Справочники и Данные · 13 мин
Как ввести белорусского контрагента в 1С
Как правильно завести белорусского контрагента в 1С: УНП, страна, валюта договора, настройка НДС и курсовых разниц. Пошаговая инструкция и проверка ошибок.
Белорусский контрагент в 1С отличается от российского набором реквизитов и особенностями учёта: вместо ИНН и КПП используется УНП (учётный номер плательщика), расчёты чаще всего ведутся в валюте или в белорусских рублях, а операции попадают под правила учёта внешнеэкономической деятельности. Если завести такого партнёра «по шаблону» российской компании, программа некорректно рассчитает НДС, курсовые разницы и отчётность по ВЭД.
Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация. Названия кнопок могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика заполнения одинакова: сначала настраивается функциональность программы, затем создаётся карточка контрагента с корректной страной и реквизитами, после чего оформляется договор в нужной валюте.
Перед началом работы подготовьте данные контрагента: полное наименование организации, УНП, юридический и почтовый адрес, банковские реквизиты (включая SWIFT/BIC банка при валютных расчётах) и текст договора с указанием валюты расчётов. Это избавит от необходимости возвращаться в карточку и исправлять данные после того, как по контрагенту уже проведены документы.
Проверьте настройки программы перед созданием карточки
Чтобы карточка контрагента позволяла указать иностранное государство и валютный договор, в программе должны быть включены соответствующие опции. В 1С:Бухгалтерии 8 откройте «Главное» → «Функциональность» и убедитесь, что на закладке «Расчёты» включён признак ведения расчётов в валюте и у.е., а при работе с импортом — опции, связанные с ВЭД. В управленческих конфигурациях (УТ 11, ERP) аналогичные настройки находятся в разделе «НСИ и администрирование».
Проверьте, что в справочнике «Валюты» присутствует белорусский рубль (код BYN, 933) и загружены курсы. Если курсы валют загружаются автоматически из интернета, убедитесь, что регламентное задание работает: без актуального курса программа не сможет корректно переоценить валютные обязательства. Курсы можно также ввести вручную на конкретную дату через карточку валюты.
Если ваша организация ведёт раздельный учёт НДС по экспортным операциям, заранее проверьте учётную политику: там должен быть настроен порядок подтверждения нулевой ставки и отражения импортного НДС. Эти настройки влияют на то, какие поля и документы будут доступны при работе с белорусским партнёром.
Создайте карточку контрагента и укажите страну
Откройте справочник «Контрагенты» (в Бухгалтерии — раздел «Справочники», в УТ/ERP — «НСИ» или «CRM и маркетинг») и нажмите «Создать». Ключевое поле для иностранного партнёра — «Страна регистрации» или страна в адресе. Выберите из классификатора «Беларусь» (Белоруссия). После выбора страны программа автоматически меняет набор реквизитов: поля ИНН и КПП, характерные для российских организаций, заменяются на реквизиты иностранного контрагента.
В поле наименования внесите полное официальное название организации так, как оно указано в договоре, — например, «Общество с ограниченной ответственностью "Пример"». Если название дано на белорусском или английском языке, сохраните оригинальное написание: оно используется в печатных формах, грузосопроводительных документах и отчётах по ВЭД. Рабочее (краткое) наименование для удобства поиска можно задать на русском.
Заполните юридический и фактический адреса через классификатор адресов. Для иностранных адресов адрес вводится в свободной форме — перенесите его из учредительных документов контрагента или договора. Корректный адрес важен для транспортных документов и таможенного оформления при перемещении товаров через границу.
Заполните УНП и другие регистрационные данные
Главный идентификатор белорусской организации — УНП, учётный номер плательщика. Это девятизначный цифровой код, который присваивается всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям Республики Беларусь. В типовых конфигурациях после выбора страны «Беларусь» появляется поле для регистрационного номера — внесите УНП туда без пробелов и разделителей.
УНП указывается в договорах, счетах на оплату, накладных и спецификациях белорусской стороны. Сверьте номер с договором или запросите у партнёра свидетельство о государственной регистрации. Ошибка даже в одной цифре приведёт к расхождениям при сверке расчётов и может вызвать вопросы при подтверждении нулевой ставки НДС по экспорту.
Если контрагент — не плательщик НДС или действует как физическое лицо, отразите это в карточке: в типовых решениях есть признаки вида контрагента (юридическое лицо, ИП, физическое лицо). От этого зависит состав обязательных реквизитов и порядок формирования первичных документов.
Настройте договор и валюту расчётов
После сохранения карточки создайте договор с контрагентом — именно на уровне договора задаются условия расчётов. В карточке договора укажите вид договора (с поставщиком или с покупателем), номер и дату, а главное — валюту расчётов. Типовые варианты для работы с Беларусью: белорусский рубль (BYN), российский рубль, доллар США или евро — в зависимости от условий контракта.
Если расчёты ведутся в иностранной валюте, проверьте порядок определения курса: обычно используется курс Центрального банка РФ на дату операции. В некоторых договорах стороны фиксируют курс пересчёта по курсу Национального банка Республики Беларусь — в этом случае потребуется ручной контроль курсов или доработка, так как типовые механизмы ориентированы на курсы ЦБ РФ.
Для расчётов в белорусских рублях с оплатой в российских рублях (или наоборот) используйте договор в валюте с оплатой в рублях — программа автоматически пересчитает суммы по курсу на дату оплаты и отгрузки и корректно сформирует курсовые разницы. Не заводите такой договор как рублёвый «для простоты»: это исказит задолженность и налоговый учёт.
Варианты валюты договора
Подходит, когда цены и платежи зафиксированы в белорусских рублях. Требуется загрузка курсов BYN и переоценка задолженности на каждую отчётную дату.
Удобен при ценообразовании в твёрдой валюте. Курсовые разницы считаются по курсу ЦБ РФ, оплата обычно идёт через валютный счёт.
Самый простой вариант учёта без курсовых разниц, но цена должна быть зафиксирована в рублях по условиям контракта.
Добавьте банковский счёт и проверьте реквизиты для платежей
В карточке контрагента перейдите на закладку «Банковские счета» и создайте счёт. Для белорусского банка укажите номер счёта (в Беларуси используется формат IBAN, начинающийся с BY), BIC/SWIFT банка, наименование и адрес банка. Эти данные понадобятся при оформлении платёжных поручений на валютный перевод и при валютном контроле.
Если расчёты идут через счета в российских банках (например, у белорусского поставщика открыт счёт в российском банке), внесите реквизиты именно этого счёта — программа ориентируется на указанный в документе счёт при формировании платёжных документов. Храните в карточке оба счёта, если схемы оплаты чередуются, и выбирайте нужный в каждом платеже.
Проверьте заполненную карточку перед первым документом: страна — Беларусь, УНП — девять цифр, договор — с корректной валютой и видом, банковский счёт — с действующими реквизитами. Проведите тестовый документ поступления или реализации на небольшую сумму и сформируйте проводки: задолженность должна отразиться на валютном счёте расчётов с пересчётом в рубли по курсу на дату документа.
- 1Включите функциональность валютных расчётов и проверьте наличие валюты BYN с актуальными курсами
- 2Создайте контрагента, укажите страну «Беларусь» и заполните наименование по договору
- 3Внесите УНП (9 цифр) и адреса из учредительных документов
- 4Создайте договор с корректным видом и валютой расчётов
- 5Добавьте банковский счёт с IBAN и SWIFT банка
- 6Проведите тестовый документ и проверьте проводки, курсовые пересчёты и печатные формы
Настройте НДС и документы по ВЭД
Операции с белорусскими контрагентами регулируются особым порядком НДС: Беларусь входит в ЕАЭС, поэтому при импорте товаров из Беларуси НДС уплачивается в налоговую инспекцию по месту учёта покупателя, а не на таможне. В 1С для этого предусмотрен документ «Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов». Убедитесь, что в программе включена соответствующая функциональность и вы знаете сроки подачи заявления.
При экспорте товаров в Беларусь российская организация применяет ставку НДС 0%, которую нужно подтвердить пакетом документов: договор, заявление о ввозе с отметкой налогового органа контрагента, транспортные документы. В программе отразите реализацию со ставкой «НДС 0%» и сформируйте документ «Подтверждение нулевой ставки НДС» после получения подтверждающих бумаг.
Для услуг и работ с белорусскими партнёрами порядок определяется местом реализации. Если услуга считается реализованной на территории РФ, НДС начисляется в общем порядке; если за пределами РФ — НДС не возникает. Настройте в договоре и документах корректный вид операции, чтобы программа сформировала правильные записи книги покупок и продаж.
Проверьте результат и типовые сценарии работы
После настройки проверьте полный цикл на примере одной сделки. Для закупки: оформите поступление товаров по договору в валюте, проверьте рублёвую оценку по курсу на дату документа, затем проведите оплату и убедитесь, что программа рассчитала курсовую разницу. В конце месяца выполните регламентную операцию переоценки валютных средств и сверьте остаток задолженности в рублях.
Для продажи в Беларусь проверьте печатные формы: в счёте и УПД должны корректно выводиться наименование покупателя, УНП и валюта документа. Сформируйте книгу продаж и убедитесь, что операция отражена со ставкой 0% и попала в раздел, связанный с экспортом в государства ЕАЭС.
Как проверить результат
Задолженность на валютном счёте (60, 62, 76) с суммой в валюте и рублёвым эквивалентом
Счёт без валютной суммы или рублёвая оценка не соответствует курсу на дату документа
Автоматически сформированы проводки по счетам 91 при изменении курса
Разницы отсутствуют при явном изменении курса между отгрузкой и оплатой
В документах указаны страна, УНП, валюта и корректное наименование партнёра
Пустые реквизиты или российские поля ИНН/КПП вместо УНП
Экспортные операции отражены со ставкой 0%, импорт — через заявление о ввозе
Операции попали в обычный раздел с общей ставкой НДС
Частые вопросы
Можно ли завести белорусского контрагента, если в карточке нет поля для УНП?
Поле для регистрационного номера появляется автоматически после выбора страны «Беларусь». Если его нет, проверьте, что заполнено именно поле страны регистрации, а не только адрес. В старых релизах может потребоваться обновление конфигурации или ввод номера в поле «Регистрационный номер» либо в дополнительные реквизиты.
Обязательно ли загружать курсы BYN, если договор в долларах?
Нет. Курсы нужны только для валют, в которых ведутся расчёты по договорам. Если все договоры с белорусскими партнёрами в долларах или евро, достаточно курсов этих валют. Но если хотя бы один договор или банковский счёт в белорусских рублях — курсы BYN должны быть актуальны на каждую дату операции и отчётную дату.
Как отразить оплату белорусскому поставщику с валютного счёта?
Создайте документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику», выберите валютный банковский счёт организации и счёт контрагента с реквизитами IBAN/SWIFT. Программа пересчитает сумму в рубли по курсу ЦБ на дату платежа и автоматически рассчитает курсовую разницу по погашаемой задолженности.
Что делать, если белорусский партнёр выставляет счета в российских рублях?
Заведите договор в рублях РФ — это самый простой вариант учёта без курсовых разниц и переоценки. Контрагент при этом остаётся иностранным: страна, УНП и особенности НДС по ЕАЭС сохраняются независимо от валюты расчётов.
Нужно ли отдельно настраивать что-то для импорта товаров из Беларуси?
Да. Включите функциональность учёта импортных операций, настройте в учётной политике порядок уплаты НДС при ввозе из стран ЕАЭС и используйте документ «Заявление о ввозе товаров». Следите за сроком: заявление и декларация по косвенным налогам подаются в установленный срок после принятия товаров на учёт.
Можно ли скопировать карточку российского контрагента и исправить её под белорусского?
Технически можно, но безопаснее создать новую карточку: при смене страны часть реквизитов и договоров может остаться с российскими настройками, что приведёт к ошибкам в проводках и отчётности. Если копируете — обязательно проверьте страну, реквизиты, все договоры и банковские счета.
Что важно запомнить
Белорусский контрагент заводится через стандартный справочник с указанием страны «Беларусь», УНП вместо ИНН и договором в корректной валюте расчётов. Ключевые точки контроля: актуальные курсы валют, правильный порядок НДС для ЕАЭС (заявление о ввозе при импорте, ставка 0% при экспорте) и проверка проводок на тестовом документе до начала реальной работы.