Справочники и Данные · 8 мин
Как ввести данные в 1С: Зарплата и управление персоналом
Как ввести данные в 1С ЗУП: первоначальные настройки, приём сотрудников, начисления, табели и импорт из Excel. Пошаговая инструкция с проверками и типичными ошибками.
Ввод данных в 1С:ЗУП начинается не с документов, а с правильной последовательности: сначала заполняются настройки организации и справочники, затем кадровые документы, и только после этого — расчётные. Если нарушить порядок, программа не сможет корректно рассчитать зарплату, налоги и страховые взносы, а исправление ошибок задним числом займёт значительно больше времени, чем аккуратный первоначальный ввод.
Статья рассчитана на расчётчиков и кадровиков, которые начинают работу в 1С:ЗУП 3.1 или переносят учёт из другой программы. Разобраны основные сценарии: настройка реквизитов организации, приём сотрудников, ввод начислений и удержаний, заполнение табелей, а также массовый импорт данных. Отдельно описаны контрольные точки, по которым можно убедиться, что данные введены правильно.
Настройка реквизитов организации и учётной политики
Первый шаг — заполнение карточки организации: Настройки → Реквизиты организации (или Справочники → Организации). Укажите ИНН, КПП, ОГРН, регистрационный номер в ФСС и СФР, код ОКВЭД, адрес и данные руководителя. Эти сведения попадают в отчётность, поэтому опечатка в регистрационном номере приведёт к отказу при сдаче расчётов.
На вкладке «Учётная политика и другие настройки» задаются параметры, влияющие на расчёты: способ отражения зарплаты в бухучёте, дата выплаты зарплаты, применение районного коэффициента и северных надбавок. Если организация работает на спецрежиме, проверьте настройку налогового режима — от неё зависит применение пониженных тарифов взносов.
Заполнение основных справочников
Справочники — фундамент, на котором строятся кадровые документы. Минимальный набор перед приёмом первого сотрудника:
- Подразделения (Настройки → Подразделения) — структура компании; можно строить иерархию через группы.
- Должности (Настройки → Должности) — наименования по штатному расписанию.
- Графики работы сотрудников (Настройки → Графики работы) — пятидневка, сменные графики; от них считается норма времени.
- Начисления и удержания (Настройки → Начисления / Удержания) — оклад, премии, алименты и прочее.
График работы заслуживает особого внимания. Если сотрудник работает по сменному графику, а ему назначена стандартная пятидневка, норма часов будет неверной, и оплата за месяц с отклонениями посчитается с ошибкой. Заполняйте график на весь год: табель и расчёт оплаты по окладу опираются именно на него.
Ввод сотрудников и кадровых документов
Сотрудники создаются в разделе Кадры → Сотрудники. В карточке заполняются ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес. Часть сведений (Трудовой договор, Доходы с предыдущего места работы) вводится через ссылки в шапке карточки.
Факт трудоустройства оформляется документом «Приём на работу» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения). В документе указываются: дата приёма, подразделение, должность, график работы, вид занятости и начисления (оклад, надбавки). Именно здесь назначается плановый оклад — без него расчёт зарплаты за месяц даст ноль.
Перенос сотрудников из другой программы
Если учёт вёлся в другой системе, не заводите сотрудников «приёмом» прошлым периодом без необходимости. Для старта учёта с середины года используйте документы «Начальная штатная расстановка» и «Начальная задолженность по зарплате» (раздел Главное → Начало работы / Помощник перехода). Они фиксируют текущее состояние без пересчёта прошлых месяцев.
- 1Создайте элемент справочника «Сотрудники», заполните личные данные
- 2Откройте документ «Приём на работу», выберите сотрудника
- 3Укажите дату приёма, подразделение, должность, график работы
- 4На вкладке «Оплата труда» добавьте оклад или иную плановую оплату
- 5Проведите документ и проверьте, что сотрудник попал в штатную расстановку
Ввод начислений, удержаний и отсутствий
Плановые начисления (оклад, ежемесячная премия) назначаются в кадровых документах или документом «Изменение плановых начислений». Разовые начисления — премии к юбилею, материальная помощь — вводятся документами «Премия», «Материальная помощь» в разделе Зарплата.
Отсутствия вводятся до расчёта зарплаты: больничные (Кадры или Зарплата → Больничные листы), отпуска, командировки, прогулы. Если сотрудник был в отпуске, а документ не введён, программа посчитает ему полный оклад, и переплату придётся сторнировать. Удержания по исполнительным листам оформляются документом «Исполнительный лист» (Зарплата → Удержания) с указанием процента или фиксированной суммы и предела удержания.
Табели и отработанное время
При стандартной схеме учёта времени программа сама считает отработанные дни по графику с учётом введённых отсутствий — отдельный табель вводить не нужно. Документ «Табель» (Зарплата → Табели) требуется, когда фактическое время отличается от графика и это не оформлено другими документами, либо когда учётная политика требует сплошной регистрации явок и неявок.
Помните: документ «Табель» имеет приоритет над графиком. Если ввести табель с ошибкой — например, лишний выходной вместо рабочего дня — расчёт оклада уменьшится, даже если сотрудник фактически работал. После ввода табеля сверьте итоговое количество дней и часов с производственным календарём.
Массовый импорт данных из Excel
Для загрузки больших массивов — списков сотрудников, остатков отпусков, адресов — используйте типовую обработку «Загрузка данных из файла» (включается: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Загрузка данных из табличного документа). Она открывается из формы списка справочника по кнопке «Загрузить данные из файла».
Подготовьте файл: первая строка — заголовки колонок, данные без объединённых ячеек и формул. В обработке сопоставьте колонки файла с реквизитами справочника, затем выполните загрузку. Перед массовой операцией протестируйте на 2–3 строках и проверьте результат вручную — отменить загрузку «одной кнопкой» нельзя.
Как проверить результат
Отображается в отчёте «Штатная расстановка» с верной должностью и окладом
Сотрудника нет или оклад равен нулю
В документе «Начисление зарплаты и взносов» сотрудник заполняется автоматически с суммой оклада
Строка пустая или сумма не соответствует окладу
Совпадает с графиком работы сотрудника
Норма по пятидневке у сменного сотрудника
Дни отпуска/больничного исключены из отработанного времени
Отсутствие введено, но дни оплачены как рабочие
Частые вопросы
С чего начать ввод данных, если база 1С:ЗУП совершенно пустая?
Запустите «Помощник начальной настройки» (Главное → Начало работы): он последовательно проведёт по реквизитам организации, учётной политике, графикам и предложит ввести сотрудников. Это безопаснее, чем заполнять разделы вручную в произвольном порядке.
Можно ли исправить ошибочно введённый документ за прошлый месяц?
Да, но если период закрыт и отчётность сдана, лучше не редактировать старый документ, а ввести корректировку текущим месяцем (сторно или доначисление). Прямое изменение прошлого периода потребует пересчёта взносов и подачи уточнённых расчётов.
Почему сотрудник не попадает в документ «Начисление зарплаты»?
Чаще всего причины три: не проведён приём на работу, не назначено плановое начисление (оклад) или дата приёма позже расчётного периода. Проверьте карточку сотрудника и вкладку «Оплата труда» в кадровом документе.
Как ввести данные о доходах с предыдущего места работы для больничных?
В карточке сотрудника откройте ссылку «Страхование» или используйте документ «Справка о заработке с предыдущего места работы» (раздел Зарплата → См. также). Суммы вводятся по годам на основании справки 182н; без них пособие посчитается из МРОТ.
Нужно ли вводить табель каждый месяц?
Нет, если отклонения от графика оформляются документами (отпуска, больничные, командировки). Табель обязателен только при сплошном методе учёта времени или при отклонениях, не отражённых другими документами.
Как безопасно попрактиковаться во вводе данных?
Создайте копию базы или используйте демонстрационную базу из комплекта поставки. Все эксперименты с импортом и массовыми изменениями выполняйте сначала там — в рабочей базе ошибочные данные попадут в расчёты и отчётность.
Что важно запомнить
Вводите данные по цепочке: организация → справочники → кадровые документы → начисления и отсутствия → расчёт. Контролируйте результат по штатной расстановке и тестовому начислению зарплаты. Перед массовым импортом и изменениями задним числом делайте резервную копию.