортил формат
Русские названия читаются корректно
Крякозябры — файл открыт не в той кодировке, откройте через импорт данных с указанием UTF-8
У большинства карточек телефон заполнен
Много пустых ячеек — данные в базе не заполнены либо выгружен не тот вид телефона
Если после выгрузки обнаружились пустые поля телефонов у значительной части контрагентов, проблема не в выгрузке, а в наполнении базы. В этом случае сначала организуйте актуализацию карточек, иначе выгруженный файл будет бесполезен для обзвона или рассылки.
Частые вопросы
Можно ли выгрузить номера из 1С без прав администратора?
Да, если у вашей роли есть доступ на просмотр нужного справочника и вывод списка. Выгрузка списка в табличный документ — штатная пользовательская операция, она не требует прав администратора. Ограничения возможны только на конкретные справочники, например на физических лиц в ЗУП.
В каком формате лучше выгружать номера для обзвона?
Для сервисов телефонии и рассылок обычно подходит CSV в кодировке UTF-8 с разделителем «точка с запятой». Номера должны быть в едином формате, желательно международном (+7...). Перед загрузкой в сервис проверьте требования к формату в его документации.
Почему в Excel телефоны отображаются как числа с E+10?
Excel воспринимает последовательность цифр как число и переводит в экспоненциальный формат. Решение: выгружайте в CSV и импортируйте в Excel через «Данные → Из текста», указав для столбца с телефоном текстовый формат, либо заранее отформатируйте столбец как текстовый.
Как выгрузить только клиентов, у которых заполнен телефон?
В списке справочника используйте «Ещё → Настроить список» и добавьте отбор по полю телефона с условием «Заполнено». В отчётах аналогичный отбор задаётся в настройках. Тогда пустые карточки не попадут в файл.
Можно ли выгрузить номера из мобильного приложения 1С?
Мобильные клиенты 1С обычно имеют ограниченный функционал, и вывод списков в табличный документ там может быть недоступен. Надёжнее выполнить выгрузку с настольного клиента или через веб-клиент в браузере, где доступны стандартные команды сохранения.
Как автоматизировать регулярную выгрузку номеров?
Для регулярной выгрузки нужна внешняя обработка или регламентное задание, которое формирует файл по расписанию и сохраняет его в указанную папку или отправляет по почте. Это задача для разработчика 1С — самостоятельно без навыков программирования настроить её не получится.
Что важно запомнить
Номера в 1С хранятся в контактной информации карточек. Для разовой выгрузки достаточно вывести список справочника с колонкой телефона и сохранить в Excel; для сложных отборов используйте отчёт, для регулярных задач — обработку. Проверяйте количество строк и формат номеров после выгрузки, а персональные данные передавайте только по согласованным каналам.