Справочники и Данные · 8 мин
Как ввести в 1С самозанятого контрагента
Как ввести самозанятого контрагента в 1С: настройка карточки, договора, документов и выплат. Разбираем ошибки, НПД и проверку статуса плательщика.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) в 1С имеет особенности: у такого контрагента нет КПП, часто нет ОГРНИП, а вместо счёта-фактуры закрывающим документом выступает чек из приложения «Мой налог». Поэтому карточку контрагента нужно заполнить иначе, чем карточку обычного юридического лица или ИП.
Ошибки при вводе самозанятого приводят к типовым проблемам: программа требует КПП, документы не проводятся, выплаты попадают не в те отчёты, а бухгалтерия не может подтвердить расходы. Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций — 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), а также отмечены отличия для ЗУП и Управления нашей фирмой.
Подготовка: что запросить у самозанятого до ввода в 1С
До создания карточки соберите минимальный пакет данных. Обязателен ИНН самозанятого — именно по нему налоговая идентифицирует плательщика НПД, и по нему же вы будете проверять статус. Также нужны ФИО полностью, реквизиты банковской карты или счёта для оплаты и контактные данные для договора.
Попросите исполнителя прислать справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД — она формируется в приложении «Мой налог» и подтверждает статус на дату выдачи. Дополнительно статус можно проверить самостоятельно через сервис ФНС по ИНН: проверка показывает, действует ли режим НПД на конкретную дату.
Создание карточки контрагента в 1С:Бухгалтерии 8
Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать». В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо» — именно так в типовой бухгалтерии оформляется самозанятый, если он не зарегистрирован как ИП. Если исполнитель одновременно имеет статус ИП и применяет НПД, выбирайте «Индивидуальный предприниматель», но учтите, что закрывающим документом всё равно будет чек, а не УПД.
Заполните ФИО и ИНН. Поле КПП у физического лица отсутствует и не заполняется — если программа выводит предупреждение, проверьте, что вид контрагента выбран корректно. Адрес укажите по данным исполнителя, телефон и e-mail пригодятся для обмена документами.
Если у вас включён автоматический контроль дублей, программа может предложить объединить карточку с уже существующей. Не объединяйте самозанятого с карточкой сотрудника-физлица из зарплатного учёта без необходимости: смешение ролей усложнит аналитику выплат.
- 1Запросите у исполнителя ИНН, ФИО, справку о постановке на учёт НПД и реквизиты для оплаты
- 2Проверьте статус плательщика НПД по ИНН через сервис ФНС
- 3Создайте контрагента: Справочники → Контрагенты → Создать, вид «Физическое лицо»
- 4Заполните ФИО, ИНН, адрес и банковские реквизиты, сохраните карточку
- 5Создайте договор с типом «С прочим контрагентом» или «С поставщиком»
- 6Оформите поступление услуг и оплату, приложите чек из «Мой налог» к документам
Настройка договора с самозанятым
В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и создайте новый. Вид договора выбирайте в зависимости от сути отношений: «С поставщиком» — если самозанятый оказывает вам услуги или выполняет работы, «С комитентом» и прочие специальные виды — только при соответствующей модели сотрудничества. Для разовых услуг подойдёт стандартный договор оказания услуг.
В номере и дате договора укажите реквизиты фактически подписанного документа. Если работаете без письменного договора по чекам и актам, всё равно создайте договор «без номера» с пометкой — он нужен программе для аналитики расчётов, а письменная форма существенно снижает риск переквалификации отношений в трудовые.
Оформление поступления услуг и оплаты
Услуги самозанятого отражайте документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». Счёт-фактуру не регистрируйте: плательщик НПД не начисляет НДС и не выставляет счетов-фактур. В табличной части укажите содержание услуги, сумму и статью затрат.
Оплату проводите документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами» или «Оплата поставщику» — в зависимости от выбранного вида договора. Если платите на карту физлица через зарплатный проект или реестром, в конфигурации могут потребоваться дополнительные документы, но суть расчётов не меняется.
Ключевой закрывающий документ — чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог». В чеке должны быть ваши наименование и ИНН как покупателя. Храните чек вместе с актом; многие компании прикладывают PDF чека к документу поступления через механизм присоединённых файлов.
Как проверить результат
«Физическое лицо» (или ИП при соответствующем статусе), ИНН заполнен
Выбрано «Юридическое лицо», программа требует КПП
Ставка «Без НДС», счёт-фактура не зарегистрирован
Проставлена ставка 20%, сформирована запись книги покупок
В чеке указаны ваш ИНН и наименование, дата чека соответствует выплате
Чек выписан на физлицо-покупателя или отсутствует
После оплаты задолженность по акту сверки закрыта
На счёте расчётов висит остаток или переплата
Особенности для 1С:ЗУП и Управления нашей фирмой
В 1С:Зарплата и управление персоналом выплаты самозанятым оформляются через договоры ГПХ, но с важной оговоркой: такой договор не должен облагаться страховыми взносами, если исполнитель подтвердил статус НПД. В карточке физического лица и в документе начисления проверьте, что доход отнесён к выплатам самозанятым, а не к обычному ГПХ, иначе программа начислит взносы и включит человека в отчётность по персонифицированному учёту.
В 1С:Управление нашей фирмой самозанятого заводят в справочнике «Контрагенты» с видом «Физическое лицо» либо «Индивидуальный предприниматель», а поступление услуг оформляют документом «Приходная накладная» с операцией «Поступление от поставщика». Логика та же: без НДС, на основании чека.
Проверка статуса и контроль выплат
Статус плательщика НПД не постоянен: человек может сняться с учёта или утратить право на режим. Поэтому проверку по ИНН выполняйте на дату каждого чека, а не один раз при заведении карточки. Результат проверки разумно сохранять — это ваше доказательство должной осмотрительности.
Отдельно контролируйте сущность отношений: если самозанятый работает по графику, подчиняется внутренним правилам и получает фиксированную ежемесячную сумму, такие отношения имеют признаки трудовых независимо от оформления в 1С. Никакая настройка программы не снимает этот риск — вопрос решается содержанием договора и фактической организацией работы.
Что важно запомнить
Самозанятый вводится как контрагент — физическое лицо с ИНН, без КПП и без НДС. Основание расхода — акт плюс чек из «Мой налог» с вашими реквизитами. Статус НПД проверяйте на дату каждого чека, а взносы на такие выплаты не начисляйте.
Частые вопросы
Можно ли завести самозанятого без ИНН?
Нет, ИНН обязателен. По нему проверяется статус плательщика НПД, и он нужен для корректного заполнения чека и отражения расходов. Если исполнитель не сообщает ИНН, запросите справку из приложения «Мой налог» — там он указан.
Что делать, если самозанятый одновременно является ИП?
Заведите контрагента как индивидуального предпринимателя, но оформляйте расчёты по правилам НПД: без НДС и на основании чека, если ИП применяет этот режим. Уточните у исполнителя, по какому режиму он выставляет чек именно по вашей сделке.
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплат самозанятому?
Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог через приложение «Мой налог», а организация не является налоговым агентом по таким выплатам. Удержание НДФЛ будет ошибкой и приведёт к двойному налогообложению.
Как быть, если чек выписан без ИНН покупателя?
Такой чек не подтверждает расходы компании. Попросите исполнителя отменить чек в «Моём налоге» и выставить новый, указав наименование и ИНН вашей организации. Оплату и акт привязывайте к исправленному чеку.
Можно ли платить самозанятому наличными?
Можно, но безналичный перевод на карту или счёт удобнее: платёжное поручение вместе с чеком образует понятный комплект подтверждающих документов. При наличной оплате дополнительно оформите расходный кассовый ордер.
Чем рискует компания при регулярных выплатах одному самозанятому?
Регулярные одинаковые выплаты сами по себе не запрещены, но в сочетании с признаками трудовых отношений (график, рабочее место, подчинение правилам) повышают риск переквалификации договора с доначислением взносов и НДФЛ. Проверьте содержание договора и фактический порядок работы.