Как вводить номенклатуру в 1С: пошаговое руководство

Номенклатура — базовый справочник в любой конфигурации 1С: от него зависят документы поступления и продажи, складской учет, себестоимость и отчетность. Ошибка на этапе заведения карточки товара приводит к неверным счетам учета, дублям позиций и проблемам при выгрузке данных в налоговую. Поэтому заводить позиции стоит по единому правилу, принятому в компании, а не «как получилось».

Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP. Названия разделов могут немного отличаться между версиями, но логика работы и состав реквизитов совпадают. Все действия выполняются в пользовательском режиме, без изменения конфигурации.

Что подготовить перед вводом номенклатуры

Прежде чем создавать первую карточку, проверьте три вещи. Во-первых, настройте виды номенклатуры — это группирующий признак, который определяет счета бухгалтерского учета и поведение позиции в документах. Например, «Товары», «Материалы», «Услуги», «Готовая продукция». В 1С:Бухгалтерии виды настраиваются по ссылке из формы списка номенклатуры, в УТ 11 — в разделе «НСИ и администрирование».

Во-вторых, определите структуру папок (групп) справочника. Удобная иерархия — по товарным категориям или направлениям бизнеса. Переносить позиции между группами потом можно, но при больших объемах это трудоемко. В-третьих, договоритесь о едином формате наименований: порядок слов, указание бренда, фасовки, артикула. Это главная защита от дублей.

Ручное создание карточки номенклатуры

Откройте справочник: в 1С:Бухгалтерии это раздел «Справочники» → «Номенклатура», в УТ 11 — «НСИ и администрирование» → «Номенклатура». Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма новой карточки.

Заполните обязательные поля: рабочее наименование (отображается в документах), вид номенклатуры, единица измерения (выбирается из классификатора ОКЕИ — шт, кг, м и т.д.). Если позиция — товар для перепродажи, укажите тип «Товар», для собственных работ — «Услуга». Полное наименование используется в печатных формах и для покупателей, обычно оно совпадает с рабочим, но может быть развернутым для документов.

Дополнительно заполните артикул, производителя, ставку НДС, штрихкод. Штрихкод вводится в отдельной табличной части или регистре «Штрихкоды номенклатуры» — он нужен для работы сканеров и касс. После заполнения нажмите «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и перейдите в нужную группу
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры
3. 3
   Укажите наименование, единицу измерения, ставку НДС
4. 4
   Заполните артикул, штрихкод, производителя
5. 5
   Запишите карточку и проверьте её в тестовом документе

Быстрый ввод копированием и похожими позициями

Если товары отличаются одним-двумя реквизитами (цвет, объем, фасовка), не создавайте карточку с нуля. Выделите существующую позицию в списке и нажмите F9 или кнопку «Скопировать» в меню «Ещё». Программа создаст новую карточку со всеми заполненными реквизитами — останется изменить наименование и отличающиеся параметры.

Копирование снижает риск ошибок в счетах учета и единицах измерения, но имеет обратную сторону: вместе с нужными данными копируются и ненужные, например старый артикул или штрихкод. После копирования обязательно проверьте поля, которые должны быть уникальными. В УТ 11 для товаров с вариациями удобнее использовать механизм характеристик вместо отдельных карточек — тогда остатки и цены ведутся по каждому варианту внутри одной позиции.

Загрузка номенклатуры из файла Excel

Для первичного наполнения базы или приема большого прайса ручной ввод неэффективен. В типовых конфигурациях есть обработка загрузки из табличного документа. В 1С:Бухгалтерии она находится в карточке справочника по кнопке «Загрузить из файла» (или через «Все функции» → обработки), в УТ 11 — «Загрузка данных из файла» в разделе «НСИ и администрирование».

Подготовьте файл в формате xlsx или csv: одна строка — одна позиция, столбцы соответствуют реквизитам (наименование, артикул, единица измерения, цена, штрихкод). В обработке сопоставьте столбцы файла с полями справочника, запустите загрузку и проверьте протокол: программа покажет, сколько позиций создано и какие строки пропущены с ошибками.

Перед массовой загрузкой сделайте архивную копию базы или хотя бы проверьте загрузку на 5–10 строках. Исправить сотни некорректно созданных карточек сложнее, чем перезагрузить файл заново.

Настройка счетов учета и параметров для отчетности

В 1С:Бухгалтерии счета учета подставляются автоматически по виду номенклатуры: товары — на 41 счет, материалы — на 10, услуги — на счета затрат. Проверить и переопределить их можно по ссылке «Счета учета номенклатуры» в форме списка. Если счет у конкретной позиции должен отличаться от общего правила, задайте индивидуальную настройку — она имеет приоритет над настройкой по виду.

Для торговых конфигураций дополнительно важны: ценовая группа, ставка НДС, признак подакцизного товара, код ТН ВЭД для импорта, данные для маркировки (если товар подлежит обязательной маркировке «Честный знак»). Пропуск этих полей приведет к ошибкам при оформлении документов и отчетности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка в документе

Норма

Позиция выбирается, счета и НДС подставляются автоматически

Тревожный признак

Счета пустые или неверные, документ не проводится

Дубли

Норма

Поиск по наименованию и артикулу находит одну позицию

Тревожный признак

Несколько одинаковых карточек с разными остатками

Единица измерения

Норма

Совпадает с единицей в первичных документах поставщика

Тревожный признак

Приход в штуках, отгрузка в упаковках без коэффициента пересчета

Типичные ошибки при вводе номенклатуры

Самая частая проблема — дубли: одна и та же позиция заводится под разными наименованиями («Кирпич М-150» и «Кирпич М150 красный»). Остатки распределяются между карточками, и складской отчет перестает отражать реальность. Вторая ошибка — неверный вид номенклатуры: услуга заведена как товар, из-за чего программа требует склад и портит учет себестоимости.

Также типичны: не указана ставка НДС (документы уходят с нулевой ставкой), штрихкод введен в поле артикула (сканер не находит товар), единица измерения не совпадает с документами поставщика (расхождения количества при сверке).

FAQ

Можно ли переименовать номенклатуру, по которой уже есть документы?

Да. Наименование — это просто реквизит, его изменение не влияет на проведенные документы: в старых печатных формах останется прежнее название, в новых будет отображаться актуальное. Менять вид номенклатуры и единицу измерения следует осторожнее — это влияет на счета учета и пересчет количества.

Как найти и убрать дубли номенклатуры?

Используйте типовую обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она находит похожие элементы по наименованию или артикулу и заменяет все ссылки в документах на выбранную «правильную» карточку, после чего лишние можно удалить.

Чем характеристики отличаются от отдельных карточек номенклатуры?

Характеристика — это вариант одной позиции (размер, цвет, объем) внутри единой карточки. Остатки и цены ведутся по каждой характеристике, но справочник не разрастается. Отдельные карточки оправданы, когда у вариантов разные поставщики, артикулы или учетные параметры.

Нужно ли заводить услуги в справочнике номенклатуры?

Да, услуги тоже оформляются как позиции номенклатуры с типом «Услуга». Это позволяет выбирать их в актах, счетах и реализациях, а также корректно отражать в отчетности. Для услуг не требуется складской учет и штрихкоды.

Что делать, если единица измерения поставщика не совпадает с моей?

В торговых конфигурациях заведите упаковки с коэффициентом пересчета (например, короб = 12 шт) — документы можно оформлять в упаковках, а учет будет вестись в базовой единице. В бухгалтерской конфигурации проще привести количество к единой единице измерения при вводе документа.