Как вносить номенклатуру в 1С: пошаговое руководство

Номенклатура — центральный справочник в любой конфигурации 1С: от него зависят документы закупок и продаж, складской учёт, себестоимость и отчёты. Ошибка при вводе одной позиции тянет за собой неверные остатки, дубли в отчётах и проблемы при выгрузке в ЭДО или на сайт. Поэтому карточки создают по единым правилам: с правильным видом номенклатуры, единицей измерения и без дублей.

Порядок действий немного отличается в зависимости от конфигурации — Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP или Бухгалтерия предприятия, — но логика везде одинаковая: найти справочник, создать элемент, заполнить обязательные реквизиты, проверить результат. Ниже разобраны оба основных способа ввода: ручной и массовая загрузка из файла.

Где находится справочник номенклатуры

В типовых конфигурациях на платформе 8.3 справочник открывается из раздела «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в УТ 11, КА, ERP) или «Справочники» → «Номенклатура» (в Бухгалтерии предприятия). В некоторых интерфейсах список доступен также из карточки документа: при подборе товара в реализацию или поступление есть кнопка создания новой позиции.

Если раздел не виден, проверьте права пользователя и настройки интерфейса: команду могли скрыть в настройках навигации раздела. Пользователю нужны права на добавление и изменение справочника «Номенклатура» — при их отсутствии кнопка «Создать» будет недоступна.

Список номенклатуры обычно организован в виде дерева групп (папок). Перед созданием позиции выберите подходящую группу — это упростит поиск, настройку цен и отборы в отчётах. Группировку лучше продумать заранее: по типу продукции, поставщику или направлению продаж.

Как создать карточку номенклатуры вручную

Ручной ввод подходит, когда позиций немного или они создаются по ходу работы. Откройте справочник и нажмите «Создать». Форма нового элемента содержит обязательные и необязательные реквизиты; обязательные подсвечены или проверяются при записи.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и выберите нужную группу
2. 2
   Нажмите «Создать» и заполните вид номенклатуры и наименование
3. 3
   Укажите единицу измерения, ставку НДС, артикул
4. 4
   Заполните при необходимости вес, объём, штрихкод, производителя
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в списке

Ключевые поля карточки:

• Вид номенклатуры — определяет тип позиции (товар, услуга, работа, набор) и набор учётных настроек. От вида зависит, ведётся ли учёт по складам, сериям, характеристикам.
• Наименование — рабочее название для поиска и документов. Формулируйте единообразно: сначала тип объекта, затем характеристики, например «Кабель ВВГнг 3х2,5».
• Единица измерения — шт, кг, м, упак и т.д. Выбирается из классификатора ОКЕИ; важна для корректных цен и печатных форм.
• Ставка НДС — подставляется в документы по умолчанию; ошибка здесь испортит счета-фактуры и декларацию.
• Артикул и штрихкод — для поиска, обмена с сайтом и работы со сканером.

После записи карточки в неё можно добавить дополнительные данные: цены (через документ «Установка цен номенклатуры»), характеристики, если они включены в виде номенклатуры, изображения, файлы описаний и штрихкоды в соответствующих табличных частях.

Настройка вида номенклатуры перед вводом позиций

Вид номенклатуры — это шаблон, который задаёт поведение целого класса позиций. Прежде чем вносить сотни товаров, убедитесь, что виды настроены правильно: это избавит от массовой переделки карточек позже.

В карточке вида (раздел «НСИ и администрирование» → «Настройки и справочники» → «Виды номенклатуры») задаются: тип номенклатуры (товар, услуга, работа, набор, многооборотная тара), использование характеристик и серий, настройки учёта и значения реквизитов по умолчанию.

Сравнение типов номенклатуры

Товар

Учитывается на складе по количеству, участвует в расчёте себестоимости и остатков. Подходит для всего, что физически хранится.

Услуга

Не имеет складского остатка, списывается при реализации. Подходит для работ и услуг; остатки по ней вести нельзя.

Набор

Продаётся как единое целое, при отгрузке может разукомплектовываться на составляющие. Требует настройки варианта комплектации.

Типичная ошибка — заводить услуги как товары или наоборот. Если услуга заведена товаром, программа потребует склад в документах и покажет фиктивные остатки; если товар заведён услугой, складской учёт по нему вестись не будет, и списание себестоимости станет некорректным.

Массовая загрузка номенклатуры из файла

Когда позиций десятки или тысячи, ручной ввод неэффективен. В типовых конфигурациях есть встроенная обработка «Загрузка данных из табличного документа» (обычно доступна в списке номенклатуры по кнопке «Ещё» или через «Все функции»), а в УТ 11 и ERP — «Помощник загрузки данных из внешних файлов» с поддержкой Excel.

Подготовьте файл: первая строка — заголовки колонок (наименование, артикул, единица измерения, вид номенклатуры, ставка НДС, цена). Удалите пустые строки, объединённые ячейки и итоговые строки — они часто становятся причиной ошибок сопоставления. Значения, ссылающиеся на другие справочники (единицы измерения, группы), должны совпадать с тем, как они записаны в базе.

В обработке загрузки укажите режим: создание новых элементов, обновление существующих или и то и другое. Ключ поиска дублей обычно настраивают по наименованию, артикулу или штрихкоду. Для обновления цен безопаснее искать по артикулу или штрихкоду — наименования поставщики часто пишут по-разному.

После загрузки обязательно сверьте итог: количество созданных элементов, корректность единиц измерения и ставок НДС на выборке из нескольких позиций, отсутствие карточек с пустым видом номенклатуры.

Проверка дублей и качества данных

Дубли номенклатуры — главная болезнь справочника. Они возникают, когда одна и та же позиция заводится с разным написанием («Кабель 3х2,5», «Кабель 3*2.5», «кабель ВВГ 3х2,5»). Последствия: размазанные остатки, неверный анализ продаж, лишние позиции в прайсах.

Способы контроля:

• перед созданием позиции ищите её по части наименования и по артикулу/штрихкоду;
• включите контроль уникальности рабочего наименования (в настройках видов номенклатуры или через расширение);
• периодически используйте типовую обработку «Поиск и удаление дублей» («Администрирование» → «Обслуживание») — она находит похожие элементы и заменяет ссылки в документах.

Контрольные точки

Как проверить результат ввода

Позиция в списке

Норма

Находится поиском, стоит в правильной группе, вид и единица указаны

Тревожный признак

Пустой вид номенклатуры, позиция вне групп, дубли с похожим наименованием

Поведение в документе

Норма

Подставляется в поступление/реализацию, цена и НДС корректны

Тревожный признак

Документ требует склад для услуги или не находит цену

Остатки и отчёты

Норма

Остаток по товару виден в складском отчёте после оприходования

Тревожный признак

Позиция не отображается на складе — вероятно, заведена как услуга

Типичные ошибки и ограничения самостоятельной работы

Если карточка уже используется в документах, удалить её физически нельзя — только пометить на удаление, и то пометка сработает лишь при отсутствии ссылок. Для вывода позиции из оборота используют пометку на удаление или признак недействительности, а дубли объединяют обработкой замены ссылок.

К самостоятельной работе без привлечения специалиста безопасно относятся: ручной ввод позиций, загрузка из файла с тестовой проверкой, поиск и объединение дублей типовой обработкой. Перенос номенклатуры между базами, изменение типа номенклатуры у позиций с движениями и настройка обменов с сайтом лучше доверить специалисту — там ошибки затрагивают учётные данные.

Частые вопросы

Как изменить вид номенклатуры у уже созданной карточки?

Откройте карточку и измените поле «Вид номенклатуры», если тип совместим (например, товар на другой вид товара). Смена товара на услугу при наличии складских движений обычно блокируется программой — сначала нужно вывести остатки и закрыть обороты по позиции.

Что делать, если при загрузке из Excel создались дубли?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Она найдёт совпадения по выбранным реквизитам, заменит ссылки в документах на основной элемент и пометит лишние на удаление. Перед запуском сделайте копию базы.

Можно ли вносить номенклатуру прямо из документа поступления?

Да. В табличной части документа начните вводить наименование — если позиция не найдена, программа предложит создать новую. Карточка откроется с уже заполненным наименованием; дополните вид, единицу измерения и НДС, затем запишите.

Как загрузить цены вместе с номенклатурой?

В УТ 11 и ERP помощник загрузки умеет создавать документ «Установка цен номенклатуры» по колонкам с ценами из файла. Альтернатива — сначала загрузить позиции, затем отдельно загрузить цены через ту же обработку с привязкой по артикулу или наименованию.

Почему новая позиция не видна в отчёте по остаткам склада?

Чаще всего позиция заведена с типом «услуга», по которому складской учёт не ведётся, либо по товару ещё не оформлено поступление. Проверьте вид номенклатуры в карточке и наличие проведённого документа оприходования на нужный склад.

Нужно ли заполнять штрихкод, если сканера нет?

Не обязательно, но полезно: штрихкод используется при обмене с сайтом, маркетплейсами и ЭДО, а также как надёжный ключ поиска дублей при загрузках. Если штрихкод от поставщика известен, внесите его сразу — потом искать и дозаполнять сложнее.