Как ввести номенклатуру в 1С Управление торговлей

Номенклатура — главный справочник в 1С: Управление торговлей 11, от которого зависят закупки, продажи, складской учёт и отчётность. Ошибки на этапе ввода товаров приводят к дублям позиций, неверным остаткам и проблемам с НДС, поэтому справочник стоит заполнять по понятной процедуре, а не «как получится».

В этой инструкции разобран полный цикл: настройка видов номенклатуры, создание карточки товара, работа с характеристиками и упаковками, установка цен и массовая загрузка из Excel. Материал ориентирован на конфигурацию УТ 11.4/11.5, но логика справедлива и для КА 2 и ERP 2, где используется тот же механизм.

Подготовка: что настроить до ввода первой позиции

Прежде чем создавать товары, проверьте базовые настройки. Откройте «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура» и убедитесь, что включены нужные опции: характеристики, упаковки, серии, многовалютный учёт. Если флажок «Характеристики номенклатуры» не установлен заранее, включить его позже можно, но часть введённых данных придётся перепроверять.

Также заранее заполните вспомогательные классификаторы: единицы измерения (по классификатору ОКЕИ), ставки НДС, страны происхождения, склады и виды цен. Если товар будет продаваться с разными ценами (розничная, оптовая, партнёрская), создайте эти виды цен в разделе «CRM и маркетинг → Настройки и справочники → Виды цен» до начала ввода позиций.

Отдельно продумайте структуру папок (групп) справочника. Удобная иерархия — по товарным категориям: «Обувь → Мужская → Кроссовки». Менять группу у карточки можно в любой момент без последствий для документов, но продуманная структура сразу экономит время при поиске и настройке скидок.

Создание вида номенклатуры

Вид номенклатуры — это шаблон, определяющий поведение группы товаров: тип (товар, услуга, работа, набор), использование характеристик, серий, настройки учёта. Откройте «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Виды номенклатуры» и создайте новый элемент.

Для обычного товара укажите тип «Товар», снимите лишние флажки (серии, если не нужны) и задайте настройку характеристик: «Не используются», «Индивидуальные для номенклатуры» или «Общие для вида». Для одежды и обуви обычно выбирают общие характеристики с размерными сетками, для техники чаще достаточно варианта без характеристик.

Не создавайте отдельный вид номенклатуры на каждую товарную группу без необходимости. Виды нужны там, где различается логика учёта: товары, услуги доставки, подарочные сертификаты, тара. Лишние виды усложняют отчёты и настройку цен.

Создание карточки номенклатуры вручную

Перейдите в «НСИ и администрирование → Номенклатура» и нажмите «Создать». Выберите вид номенклатуры — от него зависит состав полей карточки. Минимально необходимые реквизиты: наименование (рабочее), единица измерения, ставка НДС.

Различают рабочее наименование и наименование для печати. Рабочее используется внутри программы и в списках, печатное попадает в документы (счета, накладные, УПД). Заполняйте печатное наименование полностью и официально — например, «Кроссовки беговые модель X, р. 42, чёрные», а не «кроссовки чёрн. 42».

На вкладках карточки заполните по необходимости: артикул, производителя, страну происхождения, код ТН ВЭД (обязателен для прослеживаемых товаров и маркировки), вес и объём (используются в доставке), описание и картинку для печатных форм и интернет-магазина.

После сохранения проверьте, что карточка доступна в документах: создайте пробное «Приобретение товаров и услуг» и подберите позицию. Если позиция не находится поиском, чаще всего карточка записана в группу с ограничением видимости или помечена на удаление.

Характеристики, упаковки и штрихкоды

Характеристики

Если вид номенклатуры предполагает характеристики (размер, цвет, объём), они создаются из карточки товара по ссылке «Характеристики» или из списка характеристик вида. Остатки, цены и штрихкоды в этом случае ведутся в разрезе характеристик, а не самой номенклатуры — учитывайте это при установке цен и инвентаризации.

Упаковки

Упаковки нужны, когда товар закупается коробами, а продаётся штуками. В карточке на вкладке «Упаковки» создайте упаковку «Коробка (12 шт)» с коэффициентом пересчёта. В документах можно будет выбирать упаковку, и программа сама пересчитает количество в базовых единицах. Коэффициент упаковки после проведения документов с ней лучше не менять — пересчёт остатков не выполняется автоматически.

Штрихкоды

Штрихкоды вводятся в карточке товара или в разрезе характеристик и упаковок. Один штрихкод не должен быть привязан к двум разным позициям — программа выдаст предупреждение, но дубль приведёт к ошибкам при сканировании на кассе и складе.

1. 1
   Создайте или проверьте вид номенклатуры с нужным типом
2. 2
   Создайте карточку в справочнике «Номенклатура», заполнив наименование, единицу и НДС
3. 3
   Добавьте характеристики и упаковки, если они требуются
4. 4
   Введите штрихкоды для кассовой и складской работы
5. 5
   Установите цены документом «Установка цен номенклатуры»
6. 6
   Проверьте позицию в пробном документе закупки или продажи

Установка цен на введённую номенклатуру

Без цены товар можно оприходовать, но продажа потребует ручного ввода стоимости в каждом документе. Цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг → Цены и скидки»). В документе выберите виды цен, добавьте товары и укажите значения.

Проверить действующую цену можно из карточки товара по ссылке «Цены» или отчётом «Прайс-лист». Учтите: цена действует с даты документа установки, поэтому документы продажи более ранней датой цену «задним числом» не подтянут корректно — вводите установку цен до начала продаж.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Для сотен и тысяч позиций ручной ввод нерационален. В УТ 11 есть штатная обработка «Загрузка данных из файла»: откройте список номенклатуры, нажмите «Ещё → Загрузить данные из файла» (в некоторых версиях — через «Помощник продаж» или раздел закупок, «Загрузка номенклатуры поставщика»).

Подготовьте файл: одна строка — одна позиция, колонки с наименованием, артикулом, штрихкодом, ставкой НДС, ценой. На этапе сопоставления укажите, какая колонка соответствует какому реквизиту, и настройте поиск дублей — обычно по сочетанию «наименование + артикул» или по штрихкоду.

Загружайте данные порциями и проверяйте результат после каждой: корректность единиц измерения, ставок НДС, привязку к нужному виду номенклатуры. Ошибка в шаблоне, повторённая на тысяче строк, потом требует массового исправления.

Проверка результата и типичные проблемы

После ввода позиций выполните контроль: откройте отчёт «Остатки товаров» после первого оприходования, сформируйте прайс-лист и проверьте печатную форму УПД с новым товаром. Все три проверки вместе покрывают складской учёт, ценообразование и корректность реквизитов для налогового учёта.

Если товар не подбирается в документ, проверьте: не помечен ли он на удаление, не включён ли отбор по группе в форме подбора, есть ли у пользователя права на вид номенклатуры (при разграничении прав RLS). Если цена не подставляется в продажу — проверьте дату документа установки цен и вид цены, указанный в соглашении с клиентом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск позиции в подборе

Норма

Товар находится по наименованию, артикулу и штрихкоду

Тревожный признак

Позиция не находится или найдено несколько дублей

Цена в документе продажи

Норма

Цена подставляется автоматически из последней установки

Тревожный признак

Цена пустая или подтягивается устаревшая

Печатная форма УПД

Норма

Наименование, НДС и единица измерения корректны

Тревожный признак

Сокращения, неверная ставка НДС или пустая единица

Частые вопросы

Можно ли изменить вид номенклатуры у уже созданной карточки?

Да, если новый вид имеет тот же тип (товар/услуга) и совместимые настройки характеристик и серий. При несовместимости программа откажет в записи. Перед изменением вида у позиций с движениями убедитесь, что по ним нет остатков в разрезе характеристик, которые перестанут использоваться.

Как удалить ошибочно созданную позицию?

Позиция без движений удаляется через пометку на удаление и затем через «Администрирование → Удаление помеченных объектов». Если по товару есть документы, удалить его нельзя — пометьте на удаление, чтобы исключить из подбора, или объедините дубли обработкой «Поиск и удаление дублей».

Чем отличается номенклатура поставщика от обычной?

Номенклатура поставщика — это привязка артикулов и названий контрагента к вашим карточкам товаров. Она заполняется автоматически при поступлениях и используется для сопоставления при загрузке прайсов и электронных документов, не создавая новых позиций в основном справочнике.

Нужно ли заводить услуги в справочнике номенклатуры?

Да, услуги (доставка, сборка, монтаж) заводятся как позиции с типом «Услуга» в отдельном виде номенклатуры. Они не участвуют в складском учёте, но позволяют включать услуги в документы продажи и корректно считать выручку и НДС.

Как перенести номенклатуру из старой базы (УТ 10.3 или Excel)?

Из УТ 10.3 используется штатная обработка перехода, поставляемая с конфигурацией. Из Excel — загрузка через «Загрузка данных из файла» с предварительной выгрузкой справочника из старой системы в табличный формат. После переноса сверьте количество позиций и остатки по складу.

Почему в отчёте по остаткам товар есть, а в подборе при продаже его нет?

Чаще всего включён отбор по складу, группе товаров или соглашению с ограниченным списком номенклатуры. Проверьте настройки формы подбора и условия соглашения с клиентом — там может быть задан сегмент или список доступных позиций.