Как вносить продукты в 1С: полная инструкция по работе с номенклатурой

Внесение продуктов (товаров, материалов) в 1С — базовая операция, без которой невозможно оформить ни одну накладную, счёт или чек. Во всех типовых конфигурациях — «Управление торговлей», «Бухгалтерия предприятия», «Комплексная автоматизация», «Розница» — за это отвечает справочник «Номенклатура». Карточка товара создаётся один раз, а дальше используется во всех документах: поступлениях, реализациях, перемещениях и инвентаризациях.

Ошибки на этапе заведения номенклатуры дорого обходятся: неверный вид номенклатуры ломает отчёты по себестоимости, дубли карточек размывают остатки, а неправильная единица измерения приводит к расхождениям при инвентаризации. Поэтому продукты стоит вносить осмысленно, а не «как получится».

Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочника до проверки результата, включая массовую загрузку из Excel и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:Предприятие 8.3, но логика одинакова почти везде.

Где находится справочник номенклатуры и что подготовить заранее

В большинстве конфигураций путь одинаков: раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в «Бухгалтерии предприятия» — «Справочники → Номенклатура», в «Рознице» — «НСИ → Номенклатура»). Если раздела не видно, проверьте права пользователя: работа со справочником требует роли с правом добавления номенклатуры.

Перед внесением продуктов подготовьте базовые данные, иначе придётся возвращаться и исправлять карточки:

• полный список товаров с точными наименованиями (как они должны печататься в документах);
• единицы измерения по каждой позиции — штуки, килограммы, литры, упаковки;
• ставки НДС (актуальную ставку уточните по действующему законодательству);
• артикулы поставщиков и штрихкоды, если ведёте штрихкодирование;
• структуру папок (групп): например, «Бакалея», «Молочные продукты», «Напитки».

Как создать карточку продукта вручную

Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать». Если сначала нужна группа — нажмите «Создать группу» и задайте название папки. Затем заполните карточку товара. Минимальный набор полей:

1. Наименование — короткое рабочее название. Поле «Наименование для печати» заполнится автоматически, при необходимости отредактируйте.
2. Вид номенклатуры — определяет тип: товар, материал, услуга, продукция. От вида зависят счета учёта и доступные операции.
3. Единица измерения — выбирается из классификатора (шт, кг, л и т.д.).
4. Ставка НДС — подставляется в документы по умолчанию.
5. Артикул и производитель — для поиска и отчётов.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка готова — товар можно подбирать в документы поступления и реализации.

1. 1
   Откройте НСИ и администрирование → Номенклатура
2. 2
   Создайте группу (папку) для категории продуктов
3. 3
   Нажмите «Создать» и заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения
4. 4
   Укажите ставку НДС, артикул, при необходимости — штрихкод на закладке «Штрихкоды»
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что товар подбирается в тестовый документ

Выбор вида номенклатуры: товар, материал, услуга или продукция

Вид номенклатуры — самое недооценённое поле. От него зависит, как программа будет считать себестоимость, на какие счета попадут проводки и попадёт ли позиция в складской учёт. Продукты питания для перепродажи — это всегда «Товар» (покупной). Если вы производите продукцию сами (например, кулинария), готовое изделие заводится как «Продукция», а ингредиенты — как «Материалы».

Услуги не имеют складского остатка: если ошибочно завести товар как услугу, он не отразится на складе, и инвентаризация покажет расхождение. Обратная ошибка — завести услугу как товар — приведёт к «виртуальным остаткам», которые невозможно списать без дополнительных документов.

Маршрут решения

Как выбрать вид номенклатуры

Продукт закупается у поставщика и перепродаётся без измененияВид «Товар» — будет учитываться на складе и в себестоимости продаж

Позиция расходуется в производстве или на хознуждыВид «Материал» — списание через требование-накладную

Вы производите позицию сами из сырьяВид «Продукция» — выпуск через отчёт производства за смену

Позиция не имеет физического остатка (доставка, аренда)Вид «Услуга» — без складского учёта

Единицы измерения, упаковки и штрихкоды

Для продуктов критично правильно настроить единицы измерения. Базовая единица — та, в которой ведётся складской учёт (например, килограмм). Если товар приходит коробками, заведите упаковку: в карточке номенклатуры откройте «Упаковки» и укажите, сколько базовых единиц содержит упаковка (коробка = 10 кг). Тогда в документах можно будет выбирать и килограммы, и коробки, а остатки будут пересчитываться автоматически.

Штрихкоды вносятся на соответствующей закладке карточки или отдельным регистром «Штрихкоды номенклатуры». Один товар может иметь несколько штрихкодов — например, для разных упаковок. Без штрихкода сканер в кассовой программе или терминал сбора данных товар не найдёт.

Массовая загрузка продуктов из Excel

Ручной ввод оправдан до 20–30 позиций. Если нужно завести прайс поставщика на сотни товаров, используйте обработку «Загрузка данных из табличного документа» (в «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» она встроена: «НСИ и администрирование» → раздел загрузки данных; для «Бухгалтерии» существуют внешние обработки).

Общий порядок такой: подготовьте Excel-файл с колонками «Наименование», «Артикул», «Единица измерения», «Ставка НДС», «Штрихкод». Откройте обработку, вставьте данные из таблицы, сопоставьте колонки полям справочника и запустите загрузку. Перед массовой загрузкой сделайте пробный прогон на 3–5 строках и проверьте результат.

Перед загрузкой из Excel проверьте файл на дубли наименований и лишние пробелы в начале и конце строк. Программа воспримет «Молоко 3,2%» и «Молоко 3,2% » (с пробелом) как разные товары, и вы получите задвоенный справочник, который потом придётся чистить вручную.

Установка цен и проверка результата

Сама карточка номенклатуры цену не хранит — цены устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (в «Управлении торговлей») или через регистр цен в других конфигурациях. Один документ может установить сразу несколько видов цен: закупочную, оптовую, розничную. В документах продажи цена подставится автоматически по выбранному виду цен.

После внесения продуктов обязательно проверьте результат. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или ведомость по товарам) после первого поступления: товар должен отображаться в нужной группе, в правильной единице измерения и с корректным количеством.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск товара в справочнике

Норма

Позиция находится по наименованию и артикулу, одна карточка на товар

Тревожный признак

Дубли карточек, товар не находится поиском

Подбор в документ поступления

Норма

Товар выбирается, подставляются единица измерения и ставка НДС

Тревожный признак

Поля пустые или подставляются неверные значения

Отчёт по остаткам после оприходования

Норма

Количество и единица измерения совпадают с фактическими

Тревожный признак

Остаток в других единицах или товар не попал на склад

Сканирование штрихкода

Норма

Сканер находит нужную карточку

Тревожный признак

Штрихкод не распознаётся или находит другой товар

Типичные ошибки при внесении продуктов

Большинство проблем с номенклатурой возникает не из-за сложности программы, а из-за спешки и отсутствия регламента. Вот что встречается чаще всего.

Чтобы избежать дублей, договоритесь о едином стандарте наименований: например, «Товар, бренд, фасовка» — «Молоко Простоквашино 3,2% 930мл». Перед созданием новой карточки всегда ищите товар по артикулу и штрихкоду — возможно, он уже заведён.

Если дубли всё же появились, не удаляйте их вручную: на карточках уже есть ссылки из документов. Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» («Администрирование» → «Обслуживание»), она заменит ссылки во всех документах на одну карточку и пометит лишние на удаление.

Частые вопросы

Можно ли удалить карточку товара, если она заведена ошибочно?

Если по карточке нет ни одного документа — да, удаление возможно через «Пометить на удаление» и затем «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, удалить карточку нельзя: программа заблокирует операцию. В этом случае переименуйте карточку, добавив «(не использовать)», и снимите её с продажи, либо объедините с правильной через обработку поиска дублей.

Как перенести номенклатуру из одной базы 1С в другую?

Используйте типовую обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» или «Универсальный обмен данными в формате XML» — они есть во всех типовых конфигурациях в разделе «Администрирование». Выгрузите справочник «Номенклатура» из старой базы и загрузите в новую. Для перехода между разными конфигурациями (например, из УТ в БП) потребуются правила обмена — это задача для специалиста по 1С.

Почему товар не подставляется в документ реализации?

Чаще всего причины три: карточка помечена на удаление, у вида номенклатуры не установлен признак продажи (в настройках вида), либо в документе выбран склад/организация, для которых действуют ограничения. Проверьте карточку товара и вид номенклатуры. Также убедитесь, что в карточке не снят флажок использования в продажах, если такая настройка есть в вашей конфигурации.

Нужно ли заводить отдельную карточку на каждый срок годности продукта?

Нет. Сроки годности и партии учитываются не карточками, а сериями номенклатуры: включите в виде номенклатуры учёт по сериям с указанием срока годности. Тогда одна карточка товара будет иметь несколько серий с разными датами, и программа сможет контролировать просроченную продукцию и отгрузку по FEFO.

Как внести весовой товар для торговых весов с печатью этикеток?

Заведите карточку с базовой единицей «килограмм» и видом номенклатуры «Товар». В настройках оборудования (весы с печатью этикеток) задайте выгрузку товаров с кодом PLU — он указывается в карточке или в регистре товаров весов, в зависимости от конфигурации. После выгрузки на весы товар будет взвешиваться с печатью этикетки со штрихкодом, который распознаёт касса.

Что делать, если один поставщик присылает товар под разными наименованиями?

Карточку в справочнике заводите одну — с вашим стандартным наименованием. Наименования поставщика фиксируйте в регистре «Номенклатура поставщиков» (в УТ и КА): там привязывается название и артикул поставщика к вашей карточке. Тогда при загрузке электронных накладных программа автоматически найдёт нужный товар, как бы поставщик его ни назвал.