Справочники и Данные · 9 мин
Как ввести физическое лицо в 1С: инструкция по работе со справочником
Как добавить физическое лицо в 1С: создание карточки в справочнике, заполнение ФИО, ИНН, паспортных данных, адресов и связь с сотрудниками и контрагентами.
Справочник «Физические лица» — один из базовых в любой конфигурации 1С: он используется в кадровом учёте, расчёте зарплаты, оформлении доверенностей, подстановке ответственных лиц в документы и печатные формы. Карточка физического лица хранит ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адреса и контактную информацию, а также историю их изменений.
Важно понимать разницу: физическое лицо и сотрудник — разные объекты. Физическое лицо описывает человека как такового, а сотрудник — его трудовые отношения с конкретной организацией. Один человек может быть сотрудником в нескольких организациях базы, но карточка физического лица при этом одна. Именно поэтому правильное заведение физлица — основа корректного кадрового учёта.
В статье разобраны способы ввода физического лица в типовых конфигурациях (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP), заполнение ключевых реквизитов, типичные ошибки и способы проверки результата.
Где находится справочник физических лиц в разных конфигурациях
Расположение справочника зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 3.1 путь такой: раздел «Кадры» → «Физические лица» или «Настройка» → «Физические лица». В 1С:Бухгалтерии 8.3 справочник доступен через «Справочники» → «Физические лица» (если пункт не виден, его можно добавить через настройку панели навигации). В 1С:ERP и «Управлении нашей фирмой» справочник также находится в разделе настроек или нормативно-справочной информации.
Если справочник не отображается в интерфейсе, проверьте права пользователя: для просмотра и редактирования нужны роли, связанные с кадровыми данными. Также список физлиц часто скрыт, если в программе не включён кадровый учёт — в этом случае сначала включите соответствующую функциональность в настройках.
Во всех типовых конфигурациях справочник единый для всех организаций базы. Это значит, что однажды созданная карточка человека будет доступна при оформлении его в любую организацию, ведущуюся в этой информационной базе.
Ручное создание карточки физического лица
Откройте справочник «Физические лица» и нажмите «Создать». Программа откроет форму новой карточки. Минимально заполните поле «ФИО» — без него запись не сохранится. Рекомендуется сразу ввести фамилию, имя и отчество полностью и без сокращений, как в паспорте: от этого зависят печатные формы приказов, трудовых договоров и отчётность в фонды.
Далее заполните дату рождения и пол — эти данные обязательны для персонифицированной отчётности. Укажите ИНН и СНИЛС в соответствующих полях. Программа проверяет контрольные суммы этих номеров, поэтому опечатка будет замечена сразу: поле подсветится, а при записи появится предупреждение.
- 1Откройте справочник «Физические лица» и нажмите «Создать»
- 2Введите ФИО полностью, как в документе, удостоверяющем личность
- 3Укажите дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС
- 4Заполните документ, удостоверяющий личность, и адреса
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте карточку в списке
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка появится в общем списке. Если планируется приём человека на работу, дальнейшие действия выполняются через документ «Приём на работу» — там карточка физлица подхватится автоматически.
Заполнение паспортных данных, адресов и контактов
Документ, удостоверяющий личность, вводится по гиперссылке «Документы» или на соответствующей закладке карточки (в зависимости от конфигурации). Укажите вид документа (по умолчанию — паспорт гражданина РФ), серию, номер, дату выдачи и кем выдан. Эти сведения попадают в трудовые договоры, доверенности и отчётность, поэтому переписывайте их с оригинала без сокращений в поле «Кем выдан».
Адреса заполняются по классификатору ФИАС/ГАР: начните вводить название населённого пункта, и программа предложит варианты. Различайте адрес регистрации и адрес фактического проживания — они используются в разных отчётах. Для отчётности в налоговую и фонды критичен именно адрес регистрации.
Телефоны, адреса электронной почты и другие контакты вводятся в табличную часть «Контактная информация». Эти данные не обязательны, но полезны: например, личный email используется для отправки расчётных листков в ЗУП.
Ввод физического лица через приём на работу
На практике чаще всего физлицо создаётся не вручную, а в момент оформления сотрудника. В документе «Приём на работу» (или «Сотрудники» → «Создать») нажмите кнопку создания нового физического лица — откроется та же карточка, что описана выше. После её записи программа свяжет физлицо с новым сотрудником автоматически.
При вводе ФИО программа ищет совпадения в справочнике. Если похожее физлицо уже есть (например, человек раньше работал в другой организации базы или был уволен и принят снова), система предложит выбрать существующую карточку. Не игнорируйте это предложение: дубли физлиц ломают персонифицированный учёт, стаж и отчётность по НДФЛ.
Физическое лицо как контрагент и подотчётное лицо
В 1С:Бухгалтерии физические лица используются не только для зарплаты. Карточка физлица нужна для подотчётных лиц (выдача авансов, авансовые отчёты), для начисления дивидендов учредителям и для договоров ГПХ. Если физлицо выступает стороной сделки — например, вы покупаете имущество у частного лица, — дополнительно создаётся контрагент с видом «Физическое лицо», связанный с карточкой из справочника физлиц.
При создании такого контрагента заполните ИНН и паспортные данные — они понадобятся для справок о доходах и отчётности по НДФЛ, если выплаты физлицу облагаются налогом. Сами выплаты оформляются документами «Ведомость» или «Операция» в зависимости от характера выплаты.
Сравнение вариантов ввода
Подходит для подотчётных лиц, учредителей и лиц по ГПХ, когда приём на работу не оформляется
Оптимально для штатных сотрудников: карточка создаётся и сразу связывается с трудовыми отношениями
Применяется при массовом переносе данных из другой базы или при синхронизации ЗУП с Бухгалтерией
Проверка результата и типичные ошибки
После ввода откройте карточку и сверьте ключевые реквизиты с оригиналами документов. Проверьте, что ИНН и СНИЛС прошли контроль (нет красных подсветок), паспортные данные действуют на текущую дату, а ФИО в списке отображается полностью. Если физлицо принято на работу, убедитесь, что в справочнике «Сотрудники» появилась связанная запись.
Как проверить результат
Полное ФИО без сокращений и лишних пробелов
Инициалы вместо имени, опечатки, двойные пробелы
Поля заполнены, программа не выдаёт предупреждений
Подсветка поля или сообщение о неверном контрольном числе
В справочнике «Сотрудники» есть запись со ссылкой на это физлицо
Сотрудник создан, но физлицо продублировано
Действующий документ указан с корректной датой выдачи
Старый паспорт отредактирован вместо добавления новой записи
Часто задаваемые вопросы
Чем физическое лицо отличается от сотрудника в 1С?
Физическое лицо — это карточка человека с его персональными данными (ФИО, ИНН, паспорт). Сотрудник — это запись о трудовых отношениях этого человека с конкретной организацией. Одно физлицо может соответствовать нескольким сотрудникам, если человек работает в нескольких организациях базы или по совместительству.
Что делать, если физлицо завели дважды?
Дубль нужно объединить: в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание») или специальная команда объединения физлиц в ЗУП. Перед объединением сделайте резервную копию базы, так как операция необратима: все документы и сотрудники будут перепривязаны к одной карточке.
Можно ли изменить ФИО физического лица после ввода?
Можно, но правильно делать это через механизм изменения ФИО с указанием даты (в ЗУП — по гиперссылке в карточке или документом «Изменение ФИО»). Тогда документы до даты изменения будут печататься со старой фамилией, а после — с новой. Прямая правка поля без истории исказит архивные документы при их перепечатке.
Обязательно ли указывать ИНН и СНИЛС физического лица?
Для простой карточки — нет, запись сохранится и без них. Но для сотрудников эти данные обязательны на практике: без СНИЛС не сдать персонифицированные сведения и СЗВ-ТД, без ИНН возможны проблемы с отчётностью по НДФЛ. Заполняйте их сразу при вводе.
Как ввести физическое лицо, если оно не является сотрудником?
Создайте карточку напрямую в справочнике «Физические лица» через кнопку «Создать», минуя кадровые документы. Такой способ подходит для подотчётных лиц, учредителей, получателей дивидендов и лиц, с которыми заключаются договоры ГПХ.
Почему программа не даёт сохранить карточку физлица?
Чаще всего причина в незаполненном ФИО или в ошибке контрольного числа ИНН/СНИЛС. Также проверьте, нет ли у пользователя ограничений по правам, и не открыта ли эта карточка на редактирование другим пользователем — в клиент-серверном режиме возможна блокировка объекта.
Что важно запомнить
Физическое лицо заводится один раз на всю базу и связывается с сотрудниками и контрагентами. Вводите полные данные с оригиналов документов, не создавайте дублей и сохраняйте историю изменений паспорта и ФИО — это гарантирует корректность кадровых документов и отчётности.